ВНЕДРЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В БИЗНЕС

Сегодня современные технологии являются неотъемлемой частью нашей жизни и без них мы просто не можем представить наше существование. Так же технологии оказали значительное влияние на ведение бизнеса. С развитием интернета весь бизнес постепенно начал перемещаться в виртуальное пространство. Теперь каждая уважающая себя компания обязана иметь свой веб-сайт, а количество интернет магазинов давно достигло огромных цифр. С каждым годом количество различных гаджетов, разработок, систем и прочего растет в геометрической прогрессии. Человечество перешло в новый период, в период, где ценятся информация и информационные технологии. И теперь традиционные подходы к бизнесу, производству и образованию уже не дают столь впечатляющих результатов. Для обеспечения наивысших показателей необходимы некоторые нововведения, в частности внедрение информационных технологий.

Что же вообще такое информационные технологии? Информационные технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) — широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям создания, сохранения, управления и обработки данных, в том числе с применением вычислительной техники. В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для создания, хранения, обработки, ограничения к передаче и получению информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами [7].

Как можно увидеть из определения, информационные технологии — это очень обширное понятие. Мы же рассмотрим ИТ с точки зрения компьютерных технологий.

Но стоит понимать, что ИТ это не формула успеха, это лишь инструмент его достижения.

ИТ могут быть разделены на три компоненты:

1. Аппаратное обеспечение (Hardware). Это физическая структура или логический макет, конфигурация машин, систем и прочего оборудования. Это средства согласования задач производства (товаров и / или услуг) и управления с достижением заданного результата или цели.
2. Программное обеспечение (Software). Оно представляет набор правил, руководящих принципов и алгоритмов, необходимых для функционирования технического оборудования. Сюда также относятся программы, соглашения, стандарты и правила пользования, направленные на координацию отдельных задач и процесса в целом.
3. Алгоритмическое (интеллектуальное) обеспечение (Brainware). Оно, в зависимости от планируемых, ожидаемых результатов и целей, должно обосновывать целесообразность использования и развертывания технического и программного обеспечения, а также его конфигурацию в каждом случае.

Затрагивая общие вопросы внедрения Информационных технологий, можно сказать, что первоначально внедряются модули сепаратного существования (бухгалтерский учет, учет договоров, учет наработки оборудования, складских остатков и пр.). Далее подразумевается постепенное внедрение на остальные подразделения или бизнес-процессы. Популярнее внедрение по подразделениям, чем по бизнес-процессам, так как информатизация бизнес-процессов в общем и целом намного сложнее, чем информатизация одного отдела.

Внедрение информационных систем в бизнес можно разделить на несколько этапов:

1. подготовка;
2. размораживание;
3. внедрение;
4. замораживание.

Подготовка.

На этой стадии мы можем определить сущность будущих изменений, произвести исследования необходимости этих изменений, и более того, выявить разницу между нынешнем и предстоящим положением дел на производстве.

Чаще всего на этой стадии также производится исследования внешних и внутренних обстоятельств и факторов, которые способствуют и препятствуют внедрению новых информационных систем и процессов.

Размораживание.

На данном уровне внедрения мы осуществляем подготовку персонала к предстоящим изменениям. Работников убеждают в необходимости отказа от старых методов работы и переходу к новым способам. Основные вопросы менеджмента на данном этапе связаны с выбором способов коммуникации, таких как:

• Совещания руководителя предприятия с менеджерами, ответственными за внедрение и функционирование ИС, а также с менеджерами, являющимися пользователями ИС.
• Совместные обсуждения процессов внедрения производителей корпоративных ИС и сотрудников компании.
• Обучение сотрудников компании.
• Посещение нескольких предприятий (лучше родственных или с похожим типом производства) с задачей выяснить, как происходило внедрение корпоративных информационных систем и избежать ошибок.

Внедрение.

На этапе осуществления внедрения ИС необходимо выбрать определенный подход. Существует два основных решения задачи внедрения ИС:

Поэтапная разработка корпоративных ИС собственными силами (включая покупку готовых компьютерных программ по отдельным модулям системы);

Внедрение готовой ИС корпоративного уровня. Крупные компании обычно отдают предпочтение готовым системам. Однако эффективность работы этих систем в большинстве своем зависит от готовности предприятия подстроиться под новую ИС.

