MS POWER BI БАЗАСЫНДА КӘСІПОРЫН ҰЙЫМДАРЫ ҮШІН КЕШЕНДІ БИЗНЕС-ТАЛДАУДЫ АВТОМАТТАНДЫРУ ӘДІСТЕМЕСІН ӘЗІРЛЕУ

Аннотация. Ресурстардың шектеулі болуына байланысты шағын және орта ұйымдар көбінесе қолмен Стратегиялық талдау жүргізуге және нәтижелерге негізделген басқару шешімдерін қабылдауға мәжбүр. Алайда, заманауи ақпараттық технологиялар ұйым ресурстарының шектеулілігін ескере отырып, стратегиялық басқару саласында тиімді шешімдер қабылдау процестерін автоматтандыру мәселесін шешуге мүмкіндік береді. Бұл мәселені шешу үшін жеке ұйымның ерекшеліктерін ескере отырып, аналитикалық құралдарды конфигурациялау қажет. Мақалада MS Power BI мысалында бизнес-аналитиканың ақпараттық жүйелерін қолдана отырып, шағын және орта бизнес ұйымдары үшін кешенді бизнес-талдауды автоматтандыру мәселесі қарастырылған.

Кілт сөздер: инновация, аналитика, автоматтандыру, цифрландыру, бизнес-аналитика, Power BI жүйесі, кәсіпкерлік, қаржы, маркетинг, сату.

Кіріспе

Ұйымдардағы стратегиялық талдаудың негізгі проблемаларының бірі ақпараты өңдеудің күрделілігі оның әртүрлілігі және үлкен көлеміне байланысты. Жедел шешім қабылдау үшін расталған деректерге назар аудару өте маңызды және де деректер егжей-тегжейлі немесе жинақталған түрде болу керек. Ал бухгалтерлік есептен алынған бастапқы ақпарат көбінесе шала дерек болып табылады, бұл менеджерлер және ұйым менеджерлеріне стратегиялық шешімдер қабылдауға кедергі жасайды. Сондай-ақ шағын және орта кәсіпорындарда деректерді талдаудың негізгі мәселелерінің бірі дұрыс емес құрылымдық деректер болып табылады. Егер бұл мәселені шешу үшін ірі компаниялар мүмкіндігінше сыртан мамандарды жалдауға немесе кеңес берушілердің білікті көмегіне жүгінуіне тура келеді, агенттіктер мен аутсорсингтік компаниялар, орта және шағын бизнес табысты іс жүргізу үшін қажет қосымша ресурстарды аз тарта отырып, арзан және қарапайым шешім.

Business intelligence (BI) жүйелерін талдау

Business intelligence-жүйелер (BI – жүйелер) - басқару шешімдерін қабылдау үшін ішкі және сыртқы ақпараттың үлкен көлемін жинауға, талдауға, түсіндіруге және визуализациялауға мүмкіндік беретін бағдарламалық құрал.

Бұл үрдіс бірқатар факторларға байланысты. Сарапшылар компаниялар BI-жобаларды өз бетінше жүзеге асыра алмайтындығын атап өтті, өйткені автоматтандырылған шешімдерді енгізумен қатар, деректерді толтыру бойынша персоналды оқыту және олардың дұрыстығын одан әрі бақылау қажет. Қазіргі уақытта деректерді визуализациялауға арналған бірнеше негізгі BI платформалары бар, олардың ішінде: QlikView, Oracle, MS Power BI, Qlik Sense, SAP BI. Негізгі критерийлер бойынша платформаларға салыстырмалы талдау жүргізе отырып, авторлар ШОБ ұйымдарында олардың ерекшеліктерін ескере отырып пайдалану үшін ең перспективалысын анықтады (кесте. 1).

Кесте 1.

