ПРИЧИНЫ И ПРОБЛЕМЫ РАЗРАБОТКИ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ АУДИТА ПЕЧАТИ

Аннотация. Рассмотрены причины и способ разработки информационной системы для сбора информации от печатающих сетевых устройств по протоколу SNMP в среде разработки Intellij IDEA.

Ключевые слова: программный продукт, расходные материалы, система аудита печати.

Введение

Любая организация несет расходы, имея в своем офисе принтеры, МФУ или копировальные аппараты. Данные расходы относятся не только на бумагу и картриджи, но и на замену различных узлов КМТ (копировально-множительной техники, здесь и далее под КМТ будет пониматься оргтехника: принтера, МФУ, копировальные аппараты). Несмотря на век цифровых технологий, ежегодно во всем мире тратится более 115 млрд листов бумаги. При этом компании тратят значительные финансовые ресурсы для обеспечения сотрудников бумагой для печати, принтерами и расходными материалами к ним.

Каждый офисный работник использует в среднем до 10 000 листов бумаги в год, причем 45% документов отправляются в корзину в течение 24 часов после создания, в 62% организаций потребление бумаги остается на прежнем уровне или растет, в среднем один документ копируется 19 раз (включая фотокопии и распечатки). Для того чтобы лучше осознать значение отказа от бумажных носителей, необходимо понять уровень расходов на бумагу в компаниях [1].

Небольшой офис тратит на бумагу около 500 тысяч рублей в год. При этом большая часть сотрудников российских офисов — 61% — используют для печати от 11 до 50 листов бумаги в день. Однако те, кто печатает меньше 10 листов, всего 20%, 12% работников расходуют за день от 50 до 100 листов, а 7% за день отправляют на печать более ста листов бумаги.

Руководители организаций часто сталкиваются с вопросом минимизации затрат на обслуживание офисной техники при анализе затрат организации. Существуют несколько способов минимизации затрат при эксплуатации оргтехники: во-первых введение электронного документа оборота, во-вторых, использование специальных программ аудита объемов печати.

Использование электронного документа оборота при правильном его внедрении значительно уменьшает затраты на печать и как следствие необходимо меньше картриджей, частота замены технических узлов в принтерах требуется меньше. Однако полностью вывести все документы в электронный документооборот невозможно в силу правовых, финансовых или иных особенностей.

Часто руководители организаций начинают задавать вопросы как минимизировать затраты на печать и как вести учет расходов на КМТ? Как оптимально использовать КМТ? Причинами повышения расходов может быть несколько:
Организации все еще вынуждены печатать документы, а значит следующим шагом минимизации затрат это аудит печати способный контролировать всех пользователей и всю оргтехнику организации.

Для решения данного вопроса необходимо обладать информацией: «Кто печатает?», «Как много печатает?». Для ответа на эти вопросы необходим сбор информации для небольшого офиса с небольшим парком оргтехники можно, собирать вручную, а для больших организаций или корпораций без специального программного обеспечения не обойтись. [2 c. 152,3 c. 27, 4, 5, 6].

В статье «О проектировании системы учета оргтехники и программного обеспечения на предприятии» отмечается необходимость быстрого и четкого реагирования на изменения в потребностях на оргтехнику обеспечения ее бесперебойного функционирования и эффективного использования. [3 с.129]. В статье «Автоматизированные информационные системы поддержки служб предприятия» отмечается необходимость разработки программного обеспечения для учета оргтехники. Поэтому актуальной задачей является разработка программного обеспечения для автоматизации информационной системы учета и ремонта компьютерной техники на предприятии.[4 с. 27].

Представленные на рынке и сети Интернет готовые решения ПО аудита печати подходит для решения проблемы учета расходов оргтехники, но: во-первых данные решения платные, во-вторых, большинство из них импортного производства, в-третьих, это коммерческие продукты и они имеют закрытый код, в-четвертых, данные приложения ориентированы большинстве своем на ОС Windows, в-пятых, ориентированы на сбор информации с сетевых устройств.

Использование данных средств в государственных органах невозможно по следующим причинам: во-первых, в госучреждения должно использоваться отечественное ПО [7], во-вторых, данное ПО должно пройти категорирование и проверку ФСТЭК на возможные скрытые закладки и не регламентируемые возможности в соответствии с 21 приказом ФСТЭК [8].

В 2015 году было принято Постановление Правительства № 1236 на основании, которого заказчикам запретили закупать иностранное ПО при наличии российского аналога [7]. При этом потребность в зарубежных программах нужно аргументировать.

Разработка систем по учету расходных материалов КМТ необходима для отечественного рынка программного обеспечения.

2 Постановка задачи

Необходимо разработать систему учета печатающих устройств с автоматизированным сбором информации от печатающих устройств по локальной сети организации. С учетом курса на переход государственных учреждений на отечественное ПО необходимо, чтобы разрабатываемая система была не зависима от операционной системы.

