Особенности управления командой, проекта работающей удаленно

В современных компаниях, и особенно сатрапах, все чаще и чаще встречаются сотрудники, и даже целые подразделения или команды проектов, работающие удаленно. В основном этот тренд наблюдается благодаря развитию интернета, который позволил выйти за географические границы не только работе, но и многим другим сферам жизни. В основном удаленную работу доверяют представителям таких профессий как маркетологи, копирайтеры, дизайнеры, программисты и другие. Во многих случаях найм удаленных сотрудников вызван вопросами масштабируемость бизнеса. Так очень много примеров стартапов, основной офис которых, расположен в кремниевой долине, но деятельность которых ведется в различных странах мира. Такие компании, вынуждены прибегать к услугам аутсорсеров, работающих удаленно, для развития и поддержки своих сервисов в других странах. Так же причиной найма удаленного сотрудника, может быть банальная нехватка квалифицированных специалистов в нужной географической области. Найм удаленных работников имеет как свои плюсы, так и свои минусы.

К плюсам найма работников, осуществляющих свою профессиональную деятельность относится, в первую очередь, конечно же относится экономическая выгода. Так, средняя стоимость хорошего разработчика программного обеспечения в кремниевой долине начинается от 200 тыс. долларов в год. В то время как, разработчик такого же уровня в России обойдется в 7–8 раз дешевле.

Найм удаленных разработчиков позволяет снизить издержки на дополнительное офисное помещение и технику. К тому же, найти удаленного работника намного легче, это объясняется простой формулой, большая выборка дает больше возможностей выбрать хорошего специалиста. Вероятность найти удаленного сотрудника, имея выборку, состоящую из всего мира, намного выше, чем найти его в выборке состоящей из одного города. Помимо выгоды, получаемой работодателем, нельзя не подчеркнуть, возможности открываемые сотрудникам. Так сотрудникам вовсе не нужно часами добираться до рабочего места, стоять в пробках и т.д. Зачастую сотрудники выбирают для жизни, курортные города, где круглый год царит хорошая погода, и работают оттуда.

Рассмотрим обратную сторону монеты, то есть минусы найма удаленных сотрудников. В целом минусы можно объединить и представить в виде нескольких групп. К первой группе отнесем инфраструктурные проблемы.

Офисы и бизнес-центры обычно созданы достаточно продуманно для того, чтобы у сотрудников всегда были электричество, интернет и кофе. При работе удаленно обо всём приходится заботиться самим. Одной из самых распространенных проблем является, проблема со связью. Бывает так, что интернет может пропасть в самый необходимый момент, когда сотрудник должен участвовать в важном совещании. Для избежания таких проблем советуется постоянно иметь запасную линию интернета. К инфраструктурым проблемам, так же можно отнести проблемы с хранением файлов. Хотя современные технологии, такие как GoogleDrive, Яндекс Диск, Dropbox, Github, OneDrive, представляют из себя не только хранилище, но и позволяют обеспечить совместную работу над файлами, в режиме реального времени пользователям, независимо от из местоположения. Во избежании проблем с хранением файлов, используются следующие рекомендации:

• Один администратор на все хранилища

• Регулярное кросс-архивирование всех хранилищ

• Регулярное архивирование всех хранилищ на отдельный никому не доступный ресурс.

Помимо этого, рекомендуется именование и размещение файлов, согласно заранее оговоренному регламенту. Регламент может быть разработан, как внутри компании, так и за ее пределами. Так к примеру, мировое сообщество разработчиков, придерживается определенного стиля именования комиков, при использовании технологий семейства git.

