ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ АДАПТАЦИИ ПЕРСОНАЛА В СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

WAYS TO IMPROVE THE PERSONNEL ADAPTATION SYSTEM IN MODERN ORGANIZATIONS

Anastasia Perova

Master’s student, Moscow State Regional Pedagogical University – MSRPU, Russia, Mytishchi

Ekaterina Vaidova

Master’s student, Moscow State Regional Pedagogical University – MSRPU, Russia, Mytishchi

Alena Voronova

Master’s student, Moscow State Regional Pedagogical University – MSRPU, Russia, Mytishchi

Аннотация. В данной статье адаптация персонала рассматривается со стороны ориентации данного процесса на личность нового сотрудника. Приводятся трудности, с которыми сталкивается новичок в процессе адаптации, а также общепринятые способы их разрешения. Результатом статьи является разработка и представление современных путей совершенствования системы адаптации, призванных повысить лояльность сотрудников и реализовать задачи адаптации персонала.

Abstract. In this article, personnel adaptation is considered from the perspective of the orientation of this process to the personality of a new employee. The difficulties faced by a beginner in the process of adaptation, as well as generally accepted ways of solving them, are given. The result of the article is the development and presentation of modern ways to improve the adaptation system, designed to increase employee loyalty and implement the tasks of personnel adaptation.

Ключевые слова: адаптация персонала; пути совершенствования системы адаптации персонала; управление персоналом; виды адаптации.

Keywords: personnel adaptation; ways to improve the personnel adaptation system; personnel management; types of adaptation.

Люди заканчивают учебные заведения, достигают совершеннолетия, увольняются из организации по собственному желанию, подвергаются сокращению, или покидают места работы по иным причинам. Эти процессы имеют своим следствием поиск новой или первой работы. Выход на рынок труда всегда сопровождается стрессом будущих работников. Необходимо сформировать продающее резюме, составить соответствующее сопроводительное письмо, показать себя в лучшем свете на всех этапах собеседования перед будущим работодателем, а этих предполагаемых работодателей может быть несколько. Процесс поиска работы может затягиваться, что, несомненно, подвергает людей переживаниям и неуверенности в себе. И уже на этапе поиска работы будущий сотрудник начинает задавать себе вопрос, «а на сколько я подойду команде, смогу ли я быстро вникнуть в работу и влиться в коллектив», более того, специалисты управления персоналом при первых этапах собеседования также оценивают софт-скиллы потенциального работника с целью выявления его психологического совпадения с уже работающими коллегами. Следовательно, вопросы, связанные с адаптацией, возникают еще до момента трудоустройства.

Сейчас в управлении персоналом все больше внимания стало уделяться процессам адаптации работников, но проблемы, связанные с вхождением человека в организацию все еще остаются актуальными. Причем в грамотно сформированной системе адаптации заинтересована не только сама организация, как в возможности быстрого и эффективного включения нового сотрудника во все процессы деятельности, но и сам сотрудник, который попадает в незнакомую среду, сталкивается с новыми обязанностями и коллегами, с которыми ему предстоит выстроить взаимодействие [5]. Это означает, что у руководства и системы управления персоналом есть необходимость формирования эффективной системе адаптации, которая будет включать мероприятия, позволяющие новому сотруднику успешно вникнуть в работу с минимум потерь не только для себя, но и для всей организации.

Адаптация персонала подразумевает взаимное приспособление сотрудника и предприятия, которое предполагает постепенное вливание сотрудника в процесс профессиональной деятельности в новых для него профессиональных, психофизиологических, социально-психологических, организационно-административных, экономических, санитарно-гигиенических и бытовых условиях труда и отдыха. Процесс адаптации является одним из элементов системы управления персоналом, играет важную роль и от него зависит эффективность деятельности организации в целом, так как от правильного и структурированного начала работы сотрудника зависит его дальнейшая деятельность [1].

