АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ КАДРОВОГО УЧЁТА НА ГОРНОДОБЫВАЮЩЕМ ПРЕДПРИЯТИИ

Проблема

Кадровый учёт в горнодобывающей отрасли осложнён вахтовым методом работы, территориальной удалённостью производственных объектов и расчётом надбавок за работу во вредных условиях. Типовые учётные решения закрывают эту специфику не полностью.

На исследуемом предприятии процесс регистрации учёта отпуска выполняется преимущественно вручную, с использованием MS Word, MS Excel и электронной почты. Формализация модели AS-IS в нотации UML [3] средствами Enterprise Architect [4] (рисунок, слева) выявила пять ограничений: высокий риск ошибок при заполнении и проверке заявлений из-за отсутствия автоматизированного контроля; отсутствие информирования сотрудника о статусе рассмотрения; задержки согласования, вызванные необходимостью физического получения подписей, и как следствие несвоевременное начисление отпускных; фрагментарность обмена данными между кадровым учётом и расчётом заработной платы, порождающая дублирование; отсутствие автоматического формирования аналитики, затрудняющее планирование кадровых ресурсов.

Совокупным результатом становится затягивание сроков согласования, рост вероятности ошибок в расчётах и риск несоблюдения норм трудового законодательства [2].

Предлагаемое решение

Для решения указанных проблем авторами предлагается перевести процесс регистрации учёта отпуска в единый цифровой контур на платформе 1С:Зарплата и управление персоналом [1]. Границы решения ограничены одним бизнес-процессом — от подачи заявления сотрудником до расчёта отпускных выплат, что позволяет отработать подход на управляемом объёме и в дальнейшем тиражировать его на смежные кадровые процессы. Целевая модель (рисунок, справа) описывает четыре этапа: формирование заявления в электронной форме, автоматическую проверку корректности и маршрутизацию заявки, формирование приказа на предоставление отпуска и расчёт отпускных выплат.

Рисунок. Модели бизнес-процесса учёта отпуска: слева AS-IS, справа TO-BE

Состав и функции системы

Состав функций определён трассировкой пользовательских требований к функциональным требованиям автоматизированной системы. Реализуются создание заявления по данным профиля сотрудника; контроль периода отработки и остатка неиспользованных отпускных дней; подписание заявлений и приказов средствами ЭЦП; формирование приказа на основании утверждённого заявления с предварительным просмотром и выводом на печать в утверждённом формате; расчёт отпускных на основании утверждённого приказа; валидация документов; уведомление ответственных лиц о необходимости согласования по электронной почте.

Системные требования включают обработку не менее 200 заявлений и расчётов в сутки без ухудшения времени отклика, аутентификацию через Active Directory, разграничение прав по ролям «сотрудник», «руководитель», «кадровый специалист» и «бухгалтер», ведение журналов действий пользователей со сроком хранения не менее двенадцати месяцев и интеграцию с системой электронного документооборота и корпоративной почтой.

Механизм адаптации к отраслевой специфике

Адаптивность решения обеспечивается параметризацией расчётной модели через справочник видов времени [1]. Литер представляет собой вид времени — кодовое обозначение, которым размечается время сотрудника: отработанное и неотработанное, время присутствия и время отсутствия. Справочник пополняется на уровне пользовательской настройки: специалист кадровой службы вводит новый литер без изменения конфигурации системы.

Связь литера с расчётом заработной платы задаётся внутри вида расчёта таблицей значений, сопоставляющей литеру соответствующее начисление. Любому литеру может быть сопоставлено любое начисление, а порядок расчёта определяется настройкой, а не программным кодом.

Отраслевая специфика горнодобывающего предприятия — вахтовый метод, межвахтовый отдых, работа во вредных условиях — выражается прежде всего в составе видов времени и правилах их оплаты. Вынесение этого состава в настраиваемый справочник переводит отраслевую специфику из области доработки конфигурации в область пользовательской настройки: изменение норм трудового законодательства [2] или внутреннего регламента отрабатывается кадровой службой самостоятельно, в сроки, не зависящие от цикла разработки.

Результаты

Оценка эффекта выполнена методом хронометража трудозатрат на обработку одного заявления на предоставление отпуска — по действующему порядку работы специалистов кадровой службы и расчётного отдела и по процессу, реализованному в системе (таблица).

Таблица.

Сравнение моделей AS-IS и TO-BE

Трудозатраты на обработку одного заявления сокращаются со 120 до 10–20 минут, то есть на 83–92 %. Экономия достигается замещением ручных операций автоматическими на этапах контроля периода отработки и остатка дней, формирования приказа и создания документа начисления.

Заключение

Формализация процесса учёта отпуска в моделях AS-IS и TO-BE позволила выявить пять ограничений действующего процесса и связать каждое из них с конкретной функцией целевой системы. Перевод процесса в единый контур на платформе 1С:Зарплата и управление персоналом исключает ручные операции на этапах проверки заявления, формирования приказа и расчёта отпускных выплат, обеспечивает фиксацию статусов на каждом этапе и сокращает трудозатраты на обработку заявления в шесть–двенадцать раз. Предложенный подход — формализация отдельного кадрового процесса с трассировкой пользовательских требований к функциям системы и вынесением отраслевой специфики в настраиваемый справочник видов времени — применим к другим кадровым процессам предприятий отрасли со схожей организационной структурой и режимом работы персонала.