Актуальные проблемы разработки системы учета складских запасов

Аннотация. В статье рассматриваются актуальные проблемы разработки системы учета складских запасов. Рассматриваются такие проблемы, как формирование больших объемов данных, оптимизация программного продукта, а также удобство и простота пользования. Анализ проблем проводится исходя из их актуальности и важности их разработки конкурентоспособной системы.

Склады в настоящее время представляют собой основной элемент в цепи поставок. Это сложный технический инструмент, предназначенный для управления запасами различных участков логистической цепи и выполнения конкретных функций по хранению и преобразованию материального потока в целом.

Для того, чтобы оставаться конкурентоспособным и обеспечивать постоянный поток клиентов на рынке, необходимы не только качественные товары, но и постоянный контроль процессов, учет товаров, учет продаж и поставок. За любым развитием стоит увеличение нагрузки, ответственности и риска, а значит, предприятию нужно постоянно двигаться вперед, искать новые методы решения проблем автоматизации управления складом.

Внедрение информационной системы позволяет оптимизировать некоторые рутинные процессы. Автоматизация влияет на качество и скорость выполнения основных действий на складе, приводит к сокращению издержек, тем самым увеличивая товарооборот. Также положительной стороной автоматизации является уменьшение использования бумажной технологии, что способствует повышению эффективности складского учета, так как из-за большого количества обрабатываемой информации появляется риск возникновения ошибок и неточностей.

В настоящее время системы, обеспечивающие автоматизацию процессов учета складских запасов, широко представлены на рынке. Однако по самым разным причинам имеющиеся системы могут не устраивать потенциальных покупателей. В этом случае решением данной проблемы может стать разработка своей системы учета складских запасов.

Анализ проблем, с которыми сталкиваются разработчики при разработке новой системы, являются важной частью проектирования системы. Чем более тщательно анализируются проблемы, типичные для системы автоматизации учета складских запасов, тем меньше их возникнет при внедрении системы и ее дальнейшем использовании.

Разработка системы учета складских запасов – это сложный и рутинный процесс, на любом этапе которого могут возникнуть определенные трудности. Далее перечислены некоторые причины их возникновения:

• проблемы, связанные с тем, что некоторые цели разработки остаются не реализованными из-за того, что при их формулировании были допущены значительные несостыковки. Данные проблемы могут возникнуть на любом этапе разработки;
• проблемы, образующиеся на разных стадиях внедрения проекта, связанные с особенностью данных этапов. Они имеют все шансы значительно повлиять на общий результат внедрения проекта;
• проблемы управления проектом возникают из-за некачественного контроля проекта, а также низкого взаимодействия управляющих структур.

Первоначально на стадии исследования, как правило, формулируются проблемы, связанные с большими объемами документации, поскольку основной результат данного этапа – многостраничные отчеты по процессам склада. Составленные отчеты многократно переходят от исполнителя к заказчику и обратно, и тем самым возрастает количество поправок и дополнений. Из-за этого попытки довести содержание проектной документации до приемлемого состояния приводят к увеличению сроков сдачи проекта и к раздуванию бюджета. Несмотря на кажущуюся очевидность данной проблемы, она достаточно типична. Заказчики увлекаются перспективами совершенствования разрабатываемой системы автоматизации управления складом. Чтобы избежать этого, еще на этапе проектирования необходимо определить количество согласований и строго придерживаться установленного первоначального плана.

Главной проблемой при разработке описываемой системы является отсутствие оптимизации самой системы. Отсутствие оптимизации – это распространенная проблема проектирования, которая усложняет точное планирование и прогнозирование будущих потребностей в запасах. Хорошо спроектированная система инвентаризации должна собирать в нужное время количество остатков, чтобы избежать ошибок при будущих поставках, которые приводят к избыточным или недостаточным количествам запаса товаров. Оптимизация особенно важна как мера по контролю затрат в производственном бизнесе, потому что она предназначена для повышения удобства обслуживания. Эти данные могут не только обеспечить поддержание актуального количества запасов, но и сигнализировать о том, что, возможно, пора искать другого поставщика.

Также распространенной проблемой при проектировании системы учета складских запасов является отсутствие в реализации проекта на расположение предметов инвентаризации. Если программа не имеет возможности вести учет таких состояний, то это усложняет возможность формировать корректные отчеты. Для системы автоматизации управления складскими запасами важны такие функции, как отображение наличия продукта/товара, его точное местоположение на складе, что способствует сокращению времени поиска и уменьшению времени на комплектацию товаров. Утерянные и украденные товары могут привести к увеличению затрат и к потере прибыли от последующей реализации. Проектное решение может заключаться в реализации четко структурированных рабочих процессов для регистрации и хранения инвентарных единиц и внедрению технологии штрихового кодирования, которая поможет идентифицировать местоположение товара, а также проводить периодические инвентаризационные подсчеты. 

Реализация возможности удобного ввода данных в программу может стать очередной проблемой разработки системы учета складских запасов. Некоторые из существующих программ устроены так, что при необходимости указать наименования товара, необходимо каждый раз открывать форму и вносить каждое наименование отдельно. В других программах данная операция может быть реализована так, что необходимо будет открывать несколько форм, а, следовательно, процесс ввода будет занимать много времени и информация будет содержать ошибки.

В настоящее время автоматизация складского сектора становится необходимым условием повышения гибкости и эффективности работы склада. В рамках этого процесса реализуется целый спектр задач разного уровня. Для того, чтобы избежать типичных проблем при разработке системы управления складскими запасами, необходимо обратить внимание на основные факторы, от которых в наибольшей степени зависит успех проекта:

• начальное исследование – изучение бизнес-процессов склада с целью их оптимизации;
• учет существующих проблем при разработке системы;
• каждый процесс должен быть обговорен уже на этапе начальных исследований и в дальнейшем необходимо строго придерживаться этого.

Именно сочетание применения испытанных проектных технологий и особенностей конкретного предприятия делает возможным достижение желаемого результата в запланированные сроки при оптимальном использовании ресурсов.