ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ БИЗНЕС-КОНФЕРЕНЦИЙ

DESIGN OF A MANAGEMENT SYSTEM FOR ORGANIZING BUSINESS CONFERENCES

Ekaterina Golovatskaya

Master's student, Voronezh State University, Russia, Voronezh

Mikhail Korchagin

Candidate of Technical Sciences, Associate Professor, Voronezh State University, Russia, Voronezh

Аннотация. Целью работы является проектирование системы управления услугами по организации бизнес-конференций посредством реинжиниринга бизнес-процессов и внедрения ИТ-инструментов.   Внедрение инструментов управления для организации деловых мероприятий необходимо для поддержания конкурентоспособности и повышения эффективности работы компаний.

Abstract. The goal of the work is to design a service management system for organizing business conferences through business process reengineering and the implementation of IT tools.   The introduction of management tools for organizing business events is necessary to maintain competitiveness and improve the efficiency of companies.

Ключевые слова: проектирование, инструменты управления, деловые мероприятия, реинжиниринг бизнес-процессов.

Keywords: design, management tools, business events, business process reengineering.

Главной тенденцией развития современного общества является внедрение в бизнес-сообщества информационных технологий, повышающих эффективность управленческой деятельности. Российские компании по подготовке и проведению деловых мероприятий выполняют большой объем разноплановых работ. Особую практико-ориентированную ценность имеет организация бизнес-конференций, в ходе которых обсуждаются и решаются проблемы по внедрению передового опыта, применения лучших практик, особенностей действующего законодательства в различных отраслях и предложений по его совершенствованию.  На бизнес-конференциях рассматриваются не только известные, проверенные результаты, но и новые бизнес-предложения, идеи. Наличие дефицита трудовых, временных и организационных ресурсов диктует необходимость проектирования компаниями систем управления организацией бизнес-конференций.

Данная работа посвящена проектированию системы управления организацией бизнес-конференций с учетом особенностей деятельности компаний по подготовке и проведению деловых мероприятий.

Агентства по организации и проведению деловых мероприятий используют информационные технологии для привлечения клиентов. Большинство компаний имеют веб-приложения с интерфейсом, новостным форумом, контактными данными, перечнем услуг [5].

Однако, при реализации самого сложного этапа – этапа планирования конференций, компании либо вовсе не используют ИТ-инструменты, либо применяют финансово невыгодные информационные платформы. Верным решением для небольших компаний по организации деловых мероприятий становится проектирование собственной системы управления организацией бизнес-конференций.

Требования к информационной системе определяются государственным стандартам качества автоматизированных систем. Согласно 34.602-2020 информационная система компаний по организации бизнес-конференций должна соответствовать таким основным требованиям, как интегрированность, управляемость, адаптивность, целостность, безопасность, масштабируемость (возможность дальнейшего использования и последующего развития).

Определение требований к различным видам обеспечения системы управления организацией бизнес-конференций представлена в таблице 1.

Таблица 1.

Определение требований к различным видам обеспечения системы управления организацией бизнес-конференций

Учет вышеперечисленных требований позволяет спроектировать информационную систему для компаний, организующих деловые мероприятия с учетом ее дальнейшего развития и совершенствования.

Стратегическим подходом к улучшению процессов в компании является реинжиниринг бизнес-процессов [4].

Деятельность компании по организации бизнес-мероприятий представляет собой четыре взаимосвязанных этапа:

• инициация конференции, итогом которой является утверждение требований заказчика;
• подготовка конференции, результаты которой - детальный план и уточненная смета расходов;
• реализация конференции (сам процесс проведения мероприятия), на которой осуществляется координирование и контролирование задач и ресурсов;
• сдача и приемка работ, итог которого подписание акта выполненных работ и анализ деятельности компании.

Анализ текущих процессов компании позволяет выявить проблемные зоны, затрудняющие работу компании. Процессы «Инициация конференции» и «Подготовка конференции» нуждаются в улучшении посредством автоматизации бизнес-процессов.

