Особенности документооборота в организациях сферы услуг

FEATURES OF DOCUMENT CIRCULATION IN THE ORGANIZATIONS OF THE SERVICE SPHERE

Nadezhda Korovina

Master’s student, Lipetsk State Technical University, Russia, Lipetsk

Elena Grinavtseva

Candidate of Economic Sciences, Associate Professor, Lipetsk State Technical University, Russia, Lipetsk

Аннотация. В данной статье раскрыты современные особенности документооборота в российских организациях сферы услуг, обусловленные усилением влияния цифровых технологий в данной сфере в контексте воздействия внешних и внутренних факторов, оказывающих влияние на российскую экономику.

Abstract. This article reveals the modern features of document flow in Russian organizations in the service sector, due to the increasing influence of digital technologies in this area in the context of the impact of external and internal factors that affect the Russian economy.

Ключевые слова: сфера услуг; фирмы-исполнители; бухгалтерский учет; предприятие; специальные налоговые режимы.

Keywords: service sector; executing firms; accounting; enterprise; special tax regimes.

В настоящее время сфера услуг является одной из важнейших сфер предпринимательской деятельности. С данной сферой сталкивается практически ежедневно каждый человек. В ней занято множество экономических субъектов, принадлежащих к различным видам бизнеса. С каждым годом их количество растет, а услуги становятся более удобнее для конечных потребителей, качественнее и совершеннее. Во многом это связано со спецификой оказания услуг в современных рыночных условиях, необходимостью повышения своей конкурентоспособности. Сложившаяся эпидемиологическая ситуация, связанная с распространением коронавирусной инфекции, подтвердила весной 2020 года необходимость активизации работы по внедрению цифровых технологий в сферу услуг.

Многие услуги были переведены в цифровой формат, за исключением тех, которые могут быть оказаны лицу лишь при его присутствии.  Для подписания любого документа потребуется получить электронную подпись, которая должна быть у всех сторон сотрудничества; возникает необходимость тщательной проработки порядка хранения электронной документации; должно быть проработано обеспечение полной безопасности персональных данных, содержащихся в документах; присутствует необходимость создавать резервные копии всех хранящихся в цифровом виде сведений; появляется необходимость получения сотрудниками высокого уровня квалификации для работы с базами данных. Документооборот в сфере услуг с какой-то мере стал проще, но с другой стороны он стал требовать к себе повышенного внимания, так как организация должна следить за постоянной работоспособностью электронной системы учета платежей и обращать к технической поддержке при возникновении проблем.  Документооборот между организациями осуществляется через оператора без необходимости установки спецоборудования и программного обеспечения. Отправлять допускается документы любой организации, которая зарегистрирована на территории РФ. Также отправитель вправе отправить своим контрагентам приглашение по электронной почте самостоятельно. Для удобства подписания документов важно иметь цифровую подпись.

Специфика оказания услуг в целом связана с их нематериальной формой, чем они отличаются от товаров или выполнения работ, которые имеют материальное выражение. Иными словами, результат оказания услуг не имеет материальной основы, поэтому исполнителю нечего передавать. Еще одной особенностью услуг является то, что услуги потребляются лишь в процессе их оказания. После завершения процесса оказания конкретной услуги она считается оказанной. Услуга потребляется в процессе ее оказания. Кроме того, ввиду нематериальной формы оказания услуг имеются некоторые проблемы в сфере оценки их качества и субъективности их оценки со стороны потребителей [2, c. 76].

Организация и ведение бухгалтерского учета на предприятиях сферы услуг в современной России имеют ряд особенностей ввиду специфики данной сферы.

В качестве первой такой особенности отметим, что бухгалтеру фирмы, работающей в сфере услуг, приходится обрабатывать большое количество документов. В зоне особого внимания находятся договора, счета на оплату, акты, платежные поручения, квитанции, чеки. Перечисленные общие документы актуальны при оказании любых услуг, будь то обучение, передача прав на пользование имуществом, консультирование и т.п. Однако, в отдельных случаях пакет документов расширяется. Например, оказание строительных услуг предусматривает обработку проектно-сметной документации. Кроме того, для оказания отдельных услуг необходимо наличие у бухгалтера отдельных знаний. Например, услуги по перевозке грузов требуют от бухгалтера компетенций в области оформления, анализа и обработки товарно-транспортных накладных, путевых листов [1, c. 9].

