Автоматизированное рабочее место секретаря Молодежного центра г. Лесосибирска

В нашем обществе стремительно развиваются технологии и их повсеместное внедрение в электронный документооборот и в архивные работы, которые повсеместно распространяются. Количество и объёмы используемых в современном мире документов с каждым днём растут. Причём соотношение электронных и бумажных документов со временем меняется в пользу последних. На данный момент, согласно статистическим данным, объём корпоративной электронной текстовой информации каждые три года удваивается. Можно с уверенностью сказать, что отказаться полностью от бумажных документов в настоящее время пока что невозможно, однако, по мнению опытных в этой области экспертов использование электронных вариантов с каждым годом будет все увеличиваться.

В последнее время многие организации переводят открытый документооборот в электронный вид. Однако ведут секретное делопроизводство в виде бумажной документации.

В последние годы интенсивно ведутся исследования по созданию автоматизированных рабочих мест (АРМ) для инженеров, экономистов, проектировщиков и других специалистов, которое предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а сотрудник предприятия выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Персональная техника применяется пользователем для контроля производственно-хозяйственной деятельности, изменения значений отдельных параметров в ходе решения задачи, а также ввода исходных данных в АИС для решения текущих задач и анализа функций управления.

Широкие возможности в компьютерном самообразовании и приобретении навыков особо сложного и сложного труда плановой работы открывает создание автоматизированного рабочего места, которое должно быть предусмотрено в перспективной структуре любой организации.

Автоматизация работы с документами строится на базе расширения комплекса задач, решаемых вычислительным центром организации, а также путем применения мини – и микро ЭВМ непосредственно на рабочих местах и создания автоматизированных рабочих мест. Автоматизации рабочих мест должны предшествовать всесторонняя оценка предполагаемого повышения эффективности деятельности аппарата управления и разработка концепции автоматизированной службы документационного обеспечения.

Внедрение автоматизированных и информационных систем, обеспечивающих обмен юридически значимыми электронными документами, по средствам применения системы электронного документооборота позволит:

· снизить издержки присущие традиционному документообороту;

· существенно повысить эффективность работы с информационными ресурсами;

· повысить уровень информационной безопасности автоматизированных и информационных систем федеральных органов исполнительной власти, обрабатывающих информацию в электронном виде;

· существенно упростить процесс предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде;

· существенно повысить оперативность обмена информационными ресурсами;

· уменьшить количество ошибок исполнителей, связанных с человеческим фактором, в течение всего жизненного цикла электронного документа.

При создании автоматизированных рабочих мест (АРМ) в различных сферах деятельности особую роль приобретает программное обеспечение решения наиболее массовых задач, относящихся к разным предметным областям. Наряду с пакетами, выполняющими сервисные функции, в него должны входить программы - решатели определенных классов задач.

Системы электронного документооборота, а также уничтожение бумаг стремительно внедряются повсеместно, так как они имеют неоспоримый ряд преимуществ, таких, например, как электронный архив, по сравнению с обработкой бумажных документов. Поэтому наш проект направлен на создание автоматизированного рабочего места секретаря МОЛОДЕЖНОГО ЦЕНТРА г. Лесосибирска.

В должностные обязанности секретаря «Молодёжного центра» г. Лесосибирска входит:

·      Прием документов и личных заявлений на подпись руководителя;

·      Осуществление работы по организации административно-распорядительной деятельности руководителя;

·      Табелирование сотрудников;

·      Обработка персональных данных при приеме сотрудников на работу;

·      Организация приема посетителей.

Работая в роли помощника руководителя, приходится постоянно держать в голове огромное количество информации, номеров телефонов, мест хранения документов, времени встреч. Поэтому чтобы освободить голову помощника от лишних забот и облегчить процесс планирования задач, звонков и встреч, мы решили создать автоматизированное рабочее место для секретаря молодежного центра, которая сможет наглядно показать расписание рабочего дня, вовремя напомнит о предстоящей задаче и быстро найдёт интересующую информацию в бесконечном архиве документов.

Работа секретаря тесно связана с планированием и организацией рабочего времени. При этом от качества проведения данных процессов зависит не только эффективность его собственной деятельности, но и рабочие успехи его начальства и организации в целом.

На плечи секретаря ложится ответственность за своевременное осуществление дел, планирование встреч, передачу документов. Этот поток задач, распоряжений, указаний и просьб не стихает на протяжении всего рабочего дня и исходит из множества источников. Наша программа поможет упорядочить потоки информации и наладить рабочий ритм.

Считается, что основной круг задач секретаря ограничен звонками и записями на приём. Однако, это далеко не всегда соответствует действительности. Задачи помощника руководителя достаточно разнообразны и требуют систематизации. Наша программа даст возможность классифицировать дела по определенным параметрам и отнести их к одной или нескольким контекстам с помощью специальных меток. В результате секретарь сможет одним щелчком мыши вывести на экран перечень задач с определённым направлением действия, например, только те задачи, которые касаются встреч генерального директора или руководителя какой – либо флагманской программы.

Очень часто поток информации, проходящей через секретаря, в десятки раз больше, чем те данные, которые доходят до получателя. Должность секретаря обязывает анализировать входящие данные, выделять основные моменты и вести учёт этой информации. Именно для того, чтобы помощнику руководителя было легче вести архив материалов в нашей программе предусмотрен раздел «Проекты».

Когда в расписание занесено много дел, возникает желание визуально выделить некоторые из них цветом. Такая возможность присутствует в нашем приложении. В разделе «Маркеры» можно настроить цвета задач. В программе секретарю можно будет определить, для задач какого класса будет использоваться тот или иной цвет. Например, для задач-звонков можно использовать жёлтый, для отправки документов – зелёный цвет и т.д.

В процессе работы секретаря за день некоторые задачи могут находиться в нескольких состояниях — от ожидания запуска в работу до их окончательного выполнения. Для любой задачи в программе для секретаря можно установить статус, выбирая его из контекстного меню.

Обзор задач на день или неделю становится лёгким и удобным: по значкам статусов задач можно быстро определить, какие задачи на паузе, какие ещё не начались и т.д.

Для особо важных дел и для задач, жёстко привязанных ко времени, например, встреч или мероприятий, в нашей программе можно настроить напоминания, которые будут появляться на экране за нужное количество минут до начала задачи. Таким образом, секретарь никогда не забудет о важных задачах.

Одна из главных проблем в деятельности секретаря молодежного центра – поиск нужной информации. Иногда на поиск нужного документа тратится очень много времени. В нашей программе можно будет найти любую задачу или заметку за пару секунд.

Таким образом, создание автоматизированного рабочего места секретаря МОЛОДЕЖНОГО ЦЕНТРА г. Лесосибирска поможет в организации рабочего времени и рутине повседневных задач, сможет вовремя напомнить о предстоящих делах и мероприятиях, подсказать нужную информацию и сохранить данные на будущее.

Все вышеперечисленные достижения в области внедрения электронного документо­оборота с автоматизированными и информационными системами, обрабатывающими сведения, не составляющие государственную тайну, но с учетом специфики деятельности федеральных органов исполнительной власти, занимающихся планированием государственного оборонного заказа, определением перспективных направлений развития автоматизированных и информационных систем, а также обеспечивающих суверенитет и обороноспособность страны.