Power Bi жүйесінің салыстырмалары

Business Intelligence-жүйе базасында ШОБ ұйымдары үшін бизнес-талдауды автоматтандыру әдістемесін әзірлеу

Жұмыс аясында авторлар ШОБ ұйымдарында ақпаратты жинау мен өңдеудің адаптивті әдістемесін әзірлеу және енгізу қажеттілігін түсінді. Бұл әдіс Microsoft Power BI деректерін модельдеу технологиясы негізінде BI бизнес-аналитика құралдарын қолдана отырып, дайын шешімдерді енгізу арқылы шағын және орта бизнестің оңтайлы басқару шешімдерін қабылдауға қолдау көрсету мәселесін шешуге бағытталған. Жұмыс барысында ШОБ ұйымдары қызметінің тиімділігін арттыру мақсатында деректердің үлкен көлемін түсіндіру және визуализациялау бойынша мүмкін немесе бар шешімдерге талдау жүргізілді. Әдістемені сынақтан өткізу үшін ұйымды анықтау үшін авторлар BI жүйесін енгізу бойынша қызметтерді пайдалануға мүдделі тұтынушы-ұйымның портретін анықтады. Мұндай ұйымдардың айналымы жылына 50 миллион аз, онлайн және офлайн сатылымдары бар және қызметкерлер саны 30 адамнан аспайды. Сонымен қатар, компания басшысы шешім қабылдаушы болып табылады және бәсекелестік артықшылықтың элементі ретінде аналитика саласына инновацияларды енгізу қажеттілігі туралы қалыптасқан түсінікке ие. Қызмет көрсету және бөлшек сауда саласындағы қызметті жүзеге асыратын тапсырыс берушілеріміздің деректері негізінде есепті проблемалық талдауды жүргізе отырып, деректердің дұрыстығына теріс әсер ететін бірқатар проблемалар анықталды [4]. Көп жағдайда бұл мәселелер компанияның бастапқы деректерін сақтау құрылымына байланысты. ШОБ ұйымдары негізінен Microsoft Excel - дегі қызметті қолмен есепке алады, соның салдарынан процесті автоматтандыруға кедергілер туындайды:

1. Бастапқыда таңдалған деректер құрылымы реляциялық емес, сондықтан белгілі бір негізгі көрсеткіштер бойынша таңдалған сүзгілерді ескере отырып, жиынтық мәндерді есептеу мүмкін ,стігіне байланысты проблемалар туындайды;

2. Деректер қолмен енгізілгендіктен, адам факторы пайда болады, оған теру қателері немесе бірдей ақпаратты әртүрлі белгілермен қайталау кіреді. Жүйе мұндай ұяшықтарды әр уақытта әр түрлі қабылдайды, бұл сонымен қатар қажетті көрсеткіштерді дұрыс шығаруға мүмкіндік бермейді.

BI-шешімдерді енгізу тиімділігін бағалау және олардың өтелуін есептеу үшін ретроспективті деректерге талдау жүргізу қажет, бұл қазіргі уақытта әдісті іске асыру ұзақтығының жеткіліксіздігіне байланысты мүмкін емес. Алайда, қазірдің өзінде 3 ай ішінде зерттеу ұйымдарында ұсынылған әдісті енгізуден шығындарды орта есеппен 7% - ға қысқарту туралы айтуға болады. Авторлар бұл тұжырымдарды 2019 жылдың сәуірі мен шілдесіндегі операциялық және басқару шығындарын салыстырмалы талдау негізінде шығындардың төмендеу қарқынын есептеу арқылы жасады (формула 1).

Формула 1. Шығыстарды азайту формуласы.

мұндағы, Ес - автоматтандырылған жүйені енгізуден үнемдеу; Ci-зерттелетін кезеңнің басындағы операциялық және басқару шығындары; CJ-зерттелетін кезеңнің соңындағы операциялық және басқару шығындары.

Бұл нәтиже, ең алдымен, менеджерлер тарапынан қаржы ағындарын күнделікті бақылауға байланысты, соның арқасында ұйымдар қажетсіз нәтижелерді жою бойынша уақтылы шаралар қабылдауға мүмкіндік алды. Сонымен қатар, автоматтандырылған аналитика олардың KPI-ін басшылық үнемі қадағалап отыратынын білетін қызметкерлер үшін қаржылық емес мотивация болды.

