ФОРМИРОВАНИЕ КАДРОВОЙ ПОЛИТИКИ КОМПАНИИ В ОТНОШЕНИИ УДАЛЕННОЙ ЗАНЯТОСТИ

Не стоит отрицать, что сегодня столь динамично развиваются информационные технологии, которые оказывают непосредственное влияние не только на повседневную обыденность, но и на деловую сферу общественной жизни, значительно упрощая многие аспекты рутинной трудовой деятельности.

Современная бизнес — среда характеризуется активным внедрением новейших производственных и информационных технологий в управлении организацией. Формирование и развитие информационной инфраструктуры компании способствует совершенствованию всех трудовых процессов, повышению конкурентоспособности, появлению новых бизнес — моделей и многое другое.

Каждая внедряемая технология, будь то касательно персонала, информационного обеспечения компании и т. п. имеет свои плюсы и минусы, выгоды и недостатки. Но чем эта технология современнее, тем она больше дает преимуществ именно на сегодняшний день, потому что каждая из них направлена на решение актуальных проблем бизнеса.

Сегодня все большую популярность приобретает такая форма работы как удаленный доступ. По словам представителя компании HeadHunter в Петербурге рост числа вакансий с нестандартной формой занятости (удаленная работа) стал трендом 2013 года. Многие западные компании уже давно внедрили такую технологию в свою кадровую политику, а в России, по данным исследования консалтинговой компании Vanson Bourne, 20 % IT-компаний уже используют труд сотрудников, работающих дистанционно.

В настоящее время такая форма занятости сотрудников никак не регулируется трудовым законодательством, т. е. это свобода в отношениях работника и работодателя. Хотя инициатива легализовать работу в удаленном доступе уже была. Она принадлежит Российскому союзу промышленников и предпринимателей (РСПП). Законопроект уже прошел первое чтение, согласно которому в ТК РФ внесутся соответствующие изменения, а также появится новая категория работников — дистанционные работники.

Мною были опрошены 40 человек различного возраста (17—45 лет) Среди них 90,32 % имеют представление об удаленной занятости, а остальные 9,7 % не в курсе. Также отмечу, что среди 90 % положительных ответов 32 % респондентов не сталкивались с такой системой, а узнали от родственников или друзей.

Интересен и тот факт, что среди опрошенных 32,3 % хотели бы получить такую работу, считают это удачным началом карьеры и построения личной жизни, 51,6 % посчитали это хлопотным делом и не хотели бы принимать такое предложение о работе. Наконец, 16,1 % респондентов рассматривают такую возможность — большинство из них женщины, которые определяют это для себя как возможность заработка во время декрета.

Один из самых популярных сайтов вакансий — сайт компании HeadHunter. Если вбить в поисковике формулировку «удаленный доступ», то откроется целый ряд вакансий. Исследовав 600 вакансий, получились следующие результаты:

Рисунок 1. Распределение вакансий в удаленном доступе

Самая популярная профессия, а точнее область — туризм (47,03 %). В основном, это менеджеры, которые смогут работать он-лайн, консультировать клиентов, отвечать на их вопросы. Довольно странно, но взамен личным контактам, работодатель предпочитает электронную форму работы с клиентами. На мой взгляд, отсутствие визуально контакта увеличивает вероятность мошенничества, но важнее то, что заменяют именно ту работу, которая подразумевает личное общение.

Остальные вакансии имеют дело с цифрами, программами (4,45 % ― инженер, техподдерка, 4,7 % ― администратор системы, 1,49 % ― программист), рутинной работой, которую можно выполнять как дома, так и в офисе. Для такого типа работы вполне естественно применять удаленный доступ.

Но нам, скорее, интересен вопрос формирования кадровой политики. Как ни крути, но возникает столько уточняющих вопросов, ответы на которые играют огромную роль для формирования кадровой политики компании. Например, какому типу работы свойственна такая занятость? И сколько сотрудников можно привлечь к такой работе? А как организовать контроль и связь? Эти и многие другие проблемы лежат в основе трудовых отношений такой формы занятости.

Прежде чем начать работать с чем то новым, внедрять это в работу, необходимо учитывать преимущества и недостатки внедряемой технологии. Рассмотрим их подробнее.

Среди преимуществ, которые может получить работник, работодатель и общество в целом можно назвать следующие:

               ·          сокращение издержек работодателя на аренду помещений и организацию рабочих мест;

               ·          экономия времени, энергии и средств работника вследствие отсутствия транспортных проблем ― доставка до рабочего места и обратно. Как следствие, уменьшение загрязнения окружающей среды из-за сокращения транспортных потоков;

               ·          рост производительности труда при его организации в соответствии с желанием работника в более комфортных домашних условиях;

               ·          работники меньше отвлекаются на суету в офисе, их не дергают с маленькими поручениями;

               ·          Меньше затрат времени на путь, это время можно потратить непосредственно на работу;

               ·          Существует общая система документооборота.

