РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРОМЫШЛЕННОМ ПРЕДПРИЯТИИ

DEVELOPMENT AND IMPLEMENTATION OF AN ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM AT AN INDUSTRIAL ENTERPRISE

Taras Shumai

Master’s student, South Ural state University of Humanities and Pedagogy, Russia, Chelyabinsk

Galina Podnebesova

Candidate of Sciences, Associate Professor, South Ural state University of Humanities and Pedagogy, Russia, Chelyabinsk

Аннотация. Статья посвящена проблеме использования технологий искусственного интеллекта на промышленном предприятии. Приведено описание разработанной Системы электронного документооборота. Бизнес-план внедрения Системы электронного документооборота описан с помощью модели управленческого цикла.

Abstract. The article is devoted to the problem of using artificial intelligence technologies in an industrial enterprise. The description of the developed electronic document management is given. The business plan for the introduction of an electronic document management is described using a management cycle model.

Ключевые слова: искусственный интеллект; цифровизация; система электронного документооборота; парсинг данных; управленческий цикл.

Keywords: artificial intelligence; digitalization; electronic document management; data parsing; management cycle.

Цифровизация сегодня – это мировой тренд развития общества. В связи с этим на предприятиях разрабатываются Стратегии развития информационных технологий до 2030 года, которые находят своё воплощение при реализации стратегических проектов, связанных с цифровизацией процессов предприятия: административное управление, подготовка производства, производство продукции, управление запасами, материально-техническое обеспечение. учет фактических затрат на изготовление продукции [3].

Главная задача цифровизации – объединение материальных и цифровых потоков с целью управления жизненным циклом продукта и функционированием предприятия. То есть, другими словами, построение цифрового предприятия.

Ключевыми направлениями цифровизации предприятий являются:

1. Построение единого информационного пространства с головным и смежными предприятиями и организациями.
2. Обеспечение выполнения все более жестких требований информационной безопасности.
3. Развитие компетенций по следующим сквозным цифровым технологиям: новые промышленные технологии, большие данные, нейротехнологии и искусственный интеллект, технологии беспроводной связи, промышленный интернет, технологии виртуальной и дополненной реальности (VR/AR).
4. Отдельной и, пожалуй, самой важной задачей цифровизации можно считать формирование на предприятиях цифровой культуры [5].

Решить поставленные задачи поможет внедрение Системы электронного документооборота (СЭД) с применением нейросети. Цель внедрения СЭД на основе искусственного интеллекта – снижение времени и трудозатрат работников на поиск информации по процессам административного управления, регистрацию, адресацию, контроль за исполнением поручений, подготовку ответа на запросы, поступающие от внешних организаций.

Задачи:

1. Разработка и внедрение в СЭД, ЕСЭСД-ОРД, АСКИОП интеллектуальных автоматизированных инструментов:

1. распознавания, регистрации и передачи в СЭД входящей организационно-распорядительной документации (ОРД);
2. адресации в СЭД руководителям подразделения входящих ОРД с типовой резолюцией для исполнения, постановки на контроль АСКИОП;
3. помощи подготовки ответа на запросы с учетом анализа ранее выпущенных ОРД.

2. Внесение изменений в нормативную базу предприятия.

3. Получение опыта внедрения элементов искусственного интеллекта на предприятии и воспитание специалистов в данном направлении.

Бизнес-план внедрения СЭД опирается на уровни управленческого цикла с применением инструментов стратегического анализа. Выбранная нами модель описывает процесс менеджмента как цикл из повторяющихся этапов, направленных на получение результата. Было разработано множество различных моделей управленческого цикла, но наибольшее признание получила модель Файоля благодаря своей универсальности. Четыре общих функции управления, из которых он состоит, присутствуют в любом виде управления компанией. Это планирование, организация, мотивация и контроль [2].