Замораживание.

Внедрение терпит неудачу, если закреплению уделяется мало внимания. Велика опасность, что повседневные дела не позволят успешно завершить процесс замораживания. В данной ситуации необходимо тщательно контролировать и управлять этапом замораживания.

Если ИС абсолютно не соответствует требованиям организации, то следует отказаться от нее и создавать новую, используя накопленный опыт. Если же система отвечает не в полной мере предъявляемым к ней требованиям и частично может быть использована, то решение вопроса о ее замене часто откладывается. В дальнейшем это может привести к еще большим затратам, поскольку «латание дыр» со временем будет усложняться.

Из всего сказанного можем подчеркнуть, основной идеей внедрения ИС является именно разработка способа ее внедрения. Если организаторы введения новой системы упустили необходимость соответствия ИС структуре предприятия, то может так получиться, что некоторые важные требования к системе небыли учтены, и следовательно пользователи сопротивляются ее внедрению.

Основные проблемы внедрения.

Запуская IT-технологии в бизнес-процессах, руководитель предприятия ставит перед собой решение наиболее актуального на сегодняшний день вопроса, как недостаток оперативной и достоверной информации о состоянии производства тогда, как многие комплексы Информационных технологий позволяют следить не только за координацией информационных потоков, но и за реализацией вертикальной интеграции, которая способствует созданию благоприятных условий для оптимизации рабочих процессов на предприятии [9].

Более того, любое предприятие, проходя через интаграционную реформацию, чаще всего реагирует на эти изменения создание барьеров против них. Мы можем встретить огромное количество барьеров к использованию основных информационных процессов и на обеспечение доступа к накопленным и приобретенным в организации знаниям, опыту и информации. Оправдания здесь самые разные: секретность или коммерческая тайна, отсутствие времени, средств и специалистов необходимого уровня квалификации, и просто хакеры [9].

В России существует стойкое предубеждение, против внедрения новейших ИТ технологий. Когда возникает вопрос о приобретении инструмента, который способен решить их проблему, они утверждают, что бизнес который они ведут не нуждается в инновациях. Как известно в России мало рынков, на которых существует жесткая конкуренция. На тех рынках, где эта конкуренция имеется, например, на рынке сотовых телефонов, вопроса о необходимости новых технологий не возникает [10].

Как это не удивительно, но проекты, которые экономят деньги, проходят тяжелее, чем те, что находятся в тренде. Когда приходишь с решением и говоришь, что это поможет сэкономить деньги, сократить количество рабочих и соответственно расходы на их заработную плату, приводишь примеры европейских компаний, внедривших эту технологии и добившихся определенного эффекта, ответ всегда — это слишком дорого. Но неужели, если ты вкладываешь 2 млн. долларов, а экономишь 5 млн. — это дорого?

Конечно, с другой стороны сегодня подавляющее большинство проектов, не реализуются вовсе, или не приносят компании желаемого результата. В этом случае специализация и сфера желаний компании не играет значимой роли.

Но давайте рассмотрим один из примеров успешного внедрения ИТ-проекта в бизнес, на примере компании ООО «Проинвест».

Компания ООО «Проинвест» решает увеличить эффективность управления проектами и за этим обращается в компанию АЛАН. Специалисты компании предложили начать использовать Microsoft Project Online [10].

С помощью новых облачных сервисов, компания смогла решить важные задачи, такие как: повышение прозрачности проектов, упрощение процедуры контроля всех стадий проектов в разных городах для руководителя головного предприятия, снижение уровня затрат на ресурсы, обеспечение доступа с любых устройств.

Компания «Проинвест» заявила о необходимости в управлении проектами и выполнении повседневных задач по упрощенной схеме. Необходимости сэкономить на оборудовании и снизить расходы. Ей требовалось быстро получать данные о ходе проекта и распределении ресурсов, простота в работе с отчетами по проектам, а так же быстрая поправка сценариев по проекту.

Задачи, которые необходимо было решить:

• Повысить прозрачность контроля над проектами;
• Выстроить коммуникации;
• Обеспечить руководство информацией об отклонениях от планов;
• Оптимизировать потоки информации о проектах;
• Обеспечить хранение всех документов водном месте;
• Снизать расходы;
• Обеспечить доступ к сервисам с любых устройств;
• Эффективно планировать задачи и управлять ими Online;
• Облегчить процедуру написания отчетов о проделанной работе.

