Внедрение пневмопочты для снижения затрат времени документооборота

Аннотация. В данной статье рассматривается необходимость использования бумажного документооборота. Проблемы использования бумажных документов. Предложена система передачи документов посредством пневмопочты. Обоснование и организационные вопросы создания пневмопочты для эффективной работы производства. Предварительный результат внедрения новой системы пневмопочты.  

Ключевые слова: документооборот, сопроводительная документация, производственный процесс, внедрение, пневмопочта.

Большинство предприятий в современном мире все чаще переходят на электронный документооборот, ссылаясь на то, что количество бумаг, которые необходимо заполнить в обязательном порядке, постоянно растет. Использование данного метода упрощает поиск необходимого договора, заказа или распоряжения среди электронной документации. Таким образом гораздо проще информировать сотрудников по электронной почте, чем знакомить каждого в организации с бумажными документами.

Экономическая эффективность производства базируется на том, что основным источником дохода должна быть высокая организованность и производительность труда, особенно на этапе производства продукции.

Усложнение продукции, повышение требований к ее качеству и обострение конкуренции являются основными причинами, по которым производители вынуждены кардинально пересматривать формы и способы ведения своей деятельности в области производства.

В производственной среде у работника не всегда есть возможность использовать электронные устройства для просмотра документов. К примеру оператору токарного или фрезерного станка  было бы невозможно использовать компьютер для  оформления сопроводительного документа, так как данные документы должны подтверждаться подписью от руки в бумажном экземпляре.

Оформление комплекта документов (сопроводительная карта, чертеж), которые используют работники - сложный и длительный процесс, занимающий 5-8 рабочих часов. Подбор чертежа и оформление сопроводительной (наименование изделия, количество, материал) карты осуществляются согласно плановому перечню изделий.

Отделы ПДБ, БВХ, снабжения и ПЗ находятся на разных этажах и корпусах, что значительно увеличивает время процесса оформления. Для дополнительного повышения производительности работников и экономии рабочего времени предлагается организовать пневмопочту.

Пневмопочта – это вид транспорта, система перемещения капсул под действием сжатого воздуха. Данная система надёжная, удобная и быстрая в качестве связи между отделами.

В наше время пневмопочта актуальна на промышленных предприятиях со сложным производством, состоящим из многочисленных структурных подразделений, которые находятся далеко друг от друга.

К производству продукции, как и к любой деятельности, предъявляются основные требования:

- снижение производственных расходов;

- высокая производительность труда при сохранении  качества продукции.

Чтобы соответствовать этим критериям, промышленная пневмопочта является чрезвычайно удобным,  быстрым и  недорогим средством перемещения документов.

Основные преимущества использования современной системы пневмопочты следующие:

- оперативная передача документов;

- эффективное использование рабочего времени персонала;

- гибкая структура и возможность модернизации системы;

- возможность установки в строящихся и готовых помещениях;

- возможность прокладки трубопровода между зданиями.

Внедрить планируется 5 специальных станций, которые позволят полностью автоматизировать процесс передачи документов на рабочие места.

После  установки системы пневмопочты в производстве должны значительно снизиться временные затраты, а также  повыситься надежность, оперативность и эффективность работы.

Пневмопочта на промышленном предприятии может оптимизировать документооборот между функциональными подразделениями, такими как ПДБ, БВК, ПЗ, склады и т. д.

Устройство пневмопочты позволит наладить документооборот со смежными и параллельными отделами, для согласования комплектов документов.