Осылайша, BI шешімдері дәстүрлі аналитиканың бірнеше кедергілерін еңсеруге мүмкіндік берді: құрылымданбаған деректер, аналитикалық есептерді дайындаудың ұзақ мерзімі және нәтижесінде көрсеткіштердің өзектілігі. Бірінші кедергіні еңсеру үшін Интеграция мен визуализацияның келесі кезеңдерінде дұрыс ақпарат көрсетілуі үшін Тапсырыс беруші үшін деректерді жүргізу үшін реляциялық нысанды құру өте маңызды. BI-шешімдерді енгізу тұтынушыларға күнделікті және стратегиялық шешімдер қабылдау кезінде сенімділік береді. Бір өнімді сынап көргеннен кейін, мысалы, сату туралы есеп (сурет. 2), олар оны автоматтандырылған қаржылық есептілікпен және интернет-маркетинг бойынша жиынтық деректермен толықтырғысы келеді [5].

Сурет 1. Power Query мәліметтерді жүктеу және дайындау

Кез келген ақпарататарды Power Bi бағдарламасына жүктеу алдында Power Query арқылы өңдеу қажет (Сурет 1). Өңделген мәліметтерді Power Bi жүйесінде визуализациялауға болады.

Енді ақпаратарды визуализациялау үшін диаграмаларды таңдап кестені өрістер ретінде алуға болады(Сурет 2).

Сурет 2. Кестені диаграмаға айналдыру

Жоспар сомасы қанша пайзға өзгергені үшін келесі формуланы қолданамыз: % = (B-A)/A*100 сандарының өзгеруін есептеу үшін формуланы қолданамыз, мұндағы B - салыстырылатын мән, ал A-бастапқы мән, біз мұндай есептеулерді екі жылға жасаймыз (3 Сурет)
 

3 Сурет. Жоспар сомасының ұлғаю немесе кему тенденциясын көрсету дэшборды

Қорытынды

BI-қызметтер нарығының дамуы көптеген бизнес-процестерді автоматтандырумен қатар жүретін цифрлық экономиканың дамуына байланысты. Ақпаратты өңдеудің ақпараттық жүйелерін пайдалану ұйымдарға құрылымдалмаған ақпараттың үлкен көлемін өңдеуге, түрлендіруге және ұйымдастыруға және күрделі процестердің визуалды интерпретациясын алуға мүмкіндік береді. Сату, маркетинг, қаржы, персонал, сатып алу, жеткізушілер және кез келген басқа бағыттар бойынша интерактивті есептер компания қызметінің нәтижелерін жан-жақты бағалауға мүмкіндік береді. BI-өнімді енгізе отырып, шок жинақталған деректерді құрылымдауды, олардың Автоматты аналитикасын және ұйымның тиімділігі мен басқару шешімдерін жедел және ең бастысы негізделген қабылдау көрсеткіштерін бақылау құралын алады.

Жұмыста шағын және орта бизнес ұйымдары үшін бизнес-аналитика жүйесін пайдалану мүмкіндіктері қарастырылып, оның тиімділігін арттыру үшін осы жүйені теңшеуді оңтайландыру бағыттары ұсынылған. Жұмыста көрсетілген нәтижелер авторлардың бөлшек сауда және заң қызметтерін көрсету саласындағы ұйымдар үшін Power BI жүйесі негізінде ақпаратты жинау және өңдеу әдістемелерін құру және енгізу барысында алған практикалық тәжірибесіне негізделген. Көрсеткіштерді бақылау және уақтылы басқару шешімдерін қабылдау құралына айналатын автоматтандырылған аналитиканы енгізудің оң әсері алғашқы айларда байқалады. Енгізілген BI-шешімдер компаниялар үшін бәсекелестік артықшылыққа айналады және ағымдағы қызметті реттеу үшін ғана емес, сонымен қатар ұзақ мерзімді стратегияларды құру үшін де пайдаланылатын болады.