Microsoft Project Online — это онлайн-решение для управления проектами и выполнения повседневных задач. Microsoft Project Online помогает в разработке планов, распределении ресурсов, отслеживании прогресса и анализе объемов работ. Microsoft Project Online входит в Microsoft Office 365 и тем самым позволяет компании определять приоритеты инвестиций в портфель проектов и анализировать состояние бизнеса отовсюду при работе практически на любом устройстве.

Таким образом, решение о внедрении Microsoft Project Online это:

• Структура компании в облаке;
• Постановка, контроль и ведение проектов;
• Учет времени;
• Взаимодействие между сотрудниками, клиентами и партнерами;
• Автоматизация процессов.

Microsoft Project Online позволил создать четкую структуру компании, где каждый сотрудник находится на своем месте и выполняет конкретные задачи. Автоматизированная система управления проектами свела в одно целое все бизнес-процессы и сделала их понятными как для руководителей проектов, так и для других сотрудников.

Преимущества внедрения данного решения в ООО «Проинвест»:

• Повышение производительности работы с проектами;
• Гибкое управление портфелями проектов;
• Ведение работы через веб браузер (доступ отовсюду);
• Улучшение повседневной совместной работы в компании;
• Возможность быстрого общения между участниками проектов;
• Упрощение IT-обслуживания;
• Экономия материальных ресурсов из-за отсутствия необходимости покупки оборудования и ПО в собственность;
• Простой интерфейс;
• Планирование и контроль работы руководством, постановка задач онлайн;
• Отслеживание фактического состояния проектов;
• Обеспечение безопасности и надежности (SLA).

Как мы видим, внедрение новой ИС помогла компании справиться со множеством проблем и оптимизировать работу. В эпоху информационных технологий и жесткой конкуренции на рынке даже небольшое преимущество может сыграть решающую роль.

В настоящее время использование ИТ становится необходимым условием повышения гибкости и эффективности системы корпоративного управления. Требования, предъявляемые к корпоративным ИТ, а также обеспечивающему их программному обеспечению, достигли такого уровня, когда уже нельзя просто игнорировать ключевые моменты процессов их разработки и внедрения. То же можно сказать и об уровне затрат на работы данного направления, значительность которых невольно заставляет задуматься о необходимости разработки стратегии управления этим процессом и оценки каждого этапа внедрения ИТ.

Список литературы:

1. Андерсон К. Наиболее эффективные методы внедрения систем управления. Материалы сайта www.cfin.ru/vernikov/kias/ (дата обращения: 05.05.14).
2. Баронов В.В., Калянов Г.Н., Попов Ю.Н., Титовский И.Н. Информационные технологии и управление предприятием. М.: Компания АйТи, 2004 г.
3. Информационные технологии // Wikipedia URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/Информационные_технологии (дата обращения: 04.05.14).
4. Ипатов Ю., Цыгалов Ю. Экономическая эффективность инвестиций в ИТ. Планета КИС, № 1, 2004 г.
5. Карминский А.М., Карминский С.А., Нестеров В.П., Черников Б.В. Информатизация бизнеса. 2-е изд. М.: Финансы и статистика, 2004 г.
6. Компания ООО «Проинвест» повышает производительность, благодаря Microsoft Project Online // ИТ-КОНТЕНТ URL: http://www.itcontent.ru/archives/case/proinvest_project_online#more-3798 (дата обращения: 04.05.14).
7. Корпоративное управление и инновационное развитие экономики севера // Сыктывкарский государственный университет URL: http://koet.syktsu.ru/vestnik/2005/vestnik-2005-3.pdf (дата обращения: 11.01.14).
8. Крылович А.В. Информационные технологии в управлении предприятием. // Материалы сайта www.cfin.ru/itm/kis/ (дата обращения: 05.05.14).
9. 13 правил внедрения IT-систем // Forbes URL: http://www.forbes.ru/column/49040-13-faktov-o-vnedrenii-it-tehnologii-kotorye-nuzhno-znat-vladeltsu-biznesa (дата обращения: 04.05.14).