В качестве недостатков можно отметить следующие:

               ·          Отсутствие личного контакта;

в работе меньше мелочей, которые отнимают время — дольше писать, чем сказать, проще выполнить самому;

               ·          Всех посадить на такую систему нельзя;

               ·          Практически нельзя проверить работу, возможно проверить лишь наличие в системе работника, а не его фактическое занятие;

               ·          Проблема обеспечения файлами, доступа к системе и т. п. (Преимущества и недостатки этой формы занятости прикреплены в пояснительной записке к законопроекту.)

Согласно опросу, проведенному в феврале 2013 года, выделены следующие преимущества удаленной занятости по отношению к работнику:

Рисунок 2. Преимущества удаленной работы

Больше всего респондентов привлекает возможность построения карьеры без ущерба для личной жизни. Согласно многочисленным исследованиям большинство начинающих специалистов заботится о карьере и материальном достатке примерно до 30 лет, а потом начинают строить личную жизнь, на которую либо нет времени, либо она просто выбивает их из привычной колеи.

Снижение транспортных расходов — это материальная мотивация персонала. С другой стороны, это и выгодно работодателю — работник не будет жаловаться на постоянные траты и требовать повышения заработной платы.

Комфортная атмосфера, работа везде и всегда — это факторы успешной карьеры. Все мы хотим чувствовать себя на работе довольными, удовлетворенными и при полном комфорте. Большинство компаний отказывают женщинам, например, в работе из-за преддверия их беременности. Оплачиваемый декрет — это дополнительные расходы без полноценной занятости. А вот удаленная форма занятости позволяет сохранить таких высококвалифицированных специалистов, обеспечив им полноценную занятость.

Помимо преимуществ, респондентам был задан вопрос о недостатках, которые помешали бы им полноценно, эффективно, с полной отдачей, работать. Ответы распределились в следующем соотношении:

Рисунок 3. Недостатки удаленной формы занятости

Итак, большинство респондентов отмечают, что недостатками удаленной работы являются отсутствие коллектива и личных контактов. Действительно, это очень важный момент, потому что именно он нарушает основные  направления кадровой политики, ломает ту часть корпоративной культуры, которая относится к сплоченности коллектива, личным контактам и т. д. и т. п. С другой стороны, если принимать во внимание социологические и психологические аспекты, то можно отметить, что отсутствие контактов и коллектива может привести к замкнутости человека, оторвать его от этой стороны жизни, принести однообразие в его стиль жизни и т. д.

Далее, на третьем месте, респонденты отмечают домашние проблемы. Все таки офисная обстановка имеет деловую атмосферу, имеется некоторое давление со стороны руководства, коллег, повышается собранность и ориентация на результат. Отсутствие контроля, с одной стороны, может показаться плюсом, но, как показывает практика расслабившемуся человеку тяжело вернуться к работе — необходимо обладать высоким самоконтролем. Конечно, сделать работу в самый последний момент можно, но встает вопрос ее качества!

Если проблема коммуникативной сети одна из центральных, то тогда встает вопрос об ее организации. В современном мире есть столько средств связи, только какие из них наиболее эффективны? Какие то могут отвлекать сотрудников от работы своими дополнительными возможностями. Например, сети контакт и одноклассники. Многие компании закрывают доступ к таким страницам, потому что сотрудники тратят свое время на игрушки, общение с друзьями и родственниками и т. д. Самыми популярными средствами связи на сегодняшний день являются icq, skype, мобильный телефон и электронная почта. А как считают сами сотрудники?

Самым популярным средством связи считается электронная почта — 54,05 % респондентов отметили, что это удобная система документооборота, беспроигрышный вариант (16,22 %), к тому же и бесплатный (29,73 %).  На втором месте skype — он объединяет в себе все три вида связи, предложенные выше. Это удобно (50 %), имеет визуальный контакт с человеком, невербальное общение, которое на бумаге может быть понято неверно (26,67 %), но 3,3 % опрошенных утверждают, что это лишнее в работе, отвлекает, а точнее, соблазняет работника на беседу на отвлеченную тему. Мобильный телефон всегда под рукой (61,11 %), это верно — всегда проще сказать, чем изложить мысль на бумаге (22,22 %), но 5,56 % считают, что есть такие проблемы связи как роуминг — это трата средств лучше будет заменена Интернетом или корпоративной связью (все таки телефон — это нечто личное) — 11,11 %. Наконец, icq. Бесспорно, это универсальный вид связи, потому что ты просто пишешь текст, оперативно реагируешь на проблемы, да и отвлечься кроме смайликов практически нечем, только если разговаривать на личные темы (но сейчас можно проверить, чем занимается сотрудник, подключившись к его компьютеру, поэтому это довольно рискованно). Но все таки, 60 % респондентов отметили, что неудобно объяснять проблему письменно — это куча сообщений, которые практически не структурированы, можно запутаться, но 20 % сказали, что это быстрая связь, которая проигрывает только телефону.

