Модель автоматизированной системы контроля исполнения документов на предприятии

Аннотация. В данной статье разработана модель автоматизированной системы контроля исполнения документов. Рассмотрены основные возможности данной системы. Показана польза от практического применения данной системы.

Ключевые слова: документ, документооборот, система контроля, постановка задач, исполнения.

Деятельность любого предприятия сопровождается оформлением большого количества документов. В зависимости от сферы и специфики работы, это могут быть: приказы, распоряжения, акты, штатное расписание, счета-фактуры, расходные и приходные накладные, бухгалтерская, налоговая отчетность и т.д. Поэтому  управление документооборотом это важная составляющая общего процесса управления организацией. Система управления документами позволяет установить общие правила работы с документами и их хранения, обеспечивающие эффективную работу предприятия [1].

В данной работе предлагается модель автоматизированной системы контроля исполнения документов. Возможности данной системы:

• Автоматическое оповещение  сотрудников о заданиях и поручениях, которые на них закреплены;
• Прикрепления файлов к задачам;
• Напоминание сотрудникам о просроченных задачах;
• Оперативная постановка задач одному или нескольким исполнителям;
• Автоматический контроль за ходом исполнения задач;
• Организация коллективной работы сотрудников;
• Обмен сообщениями между сотрудниками, при возникновении вопросов;
• Доступ с любого компьютера и мобильного устройства  подключенного к Интернету;
• Формирование консолидированной отчетности по назначенным задачам и документам, состоянию и качеству их исполнения [3];
• Сохранение отчетов в базе данных.

Автоматизированная система контроля исполнения документов позволит вовремя получать информацию о выполнении  задач  поставленных сотрудникам, что способствует повышению оперативности и эффективности принимаемых управленческих решений, а также положительно влияет на качество работы персонала и снижает риски непроизводственных потерь [2].

На рисунке 1 представлена модель автоматизированной системы контроля исполнения документов.

Рисунок 1.Общая схема работы автоматизированной системы контроля исполнения документов

В системе есть три роли:

Руководитель системы - это лицо, отвечающее за постановку задачи выбор исполнителя и контролирующего, обработку и защиту данных, и эффективность работы всей системы;

Контролирующий – лицо, которое контролирует выполнение  задачи поставленной администратором системы. Проверяет исполнителей на соответствие задачи поставленным администратором требованиям. В случае если задача выполнение неверно отправляет её обратно исполнителю на доработку;

Исполнитель - лицо, выполняющее поставленные администратором задачи.

В итоге внедрение предлагаемой модели  системы контроля исполнения документов ускорит и улучшит работы с документами. Также обеспечит надежный контроль текущего состояния порученных сотрудникам задач и сроков их исполнения, а также позволит получить объективную оценку эффективности работы сотрудников на всех уровнях управления компании.