Мобильные приложения, поддерживающие дистанционное управление проектами и сотрудниками

С каждым годом люди вносят изменения в ведение бизнеса и автоматизируют системы. Автоматизация систем очень выгодна предпринимателям, так как это сокращает время, затраченное на рутинные работы. Взаимодействие с клиентом также останется главным фактором ведения бизнеса. Возрастающая конкуренция подстегивает руководителей автома­тизировать и улучшать свои системы ведения бизнеса. Для того, чтобы систематизировать контакты и общение с клиентом есть различные CRM – системы. Все действия сохраняются в одной системе, что очень удобно при ситуации, когда сотрудник внезапно не может вести работу (заболел, уволился). Все неоконченные разговоры новый сотрудник может с легкостью восполнить.

В современном мире котируется мобильность и быстрая реакция ответа. Все больше людей имеют смартфоны, которые поддерживают интернет и социальные сети. Таким образом клиенту легче общаться через телефон и выполнять все действия именно там. Потому что мобильное устройство всегда имеется при себе. Намного удобнее иметь мобильное приложение в телефоне, нежели заходить на сам сайт в браузере.

В статье рассматриваются мобильные приложения: «Мобильный мегаплан», «CRM – система «Простой бизнес», «Projecto», «Mas Project», «Bitrix24» в IOS.

Мегаплан – это отечественная система управления бизнесом, которая позволяет устанавливать задачи и поручения, следить за их выполнением, хранить базу данных сотрудников компании, вести историю клиентов и т. д. Разработчики - одноименная компания Мегаплан.

Является полноценным Groupware продуктом. Само ПО может быть установлено как на личный сервер компании в интранет, так и арендовано на серверах поставщика решения «Мегаплан» (SaaS).

Ключевая особенность «Мегаплана» в его SaaS-редакции заключается в интерфейсе программы, который создан с учетом высоких требований к удобству пользования и эргономике рабочего пространства. Для этого архитекторы использовали современные веб‑технологии AJAX – все функциональные блоки на страницах могут обновляться целиком без перезагрузки, снижая нагрузку на сервер и уровень потребляемого трафика. Интерфейс сервиса совместим со всеми современными веб-браузерами, что означает, что компания не будет зависеть от какой-либо специфичной и устаревшей версии ПО. [1]

Достоинством программы «Мобильный мегаплан» являются диспетчера при регистрации. Диспетчеры интересуются целями и могут ответить на все интересующие вопросы. Есть оповещения о постановке на новую задачу, о комментарии, об истечении срока задачи или его изменении. Основной недостаток заключается в том, что нельзя добавить сотрудника прямо в приложении. Такая возможность есть только на основном сайте.

«Простой бизнес» — это CRM-система. Она универсальна и подходит для любой сферы деятельности. Среди клиентов ОАО «Лукойл», ООО «ТК «Белаз», UNIDO, ОАО «РусГидро» и еще более 90 тысяч пользователей по всему миру. Награжден знаком «Лидер отрасли» в 2017 году [2].

Одно из достоинств приложения «CRM – система «Простой бизнес»» — это легкая система приглашения сотрудников (по почте, смс или социальные сети). Можно переносить задачи в свой календарь телефона, а также позвонить сразу с приложения через свою базу контактов (причем будет отображаться добавочный номер в начале – от фирмы). Также есть диспетчеры. Недостатком приложения является медленная скорость работы и подвисания системы. В задачах нельзя назначать / переназначать сотрудника после создания задачи.

Из достоинств приложения «Projecto» – это демо-версия, можно посмотреть как работает система уже в активном состоянии. В контактах можно добавлять сотрудников и так же закреплять их к конкретным отделам. Присутствуют теги, по которым быстро можно найти соответствующие задачи или события. Из недостатков можно выделить только сложность освоения программы из-за многочисленности функций.

MAS Project - система для повышения эффективности бизнеса, которая сочетает инструменты управления проектами, итоговыми целями (KPI), временем и взаимодействием, а также опции визуального планирования. Сервис предлагает варианты настройки всех уровней оргструктуры и сотрудников, возможность совместной работы, отслеживания личных достижений, стратегического и оперативного планирования, а также функции HR [3].

Программа поможет руководству отследить потерю прибыли на неэффективных менеджерах, а отдел персонала сможет спланировать календарь отпусков, табель и учёт рабочего времени. MAS Project подойдёт для работы в команде благодаря функциям каскадного управления делами, истории изменений, системе комментирования и настройке доступа.

В сервисе представлены матрицы эффективности, отчёты, опции достижения и мотивации сотрудников. Обширная база знаний даёт возможность разобраться в процессах с нуля, а визуальная карта целей и аналитика позволяют планировать результаты. Создатели MAS Project предлагают, как облачную, так и коробочную версию программы с возможностью SSL-шифрования и резервного копирования, а также мобильное приложение. Система позволяет автоматизировать большинство бизнес-процессов, а также наладить личный и коллективный тайм-менеджмент.

Из достоинств «Mas Project» можно выделить только одно, это статистика выпол­ненных, просроченных задач по кварталам или месяцам. Недостатком является регистрация. В приложении ее нет, только на сайте. Может вызвать сложности при входе в приложение, так как помимо логина и пароля, нужно указать вид протокола и адрес сети, который был присвоен при регистрации. Приложение имеет глюки.

Битрикс24 – облачный сервис для командной работы, включающий систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), интранет-портал, чат и менеджер задач; возможно подключение внешних провайдеров телефонии, почтового клиента, системы распознавания лиц и визиток. Разработчик и провайдер – российская компания 1С-Битрикс [4].

Интересное достоинство приложения «Bitrix24» – это его живая лента. Руководитель может постить записи, которые будут видны определенным людям или всем сотрудникам компании. Также посты можно лайкать и комментировать. В задачи можно добавлять подзадачи, писать целый чек-лист. В историю звонков телефонный звонок не сохраняется. Недостатком программы является приглашение сотрудников. Их можно пригласить только по e-mail, тем временем у конкурентов можно делать приглашение по смс, почте или просто скинуть уникальную ссылку.

Мобильное приложение должно быстро работать, занимать минимально возможное количество места в памяти телефона, иметь возможность быстрого обновления по всем ОС, на которые выпущено приложение. Использовать чат с клиентами и записывать контакты только в приложение, иметь возможность передавать клиента другому сотруднику. Получать оповещения о приближающемся сроке дедлайна.

Планируемый алгоритм создания приложения: для сокращения времени и штата сотрудников будет использоваться фреймворк Ionic для создания кроссплатформенного приложения на сразу две платформы, а именно IOS и Android. Будет использоваться основной сайт, с которого будет происходить обмен информации и синхронизация. В приложение будет включена функция создания клиента, возможность общения с ним прямо из приложения, уведомления о приближении крайнего срока выполнения задачи и статистика выполненных работ. Тем самым обновления будут происходить быстрее, а функции приложения будут просты в освоении и помогут быть мобильным.