УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ В ЦИФРОВОМ ПРОСТРАНСТВЕ: ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОРГАНОВ ВЛАСТИ

Аннотация. Рассмотрены современные подходы к управлению документами в органах государственной власти. Проанализированы задачи обеспечения юридической силы, сохранности и защиты электронных документов. Цель — систематизировать принципы построения систем ЭДО и ДОУ в госсекторе, уделяя особое внимание нормативным требованиям, информационной безопасности и межведомственному взаимодействию.

Abstract. The article examines modern approaches to document management in public authorities. The tasks of ensuring the legal validity, preservation and protection of electronic documents are analyzed. The aim is to systematize the principles for building EDMS and documentation support systems in the public sector, with special attention to regulatory requirements, information security and interagency cooperation.

Ключевые слова: электронный документооборот; документационное обеспечение управления; органы власти; электронный документ; электронная подпись; информационная безопасность; межведомственное взаимодействие.

Keywords: electronic document management; documentation support for management; public authorities; electronic document; digital signature; information security; interagency interaction.

Цифровая трансформация государственного управления является глобальным трендом, и ключевую роль в этом процессе играет переход на безбумажные технологии работы с документами. Эффективное управление документами в цифровом пространстве (Electronic Records Management, ERM) становится основой для повышения прозрачности, оперативности и качества принятия решений в органах власти, а также для предоставления современных электронных услуг гражданам и бизнесу [1, c. 78].

1. Основные принципы и задачи документационного обеспечения в цифровой среде. Документационное обеспечение органов власти в современных условиях должно решать следующие задачи:

• Обеспечение юридической значимости электронных документов с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) и средств шифрования.
• Организация защищенного и регламентированного оборота документов на всех этапах их жизненного цикла: создание, регистрация, согласование, утверждение, исполнение, контроль, хранение и архивное дело.
• Гарантированное долговременное и неизменное хранение электронных документов, в том числе в составе Национального архивного фонда.
• Обеспечение эффективного межведомственного электронного взаимодействия (МЭВ) в рамках единой инфраструктуры.

2. Технологические основы и методы организации электронного документооборота. Для реализации поставленных задач используется комплекс технологий и методов: 1. Системы электронного документооборота (СЭД/ECM-системы). Являются ядром цифрового ДОУ, автоматизируя маршрутизацию, контроль исполнения и поиск документов. Современные системы интегрируются с почтовыми сервисами, CRM и ERP. 2. Электронная подпись и инфраструктура открытых ключей (PKI). Квалифицированная электронная подпись является обязательным элементом, придающим электронному документу юридическую силу, равную бумажному аналогу [3, c. 95].

3. Средства обеспечения информационной безопасности. Защита конфиденциальных документов требует применения:

• Шифрования данных при передаче и хранении.
• Систем разграничения доступа на основе ролей (RBAC).
• Систем защиты от утечек информации (DLP).
• Межсетевых экранов и систем обнаружения вторжений для защиты периметра сетей органов власти.

4. Технологии долговременного и неизменного хранения. Включают использование специализированных форматов (PDF/A), систем электронного архива, гарантирующих аутентичность и читаемость документов на протяжении всего срока хранения.

5. Системы межведомственного электронного взаимодействия. Обеспечивают безопасный обмен документами и данными между различными ведомствами, устраняя необходимость бумажного документооборота.

Заключение. Таким образом, управление документами в цифровом пространстве органов власти представляет собой стратегическую задачу, требующую комплексного подхода. Он должен гармонично сочетать передовые технологические решения (СЭД, КЭП, системы безопасности) с глубокой проработкой организационно-правовых вопросов и кадровым обеспечением. Дальнейшее развитие связано с внедрением технологий искусственного интеллекта для автоматической классификации и регистрации документов, анализа больших данных, а также с развитием распределенных реестров (блокчейн) для повышения доверия и надежности при межведомственном взаимодействии. Результатом станет создание «цифрового двойника» документационной деятельности государства – прозрачной, эффективной и безопасной.