Внедрение системы электронного документооборота в Министерстве внутренних дел России

Введение

В настоящее время обмен документами в органах государственной власти претерпевает модернизацию в связи с переходом с бумажного на электронный формат. Система электронного документооборота - это автоматизированная система накопления, обработки, передачи и хранения электронных данных, которые образуют электронные документы. Такие документы могут быть сохранены и трансформированы только на электронных носителях.

Система электронного документооборота в органах государственной власти имеет большое количество преимуществ перед простой бумажным носителем - она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений по документам. Система электронного документооборота построена и функционирует как внутри органа государственной власти, так и с другими органами государственной власти.

Основной раздел

Внедрение системы электронного документооборота не прошла мимо и через Министерство внутренних дел России, в том числе и его многочисленных территориальных органов.

Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным в данной структуре:

1) повышение уровня информационного взаимодействия в части обмена юридически значимыми электронными документам;

2) сокращение временных затрат на обработку и поиск документов;

3) повышение уровня исполнительской дисциплины сотрудников;

4) повышение уровня безопасности за счет безопасного обмена и хранения документов, разграничение доступа к информации, включая журналирование действий пользователей и электронную подпись;

5) ускорение обработки документов - если отделы или службы государственного органа разбросаны по нескольким зданиям, то нет необходимости передавать или лично нести туда для согласования бумажный документ. При этом необходимый электронный документ попадает к сотруднику за доли секунды;

6) также следует отметить удобный поиск документов - можно произвести поиск в общей документов базе по регистрационному номеру, присвоенному при регистрации, а также, по ключевым словам, и выражениям;

7) существенная экономия бумаги – уже нет необходимости распечатывать все документы в большом количестве.

К недостатки бумажного документа относится:

1) отсутствие возможности быстрого поиска документов;

2) отсутствие автоматической системы контроля исполнения документов;

3) длительный срок обмена документами;

4) большой объем расхода бумаги.

Основанием для внедрения системы электронного документооборота в Министерстве внутренних дел России и проведения работ послужило Постановление Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. №890 «..переход на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти между собой и с Правительством Российской Федерации необходимо завершить до 31 декабря 2015 года». [2]

Переход на электронный документооборот в МВД России на сегодняшний день:

1) Система электронного документооборота разработана и установлена в региональных центрах обработки данных, расположенных в защищенном контуре МВД России;

2) Система электронного документооборота введена в промышленную эксплуатацию в 2015 году;

3) Осуществлялся на основе Распоряжения МВД России 1/9112 от 09.11.2015 «О мерах по переходу на электронный документооборот».

В настоящий момент ведется работа по внесению изменений в соответствующие нормативно-правовые акты МВД России.

Порядок работы с электронными документами утверждён приказом МВД России от 20 июня 2012 года № 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации». [1]

Согласно указанному приказу, электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения государственного герба Российской Федерации.

В соответствии с Приказом № 615 для подтверждения подлинности электронных документов используется электронная подпись.

Обеспечение правовых условий для использования электронной подписи в электронные документах, при соблюдении которых электронная подпись признаётся юридически равнозначной собственноручной подписи человека в документе на бумажном носителе, осуществляется Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-Ф3 «Об электронной подписи». [1] В Законе «Об электронной подписи» устанавливаются права и обязанности обладателя электронной подписи. В соответствии с Законом «Об электронной подписи» владельцем сертификата ключа подписи (обладателем электронной подписи) является физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим ключом, позволяющим с помощью средств электронной подписи создавать личную электронную подпись на электронных документах (подписывать электронные документы).

При этом, электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

Обучение сотрудников МВД России работе в системе электронного документооборота проводится с помощью:

1) очного обучения в учебном классе ЕЦЭ ИСОД МВД России;

2) дистанционного курса обучения (вебинары);

3) консультационной поддержки.

Существуют следующие перспективы обучения сотрудников работе с СЭД:

1) развитие учебных программ дополнительного профессионального   обучения в виде повышения квалификации сотрудников внутренних дел Российской Федерации на базе головного научно-технического подразделения МВД России-ФКУНПО «СТиС» МВД России [4];

2) создание учебных классов ИСОД МВД России в учебных заведениях системы МВД России;

3) в соответствии с утвержденной Председателем правительства Российской Федерации дорожной картой развития инфраструктуры обработки данных МВД России будет проводиться обучение сотрудников работе с общими специальным программным обеспечением(сервисами) ИСОД МВД России.

Модернизация Системы электронного документооборота с целью развития существующих и внедрения новых технических решений с использованием современных информационных технологий будет осуществляться в 2017-2018 гг.

Заключение

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота в деятельности органов внутренних дел позволяет усовершенствовать документационное обеспечение органов внутренних дел Российской Федерации, повысить уровень информационной поддержки организационно-управленческой деятельности подразделений центрального аппарата Министерства внутренних дел Российской Федерации и территориальных органов МВД России, повышения эффективности деятельности всех служб структурных подразделений.