АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ ПРИ ПОМОЩИ IT – ТЕХНОЛОГИЙ

Автоматизация деятельности предприятия является довольно актуальной темой в наше время, ведь мы живем в информационном веке, и нам следует как можно больше использовать современные информационные разработки, так как они облегчают наш труд и экономят наше время. Основной целью автоматизации является разработка и внедрение единой информационной среды, обеспечивающей оптимизацию учета и управления компанией и охватывающей все ключевые моменты ее функционирования в выбранной рыночной нише. Также, автоматизация деятельности предприятия помогает наиболее оперативно и эффективно управлять такими процессами, как учет товарооборота, взаимоотношения с персоналом, поставщиками, формирование отчетности и т. д., снижая общие затраты предприятия в цепи поставок, повышая скорость обращения товаров и т. д. Таким образом, по сути, автоматизированная система является своего рода «виртуальным мозгом» предприятия и нашим главным, не побоюсь сказать, «заместителем».

Видимой проблемой автоматизации производства является то, что это совсем новая функция, осуществляемая при помощи IT – технологий, поэтому многие предприятия боятся использовать это в своем производстве, вследствие чего происходит недостаточно эффективная деятельность. В данной статье будут отражены все плюсы автоматизации, для того, чтобы предрассудки по поводу данного процесса были рассеяны.

Суть автоматизации деятельности предприятия.

Автоматизация управления предприятием является одной из подзадач построения общекорпоративной информационной системы. Для однозначного понимания термина «автоматизация управления» необходимо определить, какие функциональные модули входят в управление предприятием. В общем случае оно включает в себя: модуль учета, модуль бюджетирования и казначейство. Эффективная автоматизация деятельности предприятия, позволяющая реально получить возврат инвестиций в информационные технологии, должна быть построена по сквозному, непрерывному принципу [3, с. 68–69].

Наиболее частым диагнозом, который ставится руководством предприятия при проявлении тех или иных проблем управленческого характера, – неэффективная организация структуры управления. Традиционно на предприятиях реального сектора экономики стихийно складывается, а чаще намеренно внедряются линейно-функциональная структура и соответствующая ей система управления, характеризующаяся управлением по функциональным подразделениям (иногда говорят – «управленческим колодцам») [2, с. 34].

Поиск, сбор и анализ информации о внешней среде является одним из важнейших условий выживания в конкурентной борьбе для любой организации. Она необходима ей для удовлетворения как институциональных, так и экономических потребностей, что является необходимым условием автоматизации предприятия [4, с. 138].

Любая компания осуществляет деятельность в соответствии с внутренними правилами. Эффективное функционирование бизнеса, возможность получения от бизнеса максимальной отдачи зависит от того, насколько эффективно работает каждый субъект, занятый в нем, т. е. от совершенства сложившихся бизнес-процессов и от степени соответствия «электронного» бизнес-процесса реально существующему. При проведении автоматизации или обсуждении вопроса о необходимости ее проведения любое предприятие должно стремиться к достижению следующих целей: сокращению трудозатрат на выполнение прежнего объема работ; исключению повторяющихся процедур или участков бизнес-процесса; автоматизации средств контроля, отчетности и анализа; повышению «прозрачности» бизнес-процесса внутри компании; соответствию нормам законодательства; сбору, накоплению и учету коммерческой информации, а также повышению эффективности предприятия. Вывод: целью автоматизации является повышение эффективности предприятия с целью извлечения большей прибыли [5, с. 88].

Способы реализации автоматизации производства.

В настоящий момент одним из основных средств автоматизации предприятия является Интернет. Однако сведения, полученные из этого источника, далеко не всегда отвечают критериям полноты, достоверности, релевантности и актуальности, а объем информации во Всемирной сети лавинообразно растет. Для оптимизации использования ресурсов рекомендуется провести ряд подготовительных действий. Сегодня на рынке существуют различные программные решения для работы с информацией. Эти решения можно разделить на два типа: предназначенные для узкого (например, анализ смысловой окраски текста) и для широкого круга задач (начиная с поиска и заканчивая распределением найденной информации). Одной из самых перспективных программ второго типа является FileForFiles & SiteSputnik [4, с. 140].

