Автоматизация процесса управления магазином «Hunter»

«Hunter» – развивающийся магазин розничной торговли, специализирующий на продаже кожгалантереи. Более трех лет магазин ведет успешную деятельность и объемы продаж стабильно растут.

В процессах управления магазина отсутствует автоматизация. В связи с этим возникают такие проблемы как:

·      риск потери данных;

·      документация в бумажном виде;

·      высокая трудоемкость;

·      разногласия в результатах подсчетов данных и остатков.

Наличие подобной автоматизированной системы продажи даст возможность проанализировать динамику продаж, сроки реализации товара и, как следствие, более эффективно реализовать и автоматизировать процесс торговли, а также учет товара станет точнее: строгий контроль остатков предотвратит хищения среди персонала, позволит контролировать состояние товарных остатков и своевременно пополнять ассортимент.

Для повышения эффективности деятельности за счет автоматизации процесса продаж требуется решить следующие задачи: анализ предметной области; анализ процесса продаж; разработка модели бизнес-процессов магазина.

Деятельность магазина «Hunter» состоит из трёх основных процессов:

·      закупка (В1);

·      продажа (В2);

·      управление (отчёты) (А1).

Она представлена на рисунке 1:

Процесс «Закупка» является первым и основным процессом в деятельности магазина. Процесс закупок - это приобретение товаров крупными партиями, в большом количестве как на внешнем, так и на внутреннем рынках[1]. Основные функции процесса:

·      составление плана продаж;

·      формирование списка товаров;

·      выбор поставщиков;

·      создание заказа;

·      оплата заказ;

·      прием товара на склад;

·      проверка качества товара;

·      подача претензии поставщику в случае плохого качества товара.

Рисунок 1. Модель деятельности магазина «Hunter»

Определить успешно ли выполняется процесс можно по выполнению плана продаж. Автоматизирование процесса закупок позволит контролировать состояние товарных остатков и своевременно пополнять ассортимент.

Процесс продажи - это этапы, преодолеваемые продавцом при продаже товара, именно отыскание и оценка потенциальных покупателей, предварительная подготовка к визиту, подход к клиенту, презентация и демонстрация товара, преодоление возражений, заключение сделки и доведение до конца работ по сделке, проверка результатов [1].

Основные функции процесса:

·      составление плана продаж;

·      формирование цены товара;

·      выставление товара в зал;

·      продажа товара;

·      списание проданных товаров;

·      внесение оплаты в кассу.

Процесс продаж тесно связан с процессом закупок и с процессом управления (отчёты).

В ходе анализа были выявлены две основные роли:

· пользователь (продавец), который ведет основную работу в системе;

· администратор, основной потребитель отчетов, создаваемых модулем и который может вносить изменения в конфигурацию.

На рисунке 2 представлена диаграмма прецедентов модуля, отображающая основные пользовательские сценарии работы системы:

Рисунок 2. Диаграмма прецедентов

Для повышения эффективности деятельности за счет автоматизации процесса продаж магазина «Hunter» были решены следующие задачи:

·      проведен анализ предметной области;

·      проведен анализ процесса продаж, закупок;

·      разработана модель бизнес-процессов магазина;

·      разработано техническое задание;

·      разработаны диаграмма прецедентов и их спецификации.