Рассмотрим подробнее эту технологию работы в удаленном доступе, ее влияние на кадровую политику, а точнее, на саму работу персонала, на организацию персонала и т. д.

Для начала, я решила выяснить, считают ли сами кандидаты, что необходимо как то подстраивать кадровую политику компании под такую занятость. Итоги следующие:

Рисунок 4. Смена кадровой политики

Большинство опрошенных (38,46 %) считают, что не стоит никак менять кадровую политику, такие сотрудники ничем не отличаются от сотрудников в офисе и должны придерживаться тех же стандартов. Одинаковы в соотношении (19,23 %) промежуточные ответы — да, в некоторые моменты стоит пересмотреть и как то подстроить под их работу или скорее не стоит ничего изменять, по минимуму. Были и респонденты, которые затруднились ответить, аргументируя это тем, что это дело самой компании, стандартов нет, есть индивидуальный подход (7,69 %).

С другой стороны, кадровая политика компании меняется под влиянием различных факторов. Преимущества и недостатки мы уже определили. Тогда встает следующие вопрос: «А сколько сотрудников можно принять на такую форму занятости?» Вопрос кажется некорректным с первого взгляда, но зато он позволяет выявить, насколько люди понимают, какому роду деятельность свойственна такая форма занятости. Результаты опроса выглядят следующим образом:

Рисунок 5. Количество сотрудников удаленной формы занятости

Как видно, большинство респондентов понимают, что все-таки не каждому сотруднику можно предложить такую работу — в зависимости от масштабов и видов деятельности компании (35,29 %). Также, на мой взгляд, весьма адекватен ответ, который подразумевает затрудненность (5,88 %) — ведь все зависит от ситуации в реальности. Очень интересна идея использовать такую форму занятости как бонус (11,76 %) — в качестве поощрения разгружать сотрудника и давать ему возможность работы дома на некоторый период.

Действительно, не каждому виду деятельности свойственна удаленная занятость. Как может курьер работать удаленно?! А вот бухгалтер вполне годен для такой работы, ему все равно где составлять отчеты — дома или на работе в офисе. Нельзя всю фирму обеспечить такой формой занятости, кроме как, наверное, малый бизнес.

Тогда кажется, что руководящее звено можно перевести на такую работу, но это только расслабит сотрудников — метод кнута и пряника никто не отменял!

С первого взгляда такая занятость очень привлекательна. Но одного желания не достаточно! Работодатель ищет идеального кандидата, который будет отвечать всем его требованиям, будет обладать всеми необходимыми для работы компетенциями. А есть ли какие-то особые навыки для сотрудников удаленного доступа? Результаты опроса показали следующее:

Рисунок 6. компетенции работников удаленной формы занятости

Большинство опрошенных не видят разницы (26,09 %), такие сотрудники ничем не отличаются, их профессиональные качества должны быть такими же, как и у офисных работников. 21,74 % считают, что необходимо безупречное знание ПК и опыт работы в такой системе, что довольно справедливо — как принять человека на работу без специальных знаний, если обязанности не соответствуют квалификации — такой вариант совсем неэффективен. 13,04 % уверены, что необходим стаж работы в компании — сначала человек должен поработать в офисе, проявить себя ответственным, оперативным и самостоятельным, а затем в качестве бонуса получить такую работу. Мне кажется этот вариант очень приемлемым (Компания Платан именно так и поступила).

Последний вопрос, который весьма актуален сегодня — его подняли на обсуждении нового законопроекта на чтении — это пометка в трудовой книжке. Исследование показало, что 46,15 % респондентов готовы показать такую форму занятости следующему работодателю, считают это преимуществом. Другим полюсом является отрицательный ответ — 26,92 % респондентов, которые считают, что такая пометка не очень выгодная, или просто ненужная. 11,54 % считают, что в некоторых случаях такая пометка выгодна — например, во время беременности человек по прежнему предан компании и продолжает работать, что очень ценно. 7,69 % либо не в курсе такого законопроекта, либо относятся к этому с равнодушием.