В начале цикла управления выясняется проблема или ставится задача, а завершается он получением результата. И снова все действия повторяются, а частота повторения зависит от типа управления. К поставленной цели может привести как прогон одного цикла, так и несколько его итераций.

Циклические процессы помогают выявлять общие взаимосвязи, характерные особенности и закономерности, которым подчиняются процессы. На этом основано использование планирования и прогнозирования в управлении.

При рассмотрении понятия «управленческий цикл», выделяют его основные характеристики: период (время одной итерации), действия (отдельные части цикла) и процедуры (определенный порядок действий) [6].

Функций управления всего четыре, а этапов управленческого цикла больше, потому что для реализации каждой функции требуется обычно несколько шагов.

Для того, чтобы система управления функционировала нормально, необходим замкнутый цикл из последовательности связанных между собой этапов. Рассмотрим эти этапы:

1. Постановка целей – служит основой для разработки стратегии, фокусирует команду на достижении определенных финансовых целей.

Цель – разработка и внедрения СЭД с элементами искусственного интеллекта [4, 5]. Для достижения целей используем метод декомпозиции. Получим следующие подцели:

1) описать и утвердить целевой процесс адресации входящих документов на имя генерального директора без участия человека;

2) mразработать техническое задание на программу с искусственным интеллектом;

3) проанализировать базу данных накопленных за 10 лет в автоматизированной системе электронного документооборота предприятия.

4) написать программу по обучению нейронной сети на распарсинных данных;

5) ввести в эксплуатацию СЭД.

2. Проведение диагностики.

Анализ применения СЭД на основе искусственного интеллекта доказывает эффективность данного подхода. Переход на электронный документооборот позволяет:

• сократить бумажный документооборот и затраты на материалы;
• использовать единый регистрационный номер в базе данных документации;
• исключить трудозатраты на регистрацию и адресацию документов, поступивших в электронном виде.

3. Составление прогноза.

Проведен анализ эффективности применения СЭД стандартными инструментами в системе ProjectExpert [1]. По прогнозу экономический эффект может быть получен через 3 года (см. рис.1).

Рисунок 1.  График окупаемости

4. Управленческие решения.

Целевой процесс адресации входящих документов на имя генерального директора без участия человека утвержден генеральным директором, назначены ответственные.

5. Планирование.

Принято решение о том, что доля входящих на имя генерального директора по e-mail ОРД, автоматически зарегистрированных и направленных по СЭД исполнителю с помощью технологии искусственного интеллекта, без участия человека к концу календарного года должна составляет не менее 80%.

Для автоматизации электронного документооборота спроектирована нейронная сеть, определяющая исполнителя по входящему документу. Захват файлов, поступивших на почту, заполнение регистрационных данных и распознавание содержания входящего документа осуществляется автоматически.

6. Мотивация и стимулирование персонала.

Применение СЭД на предприятии освобождает работников от рутинной работы по анализу документации, передаче исполнителям и др. Эти функции берет на себя искусственный интеллект, оставляя работникам время для творческой созидательной деятельности. Средства, полученные от внедрения электронного документооборота, планируется направить на поощрение отличившихся работников.

7. Мониторинг и анализ деятельности (контроль).

Система электронного документооборота успешно применяется на предприятии. Процесс обработки внешнего документа после внедрения искусственного интеллекта представлен на рисунке 2. Нейросеть обучается с помощью накопленных данных. Технические и кадровые риски учтены.

Рисунок 2.  Процесс обработки внешнего документа после внедрения искусственного интеллекта

Этот алгоритм управленческого цикла позволил нам разработать эффективный бизнес-план. Проведение следующей фазы не значит, что предыдущая полностью закончена. Например, корректировка планов может периодически выполняться в течение всего цикла, а мотивация присутствовать на каждом шаге управления.

Внедрение СЭД имеет хорошие показатели по инвестиционной привлекательности. Проведенный анализ позволил сделать следующие выводы: срок окупаемости составил 25 месяцев, внутренняя рентабельность IRR = 107.8%.