ЭФФЕКТИВНОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА В СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

На протяжении 20 в. менеджеры совершенствовали навыки эффективного руководства физическим трудом. Сегодня же в 21 в. одной из приоритетных задач, стоящих перед менеджером стала необходимость приобретения навыков результативного управления не только умственным трудом сотрудников организации, но и творческим, прибегая к использованию различных инструментов, одним из которых является тайм-менеджмент.

Потребность в тайм-менеджменте в настоящее время обусловлены такими факторами, как:

• быстрые темпы изменений внешней среды;
• нестабильность мировой экономики и конъюнктуры рынка;
• постоянная потребность в изменениях и инновациях;
• рост удельного роста нематериальных активов [1].

Эти факторы направлены на применение к каждому сотруднику организации конкретных действий. Сюда можно отнести находящуюся на высоком уровне в современных организациях степень делегирования работникам довольно большого числа полномочий. Количество задач, которые требуется решать оперативно также увеличивается. Руководители все больше предоставляют возможность своим сотрудникам принимать самостоятельные решения и заниматься планированием своей работы. При этом важно организовывать деятельность персонала и определять каким из инструментов тайм-менеджмента необходимо воспользоваться для более продуктивной работы.

Выбор инструмента, позволяющего осуществлять эффективную деятельность всех сотрудников организации определяется личным предпочтением каждого из них, а также спецификой самой компании и сложившейся в ней схемой организации труда. В некоторых же компаниях менеджеры не прибегают к использованию такой технологии, как тайм-менеджмент, что во многом затрудняет достижение поставленных задач и снижает конкурентоспособность предприятия в целом.

К примеру, по данным опроса, который был проведен в компании Siemens лишь 14 % сотрудников пользуются каким-либо специализированным софтом для организации своего времени, задач или заметок. Причем 7 % опрошенных предпочитают пользоваться только электронными видами планирования своей работы, 21 % выберет скорее электронный вариант, чем бумажный и 43 % сотрудников Siemens не видят разницы в использовании определенного вида инструмента тайм-менеджмента [4].

Так в эпоху информационных технологий использование электронных носителей является наиболее популярным средством планирования своего времени, и вполне логично, что сотрудники либо не пользуются никакими инструментами тайм-менеджмента, либо выбирают какой-либо софт. Так 7 % опрошенных сотрудников Siemens использует для удобства заметки в собственном телефоне, 14 % предпочитает MS Project, 27 % использует MS Outlook и 36 % проголосовало за MS Excel, как за лучшее средство планирования работы и собственного времени [4].

Так же важно понимать, что применение тайм-менеджмента в своей рабочей деятельности необходимо не на всех должностях. Чем более механизирована деятельность сотрудника на рабочем месте и всей организации в целом, и, чем менее важно участие творческой инициативы человека, тем незначительней будет результат от применения тайм-менеджмента. К примеру, если это операционистка в банке, то ей больше нужна грамотно построенная система менеджмента и четко просчитанное распределение потока клиентов, чем применение личного тайм-менеджмента. Если же от сотрудника требуется не только быстрое выполнение должностных инструкции, но и инициатива, и принятие решений и готовности нести ответственность за них, то здесь уже нельзя просто построить систему менеджмента и наблюдать за работоспособностью сотрудника. Здесь важно, чтобы работник владел технологиями организации личного труда и повышения личной эффективности.

Все же потребность в использовании тайм-менеджмента существует, так как в современных компаниях преобладает второй тип сотрудников — тип, которому передают все больше полномочий, от которого требуется принятие самостоятельных решений, организация и планирование собственной работы. Эффективность трудовой деятельности специалистов и ключевых топ-менеджеров становится главным фактором успеха все большего числа современных предприятий. Постоянные и довольно значимые изменения деятельности в компании — это скорее норма, чем редкое исключение. Сюда относится и выход на новые рынки, и разработка новых продуктов, и внедрение новых инструментов, систем управления. Для специалистов и ключевых топ-менеджеров компании становится обыденностью постоянное увеличение объема и количества решаемых задач, необходимость постоянно искать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться. А для этого необходимо внедрять в деятельность организации тайм-менеджмент.

На примере ОАО РАО «ЕЭС России» — крупнейшего энергетического холдинга, можно увидеть на сколько эффективно внедрение тайм-менеджмента в организацию даже через такой простой софт, как MS Outlook, тем более без дополнительного программирования, с использованием «штатных» возможностей данной программы. Компании не хватало гибкости в условиях изменчивой внешней среды, к тому же, требовалась оптимизация проведения договоров с субподрядчиками. Для улучшения командного тайм-менеджмента была применена методика контекстного планирования. А для решения проблемы с договорами была проведена формализация процесса согласования договоров.

В результате сотрудники и руководство компании отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования на 10—15 % [3]. Существенно снизилась вероятность «потери» каких-либо задач, или их несвоевременного выполнения. Немаловажна и меньшая напряженность работы: комфортный обзор всех задач в MS Outlook, возможность настроить этот обзор «под себя», дают ощущение управляемости ситуации, позволяют снизить стресс и напряженность в авральных ситуациях. «Прозрачность» процесса согласования, достигнутая с помощью системы, оказалась удобной и для руководителей, и для исполнителей, получивших более удобные инструменты управления процессом. Уже в первые два месяца существования системы средний срок согласования договоров был уменьшен примерно на 20 % [2].

Можно сделать вывод о том, что успешная деятельность компании и достижение ею желаемых высоких результатов во многом зависит от умения менеджера применять в организации трудового процесса сотрудников инструменты тайм-менеджмента. Управление временем касается в большей степени грамотного планирования рабочего времени, чем его экономией. Для внедрения тайм-менеджмента в деятельность организации не всегда требуются значительные затраты на приобретение необходимой программы, во многих случаях является достаточным использование простого, доступного, но довольно эффективного софта.

Таким образом, при использовании тайм-менеджмента можно заметить такие результаты:

• дополнительные часы резервов времени;
• ясность и определенность целей и приоритетов;
• более высокая мотивация и грамотно организованная трудовая деятельность;
• повышение эффективности работы.

Список литературы:

1. Архангельский Г.А. Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы / ПИТЕР, СПб, 2008. — 152 с. (дата обращения 3.12.2014).
2. Благодарственное письмо // Консалтинговая компания «Организация времени». 2000. — [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://www.improvement.ru/consult/corp/rao/ (дата обращения 1.12.2014).
3. Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» внедряет тайм-менеджмент на базе Microsoft Outlook 2003 // Консалтинговая компания «Организация времени». 2000. — [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://www.improvement.ru/zametki/rao/ (дата обращения 1.12.2014).
4. Тайм-менеджмент для сотрудников Siemens // компания Siemens. 2004. [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://w3.siemens.ru/sustainability/ (дата обращения 2.12.2014).