К задачам формирования системы адаптации на предприятии можно отнести:

• ускорение вхождения работника в уже существующие процессы деятельности, на которых строится организация;
• снижение уровня текучести кадров (грамотно сформированная система адаптации позволяет снизить количество работников, которые не прошли испытательный срок или уволились из организации в течение первого года работы, так как часто причиной этому становится не то, что сотрудник не справился со своими обязанностями, а невозможность быстрого понимания сущности работы, незнание, к кому можно обратиться с вопросом, отсутствие помощи и поддержки со стороны коллег);
• рост эффективности использования рабочего времени как самого адаптирующегося сотрудника, так и его руководителя;
• формирование лояльности сотрудника к его новому месту работы [2].

Основные проблемы, возникающие в процессе адаптации работника, можно связать со всеми четырьмя общепринятыми направлениями адаптации: профессиональной, психофизиологической, социально-психической и организационной. 

В большинстве организаций данные проблемы пытаются предотвратить стандартными, но от того не менее важными путями решения. На помощь приходит программа адаптации и система наставничества. Программа адаптации – неотъемлемый план, который помогает новому сотруднику четко ориентироваться в начале деятельности на новом месте работы, а система наставничества - это довольно универсальный инструмент, который можно использовать на преобладающим большинстве должностей. Наставничество предполагает закрепление за новичком более опытного коллеги, который будет помогать ему на первых этапах работы, а также сопровождать его дальнейшую деятельность, пока он не станет полностью самостоятельным.

Во время профессиональной адаптации у нового сотрудника может возникнуть проблема нехватки знаний, где на помощь приходит наставник, который может поделиться тонкостями работы, своим опытом разрешения идентичных ситуаций, по согласованию с руководителем может помочь пройти необходимое обучение, а также вместе с новичком выделить пробелы, на которые нужно обратить внимание и добавить их в программу адаптации [2].

В плане адаптации обязательно уделяется время на знакомство с командой, с коллегами из смежных отделов, с которыми предстоит взаимодействие, что упрощает психофизиологическую адаптацию человека. Формирование понимания структуры компании и протекающих в ней процессов также заложено в план адаптации.

Таким образом упрощение адаптационного периода нового работника достигается за счет договоренности с уже работающими сотрудниками об их терпимости и помощи новому коллеге, а его оснащении всем необходимым, в том числе полностью оборудованным рабочим месте, которое играет важную роль в первом впечатлении сотрудника от организации. Важна также готовность всех документов, с которыми в первую очередь должен ознакомиться новый сотрудник, а также выбор наставника, который будет главным сопровождающим процесс адаптации. Сформированная программа адаптации, включающая в себя четкий план действий в первые 1-3 месяца работы также сможет сориентировать новичка и внести ясность его первых шагов на новом месте работы.

Стоит отметить, что при формировании эффективной систем адаптации следует учитывать различие первичной и вторичной адаптации. Для сотрудников, которые только начинают свой карьерный пусть (первичная) и для уже опытных работников (вторичная) процесс адаптации должен различаться. Нельзя сказать, какой из представленных видов адаптации проще реализуется, так как новый сотрудник, только начинающий свой карьерный путь, не знаком с процессами, протекающими в экосистеме организации, в принципе. Его нужно обучать азам, например, основам деловой переписки и т.д. В то же время новичок, который уже имеет определенный опыт в других организациях, часто нуждается в «переучивании» в каких-то важных моментах, например, наличие строгого дресс-кода или установленное время обеда и пр. [3].

В процессе разбора типичных трудностей, возникающих в процессе адаптации персонала, были представлены пути решения общих проблем адаптационного периода. Адаптация обычно представляется в научных трудах как «сухой» процесс управления персоналом, но согласиться с этим трудно [4]. Адаптация сопровождает начало работы, знакомство с новыми коллегами, процессами, обязанностями, и она напрямую связана с личностью человека, которого важно заинтересовать, которому важно привить приверженность к бренду организации, достичь его доверия. Важно также получить возможность положиться на нового сотрудника с целью достижения целей организации. Следовательно, адаптацию персонала необходимо совершенствовать, добавлять в нее эксклюзивные, имеющиеся только в конкретной организации, процессы, этапы и мероприятия.

1. Велком-пак и велком-бук.

