Виртуальные команды в бизнесе

VIRTUAL TEAMS IN BUSINESS

Anastasia Panferova

Postgraduate student, Financial University under the Government of the Russian Federation, Russia, Moscow

Аннотация. В статье рассматриваются особенности функционирования виртуальных команд в онлайн-проектах, а также их преимущества. Проанализированы характеристики, которые влияют на успешный запуск онлайн-проекта. Представлены основные задачи, которые требуют решения в работе с виртуальными командами в онлайн-проекте.

Abstract. The article discusses the features of the functioning of virtual teams in online projects, as well as their advantages. The characteristics that affect the successful launch of an online project are analyzed. The main tasks that require solutions in working with virtual teams in an online project are presented.

Ключевые слова: виртуальные команды; онлайн-проект; бизнес; сотрудник; руководство онлайн-проектом

Keywords: virtual teams; online project; business; employee; online project management

Виртуальные команды в бизнесе - это те, в которых хотя бы один член команды удален от остальных. Благодаря сочетанию глобализации, аутсорсинга, использования самых талантливых людей, где бы они ни находились, гибкой работы и многого другого, виртуальные проекты находятся на подъеме.

В последние годы доступность коммуникационных технологий, таких как электронная почта, аудиоконференции, социальные сети, веб-медиа и видеоконференции, сделала виртуальные команды осуществимыми для многих онлайн-проектов в тех местах, где их раньше не было [2].

Преимуществ виртуальных команд много. Вот список их самых ключевых преимуществ:

- возможность сформировать идеальную команду проекта

- получить специализированный опыт в онлайн-проекте

- экономия денег

- повышение морального духа сотрудников

- связь с персоналом проекта 24/7

Создание бизнеса с виртуальными командами требует иного набора коммуникативных навыков, тактики и инструментов, чем запуск проекта, в котором участвуют штатные сотрудники.

Виртуальные команды - это группы сотрудников, которые работают над одним и тем же проектом из разных мест, общаясь друг с другом через электронную почту или приложения для обмена сообщениями.

Работа удаленно становится все более распространенной среди компаний, которые полагаются на работников умственного труда, которые могут работать из любого места, часто используя только ноутбук и соединение Wi-Fi.

Общая тенденция к гибкой работе, включая виртуальные команды в бизнесе, была отмечена в докладе Всемирного экономического форума «Будущее рабочих мест». Авторы указывают на необходимость «переопределения границы между работой и личной жизнью в процессе». Поскольку удаленная работа может помочь работодателям легче находить и нанимать талантливых работников, а работникам - жить более независимо, существует одна проблема, которую необходимо решить:

«Задача для бизнеса, отдельных лиц и правительств будет заключаться в том, чтобы выработать пути и средства обеспечения того, чтобы меняющийся характер работы приносил пользу всем» [3].

Повышение доступности Интернета, облачных решений для совместной работы, рост числа рабочих мест для совместной работы сделали работу в виртуальных командах еще проще. При правильной тактике и инструментах бизнеса управлять этими командами не так сложно.

Действительно сложно превратить группу людей, которые никогда не встречались, в команду.

С виртуальными командами можно использовать эксперта в любой точке мира. И это устраняет самую большую переменную. Где-то в мире наверняка найдется эксперт, который может помочь определенному онлайн-проекту, а технология телеконференций гарантирует, что расстояние больше не является препятствием.

Виртуальные команды онлайн-проектов могут использовать самый дешевый труд в мире. Это обеспечивает дополнительный доход в развивающихся странах, в то же время делая онлайн-проект более конкурентоспособным (если он находится в развитой стране). Это беспроигрышный вариант. Конечно, доходы в развитой стране будут расти со временем и устранят это преимущество, если преимущества виртуальных команд будут в достаточной мере реализованы.

Кроме того, виртуальные команды экономят деньги на офисных расходах. Вот некоторые примеры:

Использование домашних офисов для членов проектной команды и сотрудников, которые хотят освободить централизованный проектный офис.

Использование офисного пространства, доступного в других проектах или организациях, таких как подрядчики, консультанты и так далее. То есть субподрядчики могут работать вне своих офисов.

Перемещение сотрудников в более дешевые офисы за пределами центральных районов [4].

