ТЕХНИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РЕАЛИЗАЦИИ СИСТЕМЫ БРОНИРОВАНИЯ АУДИТОРИЙ В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ

Современное состояние развития информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) подразумевает под собой использование электронных устройств, соединенных общей сетью, в целях автоматизации каких-либо производственных и служебных процессов. Одним из данных процессов является бронирование больших аудиторий в учебном заведении, это является актуальной проблемой для студентов и преподавателей во время учебы, проведения мероприятий или крупных лекций. В данной статье исследованы технологические основы реализации системы контроля использования помещений (бронирования).

Спектр современных систем по учету помещений различного характера насчитывает большое количество специализированных решений, не предназначенных для широкого рынка и с трудом поддающиеся модернизации. Данные системы были разработаны в то время, когда гибкие методологии разработки не были составлены, соответственно, пострадала масштабируемость данных систем.

Дополнительным минусом является то, что автоматизация подобных RCS (англ. Room Control Systems, системы контроля помещений) не достигнута в полной мере, так или иначе требуется присутствие минимум одного человека из служебного персонала даже на относительно короткий (месяц) промежуток времени. Слабая автоматизация – это серьезный недостаток старых RCS.

Особенностью, которая с учетом современных тенденций совместимости и сочетаемости систем и программного обеспечения является недостатком, следует отнести сложный процесс развертывания и посредственную совместимость с современными программными продуктами, будь то система менеджмента пользователей Microsoft ActiveDirectory или облачная служба AWS (от компании Amazon).

Следовательно, требуется время и большие финансы на поддерживание старых систем контроля помещений, так как разработчикам приходится совмещать старые программные продукты с новыми. Вдобавок, сложно будет найти квалифицированные кадры для поддержания данных систем, потому что они написаны на спецификациях старых систем, которые являются устаревшими.

Тем не менее мы провели анализ рынка данных систем, в ходе которого выяснилось: крупные фирмы нанимают большое количество разработчиков уровня «senior» (высококвалифицированных), которые пишут собственную систему контроля помещений, подходящую именно для данной компании. Это не является панацеей для образовательного учреждения, так как даже в федеральных ВУЗах для этого нет необходимых средств, и разработка данной системы не является первостепенной, хотя потребность в ней имеется. Так, мы пришли к выводу, что требуется недорогое, но быстрое и простое решение для управления и менеджмента учебных аудиторий.

Опыт более мелких компаний подсказывает: требуется адаптированная CRM (Система управления взаимоотношениями с клиентами), которая, благодаря некоторым модификациям, способна удовлетворять требованиям образовательного учреждения и выполнять возложенные на нее задачи.

CRM-система (Customer Relationship Management или Управление отношениями с клиентами) — это — прикладное программное обеспечение для организаций, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками (клиентами), в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путем сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процессов и последующего анализа результатов.

Преимущества:

1.  Совместимость, которая у современных CRM является важным преимуществом: данные и сервисы доступны по множеству протоколов и в большом количестве видов, будь то JSON, XML и другие виды представления данных;

2.  Скорость – так как данные системы первоначально используются для удержания клиентов у конкретной фирмы, то скорость работы является плюсом. Данные CRM способны выдерживать высокие нагрузки;

3.  Масштабируемость – легко добавить аудитории новых подразделений университета в необходимый момент;

4.  Интеграция – CRM известны функциями интеграции в различные сервисы – от планировщика задач до специализированных решений.

5.  Полная автоматизация – система берет на себя обязанности по менеджменту, исключая необходимость присутствия служебного персонала.

Примерный принцип работы CRM:

Рисунок 1. Примерный принцип работы CRM

Список современных систем, присутствующих на рынке, наглядно отражается в списке функциональности от ресурса TAdviser, специализирующийся на подобной тематике, поэтому его оценку принято считать достаточно компетентной.

Рисунок 2. Рейтинг функциональности CRM

По итогам нашего исследования, нам было предложено просмотреть реализацию подобной системы в кампусе корпорации Майкрософт (англ. Microsoft) в городе Москва. Реализация основана на системе MS Dynamics AX, подписка на лицензию которой имеется у СВФУ. Таким образом, данную CRM можно применить в университете и любом другом образовательном учреждении, которое заинтересовано в подобной функциональности.