Рисунок 7. Пометка в трудовой книжке

Хочется отметить, что есть положительные и отрицательные стороны такой пометки. В начале своего профессионального пути, на мой взгляд, такая пометка может навредить потом, особенно при смене деятельности. Представим такую ситуацию: человек изначально работал только в удаленном доступе, а потом решил сменить сферу деятельности, которая подразумевает работу в офисе. Отсутствие опыта офисной работы может привести к некоторым сомнениям со стороны работодателя. Например, большой период адаптации, строгий режим работы, постоянный контроль — это большие затраты, которые проще заметить другим работником. С другой стороны, как было отмечено ранее, это знак большой преданности компании, наличие самоконтроля и доверия к работнику. Поэтому этот вопрос всегда останется открытым, работник сам будет решать, необходима ли ему такая пометка.

В качестве реального примера приведу компанию Платан, которая смогла превратить данную технологию в огромное преимущество для себя и своего персонала.

В компании отмечают, что добиться высоких успехов за столь короткое время существования компании удалось благодаря профессионализму сотрудников, ответственному отношению к своим обязанностям перед партнерами, продуманному ассортименту поставляемого товара. Другими словами, компания ценит своих сотрудников и постоянно корректирует свою кадровую политику, пытаясь организовать наиболее эффективный трудовой процесс. Удаленный доступ — это, как раз, один из таких методов, внедренных довольно давно, но постоянно корректирующийся.

Несмотря на свою относительную молодость, всего то 20 лет, компания имеет множество представительств по всей стране и за ее пределами — это такие города, как Санкт-Петербург, Екатеринбург, Казань, Воронеж, Ростов-на-Дону, Киев. Перед компанией встала непростая задача, а именно организовать доступ к центральному офису, ликвидировать «дыру» в обмене информацией. Появилась острая необходимость в непрерывном обмене информацией при высоком и динамичном темпе работы. Другими словами, из центрального офиса могут прислать прайс-лист, но через час он будет неактуален, поэтому актуальная информация получила название он-лайн доступа, т. е. в любой момент на свой вопрос есть возможность получения точной и свежей информации. В связи с этим было принято решение создать единую базу данных, в которой можно было работать удаленно.

Изначально проект предназначался только для регионов, обычная система базы данных, а потом было принято решение внедрить эту технологию непосредственно в работу самой компании, расширить круг ее возможностей как для компании, так и для сотрудников.

Встали вопросы работы сотрудников, их круглосуточная вовлеченность в рабочий процесс, снятие барьера физической необходимости присутствия в офисе. Ведь не все сотрудники быстро добираются на работу, или имеют возможность полноценно отдаваться работе (беременные женщины). При этом потеря таких кадров с высокой квалификацией может нанести серьезный удар — ведь может же надоесть ездить издали, тратить на это время, силы, деньги…

Есть два случая работы посредством удаленного доступа, которые приемлемы для компании:

1.  Работник находится в удаленном доступе постоянно;

2.  Использует удаленный доступ временно — вечером, по выходным, по случаю болезни — для того, чтобы не выпадать из рабочего процесса.

Оба варианта активно используются в работе компании, позволяя работникам не тормозить трудовой процесс — работа везде и всегда. Отдел кадров компании отнесся к такой политике очень серьезно — подробно исследовав всю проблематику удаленной занятости, были разработаны следующие положения кадровой политики:

               ·          Обязательно проработать в офисе более года и ознакомиться со всеми отделами — знание коллектива как неотъемлемая часть работы;

               ·          Обязанность появления в офисе — раз в месяц или неделю и, конечно, на собрания;

               ·          Две формы работы перечисленные выше;

               ·          Разработка системы оперативной связи — icq, электронная почта;

               ·          Часть руководства находится в офисе для контроля;

               ·          Разработка инструкций и правил для работы в этой системе.

Политика компании отвечает всем проблемам, описанным выше, и постоянно пересматривается в пользу работника. Такая политика стала успехом для компании в столь короткий срок ее существования.

Подводя итоги, следует отметить, что удаленная занятость — это хороший инструмент работы компании, инструмент кадровой политики в качестве поощрения сотрудников. Он, как и все другие, имеет определенные преимущества и недостатки, требует ответов на множество вопросов. Сейчас, это популярное направление в деловой сфере, которое не регулируется трудовым законодательством и находится в свободном полете для обеих сторон, но набирает обороты по своему использованию. Такая технология имеет свою специфику и не может быть распространена на все виды деятельности делового сообщества, поэтому требует тщательного анализа перед внедрением и использованием.

Список литературы:

1.            Пояснительная записка к законопроекту о дистанционной занятости