В данной статье рассмотрим решения поставленной задачи при помощи протокола SNMP, а для этого необходимо решить несколько вопросов: во-первых, выбрать среду разработки; во-вторых, разработать структуру хранения данных (разработка структуры базы данных); в-третьих, разработка методов сбора информации о расходе бумаги и тонере.

3 Вариант решения поставленной задачи

Для разработки данного проекта воспользуемся средой Intellij IDEA и PostgreSQL. Выбор данного ПО объясняется следующими причинами: Intellij IDEA современная среда разработки способная создавать web приложения под разные операционные системы, PostgreSQL является масштабируемой СУБД распространяемой по свободной лицензии.

База данных проекта будет содержать набор таблиц обеспечивающих учет устройств печати и их местоположения(филиал, отдел, кабинет) и объем расходных материалов(картриджи, бумага).

Simple Network Management Protocol SNMP – это протокол прикладного уровня используется для управления устройствами в ip-сетях на основе архитектуры TCP/UDP [9]. «Протокол SNMP (Simple Network Management Protocol) – это стандартный интернет протокол для сбора и организации информации об управляемых устройствах в IP-сетях и изменения этой информации для изменения поведения устройств»[10, c.327].

Схема работы протокола заключается в наличии двух частей программы – управления и агента. Программа – управления занимается задачей управления сетевыми устройствами или сбор информации от них. Агент SNMP предоставляет данные управления или значения переменных на запрос программы – управления. Все переменные структурированы и входят в состав базы управленческой информации (MIB). MIB описывают структуру данных управления и содержат иерархическое пространство имен, которым поставлено в соответствие идентификаторы объектов (OID). Каждый OID определяет переменную, которая может быть прочитана или установлена через SNMP [10 c.327,11 c.64,12 c.38]. Таким образом, данный протокол может помочь при сборе данных от сетевых принтеров необходимо только наличие рабочего протокола на устройстве, открытый сетевой UDP-порт 161 и знание нужного OID.

Возможности протокола SNMP позволяют получать различные значений параметров принтера, таких как: счетчик страниц, уровень тонера картриджа, и др.

Для реализации метода сбора информации по протоколу SNMP воспользуемся библиотекой SNMP4J. SNMP4J-это бесплатная реализация SNMP с открытым исходным кодом корпоративного класса для Java SE. Поддерживаются следующие версии SNMP и протоколы безопасности: SNMP v1, v2c и v3, протоколы аутентификации MD5, SHA и SHA-2 [13].

Для получения данных от устройства по протоколу SNMP необходимо знать ip-адрес этого устройства и OID определяющий переменную [10 c.327,11 c.64,12 c.38]. Метод будет возвращать значение переменной в виде строки, а параметрами являются ip-адрес хоста и OID.

Внутри данного метода необходимо будет создать экземпляры классов TransportMapping, CommunityTarget, PDU, SNMP:

TransportMapping определяет общий интерфейс для SNMP и обеспечивает передачу запросов и прием результатов,

CommunityTarget представляет свойства SNMP для модели обработки сообщений на основе протоколов (SNMPv1 и SNMPv2c),

Класс PDU представляет блок данных протокола SNMP,

Класс SNMP используется для отправления запроса и получения результата.

Однако для получения результата необходимо кроме ip-адреса устройства знать OID параметра. Существует более 1 миллиона значений OID. Для выбора нужных значений OID существует «Глобальная справочная база данных OID»[14]. Из данной базы можно выбрать следующие значения OID:

• Модель принтера 1.3.6.1.2.1.25.3.2.1.3.1
• Сетевое имя 1.3.6.1.2.1.1.5.0
• Статус принтера 1.3.6.1.2.1.43.17.6.1.5.1.1
• Тонер остаток 1.3.6.1.2.1.43.11.1.1.9.1.1
• Тонер максимум 1.3.6.1.2.1.43.11.1.1.8.1.1
• Тип картриджа 1.3.6.1.2.1.43.11.1.1.6.1.1
• Всего отпечатано (счетчик отпечатанных листов) 1.3.6.1.2.1.43.10.2.1.4.1.1

Приведем текст метода получения данных от устройства по протоколу SNMP:

4 Вывод

Системы сбора и учета расходных материалов необходимы для контроля затрат в современных организациях, чтобы отследить расходы или выявить необоснованные расходы выделяемые организацией на печать документов. При разработке таких систем одним из решений может стать протокол SNMP.

При реализации проекта в среде разработки Intellij IDEA можно использовать библиотеку SNMP4J. Данная библиотека предоставляет возможность реализовать метод сбора информации от устройств печати по протоколу SNMP. Избавляя разработчика от проектирования большого количества сложных модулей. Реализация описанного метода поможет в системе учета расходных материалов проводит опрос устройств по ip-адресам и OID получать результаты запросов и фиксировать их в базу данных. В дальнейшем данная информация может быть использована для анализа расходных материалов для печатающих устройств, что способствует своевременному реагированию на закупку и установку необходимых запчастей, бумаги, картриджей, а также выявить неэффективное использование печатающих устройств в организации.