Организация информационного потока в бизнес структурах

Возможность оперативного доступа к информационным ресурсам служит одной из основных составляющих успешной работы любой компании. Поэтому правильная организация поиска, систематизации, хранения как существующей, так и вновь поступающей оперативной информации является необходимым требованием информационного обеспечения функционирования предприятия. 

Основополагающим элементом организации информационного оборота является систематизация имеющейся и поступающей информации. Грамотная систематизация позволяет оптимизировать производственный процесс, экономить трудовые, временные, материальные ресурсы, тем самым увеличивая эффективность бизнес-процесса. Базовой основой документооборота предприятия, нормативного и правового обеспечения производственного процесса, обеспечения эффективного взаимодействия структурных подразделений служит созданная на основе систематизированной информации база данных, включающая четко структурированный электронный архив, оснащенный системой обработки запросов.

Систематизация информации содержит в себе следующие элементы [3]:

1. классификация;
2. разработка форм представления;
3. индексирование;
4. обеспечение доступа;
5. поиск по запросу.

Информация систематизируется в произвольных формах (простой текст, не ограниченный какой-либо определенной структурой) или в структурированных.  Структурированный вид предполагает создание определенных форм, содержащих тематические блоки информации.

База данных может быть охарактеризована как совокупность записей [1]. При этом структура базы должна быть организована так, чтобы обеспечивать наиболее простой поиск каждой конкретной записи. Еще одной характерной чертой оптимально организованной базы данных является возможность предоставления информации разного уровня – от самой общей, до детальной, а также разных форм выходных данных.

Если рассматривать понятие систематизация, то она представляет собой некую классификацию всей документации предприятия по разным группам. Кроме того, каждая организация может выбрать для себя наиболее удобный и простой способ систематизации информации и используемый тип классификации. 

В большинстве случаев все документы организации классифицируются согласно их назначению и систематизируется в соответствии с их номинальной, предметной, тематической, хронологической, авторской и архивной классификацией[2]. Рассмотрим каждый вид классификации.

Согласно номинальной классификации документы, имеющие разное назначение – нормативные документы, правовые, организационные, финансовые и т.д. – будут отнесены к разным классам [2]. Предметная классификация подразумевает распределение и хранение документов в соответствии с их принадлежностью к определенному направлению или предмету деятельности. Тематическая классификация строится на выделении документов, объединенных общей тематикой, хронологическая и авторская – на времени создания документов или именах их авторов соответственно. Архивная классификация документов базируется на сроках их хранения.

Помимо классификации процесс систематизации включает предварительную обработку информации и ее интерпретацию с целью облегчения поиска и доступа для конечного пользователя. Поэтому еще до размещения информации в структурных блоках и ее представления в соответствующей форме информацию необходимо переосмыслить и обработать, наделив конкретным смысловым значением. В самом общем плане можно сказать, что обработка информации имеет целью свести массив данных к образам, доступным для восприятия. При этом должны быть соблюдены три основных принципа: установление соотношения фигуры и фона; завершение образов; установление сходства и приблизительности [1]. Рассмотрим каждый из них по отдельности.

Установление соотношения фигуры и фона предполагает выделение из общего массива данных основной информации, призванной составить так называемую фигуру или образ. В этом случае вся прочая информация, не носящая основной смысловой нагрузки, будет служить фоном. В зависимости от состава массива данных фигура может быть выделена легко и однозначно, или же для ее выделения требуется дополнительное переосмысление информации. Случается и так, что фигура и фон меняются местами, тогда вся информация приобретает совершенно другой образ и, соответственно наполняется иным смыслом.

Завершение образа соотносится с понятием гештальта и предполагает возможность восстановления полного образа при отсутствии некоторых составляющих частей информации. Несмотря на несомненные плюсы этого процесса, при значительном недостатке информации итоговый образ может складываться неверно, что приводит к искажению сути или неправильной интерпретации данных.

Принцип установления сходства и приблизительности заключается в сравнении различных образов и выявлении их общих признаков. При этом индивидуальные особенности каждого из образов по незначительным признакам игнорируются, поэтому такие образы могут быть объединены в группы. Впоследствии группы схожих образов могут служить ответом на запросы, сформулированные по ключевым признакам этих образов. Организованная таким образом структура даст возможность получения наиболее полной информации по поисковым запросам.   

Наш мозг, в отличие от искусственно созданных систем обработки информации не подчиняется раз и навсегда заданным алгоритмам.  Обработка информации, основанная на логике, не является для человека единственным и универсальным способом взаимодействия с окружающим миром. Логика представляет собой последовательное проведение определенных операций, в результате которых человек синтезирует новый структурированный массив информации, представляющие собой выводы и заключения, то есть определяет возможные способы реагирования на внешние воздействия. Однако не все мыслительные процессы основаны только на логике. В обработке информации участвуют субъективные компоненты, такие как эмоции, чувства, личный опыт, ценностные ориентиры и т.д. При этом выводы, получаемые в результате мыслительного процесса, могут быть построены на основании субъективных предпосылок, то есть, основаны не на логических построениях, а на личностных особенностях восприятия.

Процесс восприятия – чрезвычайно сложен и не ограничивается лишь механическим получением, обработкой и систематизацией поступающей извне информации. Для принятия решений важно, чтобы поступающая информация была наиболее полной и разносторонней.  Поэтому у человека должна быть возможность получить информацию в доступной и удобной форме.

Рассмотрим наиболее распространенные виды систематизации.

При систематизации по принципу номинальности информация размещается в базах в соответствии с ее предназначением: договорная, организационная, правовая, финансовая и т.п.[3]

Систематизация по предметному признаку предполагает распределение информации в зависимости от ее принадлежности к той или иной предметной области. 

Систематизация по принципу хронологии подразумевает организацию хранения документов в соответствии с тем, к какому временному периоду они относятся. Например, организационная или бухгалтерская документация за 2016 год будет храниться отдельно от аналогичной документации за 2018 год.

Среди прочих наиболее распространенных видов систематизации информации можно назвать авторскую (распределение в зависимости от авторства документов) и архивную (основанную на сроках хранения документов).

После проведения систематизации одним из перечисленных способов, составляется сводный перечень, в котором каждому документу присваивается индивидуальный индекс, что позволяет быстро найти нужную информацию.

Для успешного функционирования любого предприятия вся информация должна быть систематизирована, идет ли речь о материальной документации (распечатанной на бумаге) или же об электронных документах. В случае с бумажной документацией необходимо составление архива документов, каждый из которых снабжен индивидуальным индексом и занесен в единый перечень. Это трудоемкая работа, требующая аккуратности и скрупулезности. Кроме того, хранение таких архивов предполагает дополнительные помещения с защищенным доступом. В этом плане электронный документооборот, несомненно, является более предпочтительным решением.

Правильно организованные информационные базы решают вопрос сбора, систематизации, обработки, хранения и предоставления информации пользователям наиболее эффективно.