Многие услуги в настоящее время не имеют договорной основы (например, большинство косметологических услуг, услуг парикмахерских и т.д.). Но существуют и такие услуги, когда заказчик и исполнитель оформляют договор (например, образовательные услуги, многие медицинские услуги частных фирм и др.). В соответствии с актуальным законодательством оформление договора не является обязательным. Но в случае, если договор составляется и подписывается сторонами, он, как правило, закрепляется оплатой счета. В этом документе отражается стоимость, условия оказания, вид услуги. Полный пакет документов минимизирует риск возникновения споров с налоговой службой и (или) контрагентами, упрощает их разрешение в случае возникновения спорных ситуаций. Существуют такие услуги, на которые исполнитель дает определенную гарантию, что также прописывается в тексте договора (например, договор оказания стоматологических услуг в частной клинике).

Другим документом, который распространен в учете услуг, является акт об оказании услуг. Он может быть составлен для того, чтобы подтвердить факт оказания услуги. Данный документ подписывается обеими сторонами (организацией, оказывающей услуги, и лицом, ее получаемым) и хранится у каждой из них.

Первичная документация имеет для бухгалтерского учета предприятия сферы услуг огромное значение. Кроме того, если документы оформлены неправильно или отсутствуют, услуги не получится включить в состав затрат для уменьшения налогооблагаемой прибыли. Проблемы с первичными документами могут поставить под сомнение и обоснованность расходов (в этом случае расходы фирмы увеличиваются). При этом налоговая проверка обязательно обратит на это внимание. Таким образом, наличие полного объема всей первичной документации важно как для целей бухгалтерского, так и налогового учета. В настоящее время законодательство не обязывает компании, работающие в сфере услуг, использовать унифицированные формы первичных документов. Они вправе разрабатывать и использовать собственные формы таких документов, но при условии, что они соответствуют действующему законодательству.

Бухгалтерский учет услуг у организаций, которые являются их исполнителями, зависит непосредственным образом от категории (малый средний или крупный бизнес), вида их деятельности и режимов налогообложения. Нередко для оптимизации налогообложения они выбирают специальные режимы (УСН, патенты и др.). В отличие от организаций, которые являются субъектами торговли, фирмы, оказывающие услуги, не работают с НДС, соответственно, если объемы их выручки и прочие критерии позволяют отнести их малому или среднему бизнесу, то они имеют право отчитываться по упрощенной системе налогообложения [4, c. 146]. Кроме того, для  частных лиц, которые оказывают услуги индивидуально, без штата работников (например, лица, осуществляющие подработку, лица, которые оказывают персональные услуги (репетиторство, массаж, косметические услуги на дому и т.д.), сегодня широко используется новый специальный налоговый режим – налог на профессиональный доход.  Переход на него осуществляется добровольно. Ставка по нему составит 4%, если фирма работает с физическими лицами, или 6%, если она работает с  юридическими лицами. В Липецкой области он введен с 1 июля 2020 года.

Таким образом, проведенный анализ позволил сделать вывод о том, что услуги – довольно динамично адаптирующийся к воздействию внешних факторов на вид предпринимательства. Основное отличие в учете услуг и товаров, которое определяет саму специфику такого учета, – это нематериальность услуг. Это обуславливает такие особенности, как наличие множества первичной документации по учету услуг, зависимость формирования отчетности от категории экономического субъекта (малый средний или крупный бизнес), вида деятельности и режимов налогообложения, широкое использование предприятиями сферы услуг специальных налоговых режимов, которые позволяют легально оптимизировать налоговую нагрузку. Кроме того, сфера услуг широко востребована в России экономическими субъектами, так как бухгалтерский учет в целом проще, чем у производственных или торговых предприятий. В учете сферы услуг за последние годы появилось немало нововведений, выраженных в тесном сближении РСБУ с МСФО, а также удобств для отечественных фирм-исполнителей. Поэтому можно с уверенностью сказать, что сфера услуг будет активно развиваться, получат распространение новые, нестандартные виды услуг, а также услуг, которые могут быть оказаны дистанционно. В современных условиях многократно увеличиваются роли аналитического учета затрат и результатов, использования для цели калькулирования способов управленческого учета.