Все любят получать подарки и, приходя в организацию, новому сотруднику будет приятно получить небольшой сувенир. Это может быть брендированная кружка, толстовка, ежедневник, картхолдер или стикерпак. Велком-пак повышает лояльность работника и может помочь немного снизить его уровень стресса в первый рабочий день. Велком-бук дает понимание того, что представляет собой организация, в которую трудоустроился новичок. В него можно внести важные контакты, которые всегда будут под рукой, карту офиса, информацию, которая имеет значение и может забываться (например, даты начисления заработной платы), структуру компании и т.д.

2. Приветственной тренинг или конференция. 

Данное мероприятие можно проводить как в онлайн, так и в офлайн формате, например, один раз в месяц. На него необходимо собирать всех новых сотрудников за выбранный период и представлять им историю компании, ее структуру управления. Стоит рассказать о традициях, о том, как отмечаются праздники, как принято одеваться и общаться в коллективе, как можно организовать встречу с коллегой. Можно организовать информативные сообщения от руководителей всех ключевых подразделений, все зависит от специфики деятельности организации.

3. Выявление типологии личности.

Данное мероприятие также можно проводить как в офлайн, так и в онлайн формате. Сейчас большинство людей так или иначе прибегают к тестам и стараются выявить свой тип личности по различным критериям. В настоящее время такие тесты на слуху и они довольно интересны. Определение типологии личности нового сотрудника полезно как для руководителя, что поможет ему сформировать взаимодействие с новым сотрудником, в зависимости от той модели поведения, к которой он склонен, или того, что его мотивирует к работе, так и для самого новичка. Здесь важно не просто провести тестирование и предоставить результаты, а каждому участнику подробно рассказать о его типе и дать необходимые советы, тогда данный тренинг будет более востребован. Советуем обратит внимание на методику DISC.

4. Индивидуализация процесса адаптации.

Формирование плана адаптации под каждого конкретного сотрудника – это, конечно же, очень сложный процесс, который повысит нагрузку руководителя и специалиста по управлению персоналом, поэтому следует иметь унифицированную форму под каждую должность, сформированную заранее которая может адаптироваться под конкретного сотрудника, ориентируясь на его знания, умения и характер, в том числе. Важно еще на этапе трудоустройства выявить все «подводные камни», на которые обязательно нужно будет обратить внимание руководителя и наставника. Это может быть возраст нового сотрудника (так как пожилым людям часто тяжелее дается новая информация), прошлый опыт взаимодействия с коллегами и руководством, в том числе негативный, цели, ожидания и мотивация и даже некоторые особенности внешности.

5. Разработка онлайн-бота.

Данный инструмент нацелен на моментальные ответы на часто возникающие вопросы, которые у новичков появляются особенно часто. В бота можно загрузить довольно обширный пул важной информации, в том числе личные номера телефонов коллег при необходимости или даты их рождения, которая будет доступна новому сотруднику и поможет ему быстрее сориентироваться в организации.

6. Мобильное приложение и интернет-портал.

Информатизация сейчас повсюду, а преобладающая часть данных передается посредством электронных устройств, поэтому мобильное приложение – это актуальный инструмент, который не только помогает сотрудникам, но и повышает уровень их лояльности к организации. Если в организации есть внутренний отдел разработки, то особенно следует обратить внимание на такое современное решение, как мобильное приложение сотрудника. Более простым вариантом является внутренний интернет-портал, где есть все необходимые ссылки на документы, информация об организации, образцы заявлений, формы заявок и т.д.

Адаптационный период является сложным как для самого нового сотрудника, так и для коллектива организации, ведь этот процесс действительно является взаимным. Наряду со всеми профессиональными качествами и обучением новичка важно не забывать о том, что он личность, с желаниями и привычками которой по возможности нужно считаться. В период адаптации устанавливаются все важные связи с коллегами, руководителем, формируется представление об организации, изменить которые в дальнейшем будет трудно. Именно поэтому адаптации следует уделять должное внимание, а специалистам по управлению персоналом необходимо сопровождать, координировать этот процесс и постоянно его совершенствовать в соответствии с возникающими инновациями в сфере управления персоналом.