Виртуальные команды могут даже увеличить успех онлайн-проекта, разместив критических членов команды в критических местах. Например, крупный поставщик может иметь представителя в том же городе, что и член проектной команды. Эти отношения с заинтересованными сторонами могут быть очень важным элементом успеха онлайн-проекта.

Как это ни парадоксально, считают, что в бизнесе, по возможности, нужно собирать команду физически на ранней стадии. Личная встреча может помочь в создании команды, знакомстве друг с другом, укреплении доверия и отношений.

Если это невозможно, тогда нужно приложить все усилия, чтобы помочь удаленным сотрудникам развить командный дух виртуально, например, создавая чат-группы. Там сотрудники могут вести непринужденную беседу, обмениваться мыслями, не обязательно связанными с бизнесовыми проектами, которые они выполняют.

Люди также могут познакомиться друг с другом с помощью веселых занятий. Есть игры, разработанные специально для удаленных команд. Они довольно эффективны для того, чтобы сломать лед в начале бизнес-проекта.

Работая с удаленными командами, очень важно развивать дух товарищества среди сотрудников, чтобы они были более готовы работать вместе, делиться своими знаниями и помогать друг другу в разработке проекта.

Успешный запуск бизнесового онлайн-проекта зависит от двух вещей:

- Собрать как можно больше информации о проекте, чтобы полностью понять его сложность, ожидания клиента и бизнес-цели.

- Передачи этих идей своей команде и убеждение, что все понимают, что от них требуется.

Чем лучше руководитель сможет это сделать, тем легче его команде будет выполнить ожидаемое.

Одним из основных отличий между началом бизнес-проекта с виртуальной командой и управлением собственной командой является то, что руководителю нужно уделять больше внимания, чтобы избежать микроуправления.

Нужно начать с постановки простых целей и задач проекта, разъяснить их всем, кто вовлечен в процесс, чтобы избежать путаницы и вопросов один на один в дальнейшем [1].

При назначении задач важно учитывать доступность сотрудника. Работая с виртуальными онлайн-командами, нужно иметь в виду:

- различные часовые пояса и как они могут повлиять на рабочее общение

- национальные праздники и личные выходные

- почасовую доступность - особенно важно при работе с частичной занятостью и фрилансерами.

Имея все это в одном, общий график поможет поддерживать правильный поток проекта. Руководитель онлайн-проекта также сможет избежать задержек, вызванных отсутствием некоторых членов команды, которые не были включены в рабочий процесс.

Налаживание четкого коммуникационного процесса с самого начала жизненно важно при работе с удаленными командами.

Поскольку большая часть общения будет осуществляться через приложения электронной почты и обмена сообщениями, при наборе удаленных сотрудников рекомендуется нанимать хороших писателей. Хорошие письменные навыки общения сотрудников онлайн-проектов помогут избежать недоразумений.

Ведя проект, нужно найти способ установить общий график встреч с командой. Ежедневные звонки, в которых участвуют все участники проекта, могут помочь понять текущее состояние: что сделано, о чем нужно позаботиться и как это сделать.

Это также облегчит мониторинг рабочего процесса.

Для других звонков, таких как встреча по планированию проекта или сеансы проверки, звонки клиентов и т. д., нужно планировать все заранее и записывать встречи в календари сотрудников. Важно иметь в виду разницу во времени и заранее сообщать своим товарищам по команде.

Одной из самых больших проблем, связанных с общением с виртуальной командой онлайн-проекта, является установка специальных вызовов. Иногда, когда появляется что-то срочное, может возникнуть желание перейти на вызов как можно скорее, но при асинхронной связи это может быть невозможно. Одним из способов решения этой проблемы может быть установка времени в течение дня, когда все члены команды (или, по крайней мере, большинство из них) доступны, и выполнение этих вызовов в эти часы.

Выводы. Управление виртуальной командой онлайн-проекта зависит от навыков общения, тактики и инструментов, которые используются. Поскольку сотрудники в основном не могут встретиться лично, чтобы обсудить проект, его цели и проблемы, то, как это будет сделано в интернете, повлияет на его успех.

Использование онлайн-инструментов для совместной работы и согласование ее с правильными процессами и прозрачностью помогут достичь поставленных целей и выполнить проект, как ожидалось.