Совершенствование формата ведомости сводного учета и калькуляции

Improving the statements consolidated of accounting and calculation

Ilia Bagaev

candidate of economic sciences, associate professor, Private Educational Institution of Higher Education Kazan Innovative University named after V.G. Timiryasov (IEML) – KIU, Russia, Kazan

Elmira Kudymova

student, Private Educational Institution of Higher Education Kazan Innovative University named after V.G. Timiryasov (IEML) (Kazan) – KIU, Russia, Kazan

Аннотация. Целью написания статьи является критическое переосмысление роли учета фактических затрат в управлении предприятием. Задачами являются: обоснование необходимости детализированного учета затрат; представление усовершенствованных форматов ведомости сводного учета и калькуляции, и их сопоставление с распространенными аналогами; раскрытие взаимосвязи между детализированным «посмертным» учетом и перспективным управлением. В работе применялся абстрактно-логический метод, а также диалектический подход к познанию экономических явлений, позволяющий анализировать их в увязке с другими объективными факторами.

Abstract. The purpose of this writing is a critical rethinking of the role of the "post-mortem" of accounting in business management. The objectives are: the rationale for detailed cost accounting; improved presentation format of the consolidated statement of accounting and costing, and their comparison with common counterparts; detailed disclosure of the relationship between the "posthumous" accounting and control perspective. The article used in the abstract-logical method and dialectical approach to the knowledge of economic phenomena, allowing to analyze them in conjunction with other objective factors.

Ключевые слова: «котловой» учет; ведомость сводного учета; учет будущих затрат; калькуляция; себестоимость.

Keywords: "boiler" method; the consolidated statement of account; accounting for future costs; calculation; cost.

На сегодняшний день исследователями в области управленческого учета уделяется недостаточно внимания формированию показателей фактических затрат на выпуск с дальнейшим калькулированием фактической себестоимости единицы выпуска. Считается, что показатели, формируемые по итогам месяца, представляют собой «посмертные» значения, непригодные для управления по причине присутствия в них уже совершенных ошибок, в то время как система управления должна упреждать возникновение возможных негативных явлений.

Не отрицая важность перспективной информации, авторы статьи, тем не менее, полагают, что без должного формирования фактических показателей за месяц на предприятии возникает разрыв между оперативным и бухгалтерским учетом, что не позволяет осуществлять полноценный контроль достоверности данных, представляемых цеховыми работниками в своих в отчетах.

Заметим, что на небольших предприятиях заменителем заключительного бухгалтерского контроля является оперативный контроль, осуществляемый не бухгалтерами, а экономистами. Подобная проверка данных оперативного учета, без увязки с бухгалтерской обработкой, ведет к тому, что проверяются только натуральные показатели потребления и выпуска – на основе применяемых норм расхода, в то время как ценовые колебания остаются вне рамок такого анализа. Причиной тому является в т.ч. «котловой» учет, который обезличивает затраты в номенклатурных группах и распределяет их между наименованиями вместо доведения отклонений до видов выпускаемой номенклатуры прямым способом. В результате распределения отклонений затраты на выпуск видов продукции в номенклатурной группе искажаются, при этом фактическая себестоимость 1 ед. каждого продукта подменяется плановым значением, скорректированным на условную величину отклонений. Естественно, что оценить влияние ценовых колебаний на вид или единицу продукта становится невозможным.

В большинстве специализированных источников упоминания, как о номенклатурных группах, так и о проблемах, связанных с искажением информации в рамках «котлового» учета, отсутствуют [1, с. 105; 3, с. 183; 4, с. 80 и др.]. Это, по мнению авторов статьи, проистекает из пренебрежения к «посмертным» данным, актуальность которых противопоставляется необходимости оперативного и перспективного управления. Однако на многих предприятиях цеховые данные выгружаются в модуль бухгалтерского учета или в отдельную бухгалтерскую программу, а не заводятся бухгалтерами вручную. А поскольку оперативный цеховой учет ведется детализировано, то и выгружаемые данные отражаются в аналитике 20-х счетов детализировано.

Таблица 1.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 20 «Основное производство» за месяц, в рублях

Следовательно, развитие автоматизации учетных процессов делает указанное выше противопоставление несостоятельным; более того, автоматизация предоставляет новые возможности для совершенствования учета фактических затрат с неизбежным усилением контроля производственной деятельности. Что же касается формирования не оперативной, а перспективной информации, то последняя также не отрицает ведения детализированного учета фактических затрат, а значит, не отрицает необходимости заключительного контроля.

В основу такого усиления закладывается усовершенствованный формат сводной ведомости, который формируется в т.ч. по запросу – с отображением только релевантной информации. Для примера приведем сначала стандартный формат оборотно-сальдовой (сводной) ведомости по 20 счету (см. таблицу 1).

