Роль первичной документации в бухгалтерском учете

THE ROLE OF PRIMARY DOCUMENTATION IN ACCOUNTING

Irina Vinokurova

Student, Financial University under the government of the Russian Federation (Tula), Russia, Tula

Svetlana Nefedova

Candidate of economic Sciences, associate Professor, Financial University under the government of the Russian Federation (Tula), Russia, Tula

Аннотация. В статье показана роль первичной учетной документации в системе бухгалтерского учета. Рассмотрены требования, предъявляемые к оформлению первичных документов в соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете». Показана возможность унификации первичной документации.

Abstract. The role of primary registration documentation in system of accounting is shown in article. Requirements imposed to registration of primary documents according to Federal Law "About Accounting" are considered. Possibility of standardization of primary documentation is shown.

Ключевые слова: первичная документация, закон, реквизиты, факт хозяйственной жизни.

Keywords: primary documents, law, details, fact of economic life.

Основой развития и процветания в любой организации, независимо от ее формы собственности и структуры, является бухгалтерский учет. Все процессы и операции должны отражаться в первичных документах. На основании данных, содержащихся в таких документах, появляется возможность реализовать требования к бухгалтерскому учету.[2]

Полученный документ является первым сигналом к началу работы бухгалтера. Именно поэтому документ, который составляется в момент операции (или сразу после ее окончания), и называется первичным.

Данные для первичных бухгалтерских документов бухгалтерия обычно получает непосредственно от участников фактов хозяйственной жизни – руководства компании, партнеров по сделкам и т. д. Но в любом случае, прежде чем составить или принять к учету первичный документ, бухгалтер должен убедиться в том, что этих сведений достаточно для того, чтобы считать их достоверными. Чтобы помочь бухгалтерам проверить, так ли это, законодательно утверждены обязательные реквизиты первичного документа. Другими словами – графы, которые должны присутствовать в любом первичном документе, и при этом непременно быть заполненными.

Перечень обязательных реквизитов установлен частью 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ:

– наименование и дата составления документа;

– название компании, составившей документ (полное или сокращенное – значения не имеет);

– содержание факта хозяйственной деятельности (описание операции или какого-то события, которое отражается в учете);

– натуральное или денежное измерение (рубли, штуки, упаковки и т. п.).

– должности сотрудников, совершивших операцию и ответственных за нее (ответственных за оформление события), их подписи и Ф.И.О. (или иные данные для идентификации[1]

Формы первичных документов, которые подтверждают большинство событий в жизни предприятия , бухгалтерия разрабатывает сама . Для документов, которые фирма подписывает совместно с контрагентом, строгую форму первичной документации возможно не ставить. По другому имеет возможность появиться обстановка, когда в документ будет необходимо заносить исправления по притязанию контрагента

Классификация первичной документации предполагает разделение на бланки внутреннего и внешнего пользования. Внутренние документы описывают операции, затрагивающие деятельность одного учреждения – компанию, которая составила эту справку. Внешние предназначены для фиксации сделок и их результатов между двумя и более участниками.

Для внутренних бланков характерно деление на такие группы:

• Распорядительный тип – применяются для выдачи указаний и предписаний структурным единицам и персоналу.
• Исполнительная разновидность шаблонов используется для отображения операций, которые были совершены в текущем периоде.
• Документы для бухгалтерского оформления – их назначение заключается в систематизации всего комплекса событий и обобщении полученных документальных сведений (яркий пример – учетные регистры).

К бухгалтерским регистрам относят книги и журналы, карточки учета. Этот тип документации может быть разделен на подвиды, различающиеся способом заполнения и ведения:

• хронологические – все операции в них показываются в строгом соответствии фактической хронологии событий;
• систематические (пример – кассовая книга);
• комбинированные;
• аналитические;
• синтетические, предполагающие разбивку сумм по обобщенным счетам учета.

Первичная документация может иметь форму договора между контрагентами, счета на оплату, товарной накладной, актов по приемке и сдаче выполненных заданий. К первичным документам относится комплекс бланков по расчетам с персоналом. В эту категорию входят табель, расчетные ведомости.

Оприходование и выбытие активов предприятия оформляется при помощи первички. Для этой категории документов характерно наличие типовых форм. Ранее они были обязательными к применению для всех хозяйствующих субъектов. Теперь каждая организация сама решает, использовать рекомендованные бланки или разработать свои шаблоны.[3]

Особое внимание в бухгалтерской практике уделяется кассовой первичке. Она является унифицированной. Изменение набора реквизитов или структуры шаблона может привести к лишению даже подписанного бланка юридической силы. В эту группу входят все виды документов, которыми показывается поступление денег в кассу, их выбытие. К ним причисляют и кассовую книгу, которая обобщает весь комплекс действий с наличностью

Учет первичной документации должен быть организован таким образом, чтобы каждый бланк проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери справок и других форм. Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие. Исходящие формы - это формы, созданные на предприятии (независимо от того, выпущены ли они сторонним организациям или остаются на предприятии).

Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности бланков необходимо разработать и утвердить график документооборота с номенклатурой дел. В графике надо раскрыть этапы оформления, регистрации документов, процедуру их передачи на хранение с указанием временных рамок, перечислить ответственных за каждый шаг сотрудников

Новейшие технологии добрались и до бухгалтерии, поэтому первичные документы можно составлять не только на бумажном носителе, но и в виде электронных файлов. Главное, чтобы эти файлы были подписаны электронной подписью [4].

Хранить первичную документацию положено не менее пяти лет после отчетного года, иногда – больше . Для этого документы обычно подшивают в специальную папку, из которой они не смогут пропасть или потеряться . Если операций много, таких папок может быть несколько.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что без первичной документации в бухгалтерском учете невозможно отразить хозяйственные операции, а, следовательно, и для учета ее последствий – изменения активов и пассивов предприятия