Программный продукт должен всесторонне и гибко реализовывать автоматизацию предприятия, закрепленную в положениях, с возможностью осуществления оперативных изменений, связанных с трансформацией принципов, методики и техники финансового планирования и учета. Все составляющие модели автоматизации предприятия должны обладать вариативной гибкостью. Программный продукт должен соответствовать требованиям пользователей по содержанию и форме документов, с которыми им приходится работать [3, с. 74].

Еще одним средством является программа лояльности. Программа лояльности – это эффективный маркетинговый инструмент, используемый для увеличения ценности существующих клиентов компании на протяжении всего их жизненного цикла с помощью построения долгосрочных интерактивных взаимоотношений с ними. Для реализации клиентоориентированного подхода в рамках программ лояльности необходимо наличие соответствующей инфраструктуры [6, с. 484].

Опасения понести неэффективные расходы при внедрении автоматизированной системы управления толкают многие предприятия на попытки (и часто небезуспешные) выполнить автоматизацию подручными средствами. В этой роли чаще всего выступает Microsoft Excel или Microsoft Access. Если мы хотим создать с помощью Excel полноценную (что означает решающую все необходимые вам задачи) систему бюджетного управления, значит, такая система должна работать как минимум не хуже специализированного продукта. Для создания распределенного доступа MS Excel предлагает определенные инструменты совместной работы. Особенностью MS Excel является то, что он гораздо удобнее для обработки данных, содержащихся в одной книге, а лучше на одном листе, в то время как мы в данном случае получаем достаточно большое количество книг, не говоря уже о том, что в них может содержаться больше одного листа с информацией [1, с. 250–251].

Последним средством автоматизации деятельности предприятия является внедрение прикладного экономического программного обеспечения. Соблюдение этапов процесса позволит до начала работ оценить квалификацию поставщика программного продукта и защитить предприятие от лишних затрат. Таким образом, процесс внедрения программного обеспечения состоит из нескольких этапов: экспресс-обследование, подбор ПО, внедрение ПО, обучение персонала, сопровождение ПО и анализ результата внедрения ПО. Все это приводит к наиболее эффективному автоматизированию деятельности в компании [5, с. 93].

Результаты автоматизации деятельности на предприятии.

Процессы внедрения системы автоматизированного производства предусматривают ее адаптацию, обучение персонала, ввод исходных массивов данных, опытную эксплуатацию, устранение выявленных недостатков и, наконец, промышленное использование с обязательным послепродажным обслуживанием [2, с. 43].

Результатом проведения работ становится ясное и однотипное представление, как со стороны предприятия заказчика, так и со стороны исполнителя о следующих факторах: причинах автоматизации; выгодах, приобретаемых заказчиком от автоматизации; выбранных подходах и программном обеспечении; этапах внедрения, результате на каждом этапе; сроках внедрения; параметрах оценки результата внедрения [8, с. 88–89]. Заложенные в проект идеи позволяют идентифицировать большинство клиентов, выделять самых прибыльных из них, выстраивать персональные отношения с потребителями, повышая лояльность, сумму среднего чека и набор приобретаемых товаров и услуг, а также лучше узнавать привычки и потребности покупателей [6, с. 494].

В конечном итоге процесс привыкания и адаптации сотрудников к условиям автоматизации не так долог. Обычно он длится два-три месяца, а потом появляются новые мнения: «Как же мы раньше без этой системы работали?»

Список литературы:

1. Воронцов Д. Автоматизация бюджетного управления при помощи MS Excel // Управленческий учет и финансы. – 2010. – № 4. – С. 250–260.
2. Джаноян Г., Александров С. Моделирование и адаптация процесса управления продажами для внедрения автоматизированных информационных систем управления класса MRP, MRP II // Управление продажами. – 2001. – № 1. – С. 34–43.
3. Захарцев С. Информационные технологии в управленческом учете в бюджетировании, автоматизация финансового управления // Управленческий учет и финансы. – 2009. – № 1. – С. 68–78.
4. Петряшов Д. Автоматизация работы с информацией о внешнем окружении фирмы // Маркетинг и маркетинговые исследования. – 2013. – № 2. – С. 138–145.
5. Степанов Д. Автоматизация финансово-хозяйственной деятельности предприятия // Бухгалтер в издательстве. – 2004. – № 5. – С. 88–94.
6. Цуневская О. Автоматизация программ лояльности на основе CRM-технологий // Маркетинг и маркетинговые исследования. – 2008. – № 6. – С. 478–494.