К следующей группе отнесем организационные проблемы. Ввиду невозможности постоянно находиться рядом и контролировать работу сотрудников, приходится искать другие возможности осуществления контроля. Как правило каждый отдельный сотрудник имеет четко определенные задачи на определенный срок времени. Для постановки задач и контроля их исполнения используется системы управления проектами, либо так называемые “issue” трэкеры. К наиболее популярным “issue” трекам, можно отнести Jira, Redmine, Trello и другие. Такие сервисы позволяют распределять роли участников проекта, ставить каждому из них отдельные задачи, оценивать трудозатраты, прикреплять необходимые документы, обсуждать на общем форуме вопросы, связанные с той или иной задачей, создавать wiki к отдельным задачам, обрисовывать диаграммы Ганта и многое другое. Таким образом менеджер имеет возможность наблюдать за ходом выполнения работ, корректировать при необходимости сроки и ставить новые задачи. Для хорошего взаимопонимания между сотрудниками, рекомендуется проводить созвоны с участием всех членов команды. Обычно на это отводится от 10 до 30 минут. Помимо всего этого, хорошей практикой является составление отчетов о проделанной работе, по прошествию определенного временного промежутка. К примеру, ежедневное формирование отчета по определенному стилю, с условием что время, отведенное на это действие не превышает двух минут. Как правило, имеется сотрудник в обязанности которого входит, просмотр и корректировка заполнения отчетов другими сотрудниками, что позволяет избежать хаоса. При удаленной работе, особо остро встает вопрос передачи знаний. Для сравнения при работе в офисе, не составляет сложности подойти к коллега, и разобраться с необходимым вопросом, чего не сделаешь при работе удаленно. Для этого предусматривается ведение документации, которая позволит сотрудникам быстро сориентироваться при необходимости. Для более детального отслеживания работы удаленных сотрудников применяются, так называемые, программы контроля работы сотрудников. Они представляют из себя некоторый софт, который устанавливается на пк сотрудника, собирает информацию и передает ее менеджеру. Сотрудник имеет возможность, по своему желанию включать или выключать программу. То есть, при начале работы, сотрудник активирует ее, и приступает к работе, при необходимости сделать перерыв, сотрудник ее отключает и занимается своими делами. Возможности подобного софта разнообразны, начиная от решений, которые делают скриншоты через определенные промежутки времени, и заканчивая решениями, которые ведут учет времени, отслеживают нажатия на кнопки клавиатуры, переходы по ссылкам, фотографирование сотрудников через промежутки времени, используя веб камеру и т.д. Данные собранные такими программами, упрощают процесс формирования отчетов менеджерами и делают отчеты более точными.

К третьей группе отнесем коммуникационные сложности. Они очевидны, так как нет возможности подойти к коллеге и пообщаться по тому или иному вопросу. Но в этом есть и свои плюсы. Зачастую, сотрудники в офисах проводят немалую часть рабочего времени, обсуждая свои вопросы, не связанные с рабочим процессом. На рынке IT, довольно много решений которые позволяют пользователям общаться, и делиться файлами в режиме реального времени, используя при этом как переписку, так голосовую или видео связь. Здесь можно привести в пример такие решения как Skype, Telegram, Slack, Google Hangouts и другие.

И к последней группе проблем связанных с управлением сотрудниками при удаленной работе отнесем, сложности, связанные с самоорганизацией сотрудников. Эти сложности больше относятся непосредственно к самим сотрудникам, но способствовать их решению является непосредственной функцией менеджера. Зачастую, сотрудники, работающие удаленно работают там же, где и живут, что способствует снижению мотивации. Сотрудник, пришедший на работу в офис, четко осознает, что это его рабочее место и будет работать, даже при низком уровне мотивации, чего нельзя сказать о сотруднике, работающем из дома. Для решения этой проблемы, можно использовать описанную выше практику ежедневного созвона всей команды в начале рабочего дня. Это позволяет инициализировать начало рабочего времени и настроиться на соответсвующий лад.

В завершении данной статьи приведем некоторые выводы. Конечно же удаленная работа, подходит не для всех сфер деятельности и даже не для всех компаний и людей в сферах где такой подход практикуется. Это может быть связано, не только с технической составляющей компании, но и с личными качествами сотрудников. Но в целом, с появлением IT решений, позволяющих не ограничивать работу географическими границами, тенденция перехода на удаленную работу вполне оправдана и улучшает положение как компаний, так и ее сотрудников.