Для улучшения бизнес-процесса «Инициация конференции» внедрим электронную форму заявки для сокращения времени выявления требований со стороны заказчика.

Для улучшения бизнес-процесса «Подготовка конференции» внедрим инструменты управления задачами и ресурсами конференции, такие как доска Канбан (визуализация задач) и диаграмма Ганта (календарный план со сроками).

С помощью метода критического пути в диаграмме Ганта определим критические (первоочередные) работы и их последовательностей [3].

Определение приоритетных критических работ дает руководству возможность управления их сроками и ресурсами.

В сфере управления организацией конференций следует использовать гибридную методологию, которая сочетает в себе жесткие и гибкие методы управления. Выбор инструментов, таких как доска Канбан, диаграмма Ганта c применением метода критического пути дают возможность управлять задачами и ресурсами на самом сложном этапе организации бизнес-конференций - этап «Подготовка конференции».

Электронная форма заявки и инструменты управления организацией бизнес-конференции способствуют облегчению бизнес-процессов планирования задач, соблюдения сроков, взаимодействия команды. Для исполнителей процесс подготовки конференции становится визуализированным.  Меньше времени уходит на перепланирование и коммуникацию в случае изменения требований со стороны заказчика или подрядчика.

Важными составляющими информационной системы является разработка информационного и алгоритмического обеспечения.

Информационное обеспечение системы управления организацией бизнес-представляет собой пользовательский интерфейс, который разбивается на модули участника и администратора, отправляющие определенные запросы. Используются протоколы TCP/IP, HTTP с расширением HTTPS, который работает поверх протокола TCP/IP. HTTPS использует протокол SSL/TLS для шифрования данных, обеспечивая конфиденциальность и целостность передаваемой информации. Интерфейсы данных в системе способны поддерживать стандартные форматы данных, такие как JSON, CSV, XML.

Алгоритмическое обеспечение определяет последовательность шагов, которые система должна выполнить для достижения определенного результата или решения конкретной задачи. Посредством диаграмм активностей в нотации UML осуществлено проектирование алгоритмов работы системы управления организацией бизнес-конференций со стороны заказчика и со стороны сотрудников.

Рисунок 1. Алгоритм работы системы управления организацией бизнес-конференций со стороны сотрудников компании

Информационное и алгоритмическое обеспечение составляет основу функционирования системы управления организацией бизнес-конференций.

Ключевой проблемой, возникающей при проектировании информационных систем, является определение ее экономической эффективности.

Проектирование системы управления организацией бизнес-конференций оценивается в контексте финансовых показателей, таких как чистая приведенная стоимость (NPV), срок окупаемости (PP) [3].

Чистая приведенная стоимость для системы управления организацией бизнес-конференций составляет:

;

 102 057.

Срок окупаемости системы управления организацией бизнес-конференций, где капитал первоначальных инвестиций составляет 317 446 руб., а чистая прибыль компании за год составляет 225 600 руб.:

1,4.

Показатель срока окупаемости показал, что расходы на реализацию системы управления организацией бизнес-конференций окупятся через 1,4 года.

Система управления организацией бизнес-конференций экономически эффективна для компаний, желающих инвестировать средства в улучшение бизнес-процессов для их дальнейшего развития и совершенствования.

Проектирование системы управления организацией бизнес-конференций было реализовано посредством применения гибкого подхода, который предполагает анализ бизнес-процессов компаний; определение требований к проектированию информационной системы; выбор методов, инструментов, средств для проектирования системы; оценку экономической эффективности внедрения информационной системы.

Результаты работы могут быть полезны для компаний, организующих деловые мероприятия и желающих инвестировать средства в дальнейшее развитие и совершенствование свой деятельности.

*По требованию Роскомнадзора информируем, что иностранное лицо, владеющее информационными ресурсами Google является нарушителем законодательства Российской Федерации – прим. ред.