Согласно данным таблицы 1 подразделения предприятия представлены двумя цехами с замкнутым производством, т.е. в каждом цехе изготовляется собственная продукция. Для целей написания статьи из всей производимой номенклатуры в каждом цехе выбрано по одной позиции. Так, в первом цехе отображены затраты на производство рычага натяжителя; во втором – затраты на производство подшипника. При этом статьи затрат не детализированы по нормам и отклонениям от норм, что препятствует осуществлению контроля.

Завершающим этапом производственного учета является формирование фактической себестоимости единицы (рычага натяжителя и подшипника). При этом свернутая по кредитовому обороту информация сводной ведомости не позволяет сформировать детализированную калькуляцию, а значит, затрудняет осуществление анализа себестоимости. Если в организации применяется учетная программа «1С: Бухгалтерия предприятия 3.0», то по итогам месяца формируется следующий формат калькуляционного регистра (см. таблицу 2).

Внимательное изучение формы калькуляционного регистра, заложенной в программу «1С: Бухгалтерия предприятия 3.0», позволяет сделать вывод о ее непригодности для целей проведения анализа себестоимости, поскольку статьи затрат, приводимые в калькуляции, представляют собой дебетовый оборот 20 счета, т.е. затраты на производство; а не кредитовый оборот, статьи которого представляют собой затраты на выпуск. Это значит, что при наличии брака и меняющихся заделов НЗП, а также прочих списаний, увязать возникающие отклонения с конкретным видом продукта или его единицей невозможно, несмотря на отсутствие «котлового» учета.

Таблица 2.

Калькуляция себестоимости подшипника за месяц, в рублях

Для более детального контроля за отклонением расходов от нормативных показателей, логично использовать развернутый формат сводной ведомости (см. таблицу 3), который представляет собой доработанный вариант ведомости сводного учета, предложенной Додоновым А.А. в 1981 году [2, с. 285]. Разница заключается лишь в том, что в ведомость добавлены статьи затрат, которые в условиях автоматизации легко формируются. Для получения развернутого формата ведомости в программе 1С следует создать справочник нормативной себестоимости единицы продукции в разрезе статей. Это позволит программе определять затраты на выпуск не только по каждому виду продукции, но и по каждой статье каждого вида продукции. Кроме этого, эффективность контроля за деятельностью цехов зависит и от детализации статей затрат на нормативные величины и отклонения.

Таким образом, сводная ведомость может быть представлена сразу двумя форматами: обычной оборотно-сальдовой ведомостью по счету 20 (см. таблицу 1) с обобщенными значениями цехового выпуска и НЗП; и развернутой сводной ведомостью, в которой не только затраты на производство, но также затраты на выпуск и незавершенное производство формируются постатейно. Развернутый формат позволяет анализировать влияние отклонений непосредственно на сам выпуск каждого вида продукции, чего обычный формат ведомости по 20 счету сделать не позволяет, поскольку его кредитовый оборот свернут.

Таблица 3.

Развернутая оборотно-сальдовая ведомость по счету 20 «Основное производство» за месяц, в рублях

Для целей анализа себестоимости логичным представляется разложение себестоимости единицы на статьи, которые и будут анализироваться. При этом «коробочная» версия программы не позволяет сделать это, а значит, требуется изменение программных алгоритмов таким образом, чтобы они позволяли формировать развернутый формат сводной ведомости. На основании данных развернутого формата сводной ведомости калькуляция единицы в постатейном виде может быть проведена следующим образом (см. таблицу 4). Аналогичным образом калькулируется себестоимость рычага натяжителя, выпущенного вторым цехом.

Таблица 4.

Усовершенствованный регистр калькуляции себестоимости подшипника за месяц, в рублях

Заметим, что усовершенствованный формат калькуляционного регистра не содержит такие показатели, как брак, незавершенное производство на начало и конец месяца, а также прочие списания. Дело в том, что данные показатели не участвуют непосредственно в калькулировании себестоимости единицы, на что ориентирован усовершенствованный формат; в то время как прежний формат калькуляции ориентирован не столько на определение себестоимости единицы, сколько на формирование затрат, приходящихся на выпуск, для чего требуются данные показатели. Однако затраты, приходящиеся на выпуск, уже имеются и в ведомости сводного учета (оборотно-сальдовой ведомости по счету 20) вместе с другими необходимыми для этого показателями (НЗП и пр.). Следовательно, стандартный калькуляционный регистр в большей мере дублирует показатели, нежели действительно отображает процесс калькулирования себестоимости единицы продукции, что является недостатком стандартного формата, а заодно подтверждает несостоятельность концепции множественной себестоимости.

Таким образом, применение развернутого формата сводной ведомости, который, в свою очередь, требует внесения изменений в форматы регистров оценки незавершенного производства на конец месяца, а также в калькуляцию, позволяет получать управленческую информацию в более наглядном виде, а значит, позволяет проводить анализ более качественным образом и принимать необходимые управленческие решения.