Реорганизация бизнес-процессов при изменении информационной системы на предприятии

Аннотация. Процесс реорганизации бизнес-процессов при внедрении в структуру производства предприятия новой информационной системы, в настоящий период времени, подвержен некоторым изменениям.  В статье изучен разбор данного процесса, включающий в себя рассмотрение информационных систем различных видов, процесса ее внедрения на предприятии, непосредственно сам процесс реорганизации бизнес-процессов после внедрения информационной системы.

Ключевые слова: Бизнес-процессы; Информационная система; Автоматизация.

Все чаще компании стали сталкиваться с необходимостью внедрения информационной системы в свою среду в погоне за усовершенствованием всех процессов. При внедрении нового объекта на предприятии, логично предположить дальнейшую реорганизацию его бизнес-процессов. Под информационной системой (ИС) принято понимать систему, направленную на хранение, поиск и обработку данных, а также соответствующие организационные ресурсы, обеспечивающие и распространяющие информацию [1].

Выделяют несколько видов изменения информационной системы в организации:

1. Установка информационной системы с нуля, при отсутствии какой-либо предыдущей;
2. Расширение функционала действующей информационной системы;
3. Удаление некоторых функций в действующей информационной системе;
4. Установка новой информационной системы с сохранением частичного функционала старой;
5. Полная смена информационной системы;
6. Установка системы, предназначенной для выполнения роли интерфейса между двумя существующими, но не совместимыми ранее.

После принятия решения об установке или смене старой информационной системы в организации активизируется ряд процессов, направленных на ее изменение:

1. Описание бизнес процессов.

Данный процесс необходим для четкого понимания, какие процессы будут изменены и каком образом при внедрении на предприятии новой информационной системой. Для достижения этой цели необходимо подробное описание каждого бизнес процесса, существующего на предприятии. Это описание проводится на уровне самого процесса и основных его составляющих. Также указываются входящие и исходящие ресурсы рассматриваемого бизнес процесса. Описание бизнес процессов представляется, при внедрении ИС, не только основой, но и механизмом оценки возможных изменений, а также критерием, которому должен соответствовать обновленная схема бизнес-процесса.

2. Процесс проведения тренингов по новой информационной системе.

Данный процесс проходит тогда, когда участники проекта по внедрению новой ИС незнакомы с принципами ее работы. При этом сам тренинг не должен носить детальный характер, достаточно будет предоставить информацию по базовому функционалу системы, с углубленным изучением настроек тех параметров, которые позволят организовать необходимую инфраструктуру для осуществления бизнес-процессов фирмы.

3. Тестирование системы.

Участники проекта по установке новой информационной системы обязательно, после прохождения тренинга, должны ее протестировать. Сам процесс представляет собой начало моделирования процессов в системе на основании документации, созданной на этапе описания бизнес процессов фирмы. Происходит проверка способности системы обрабатывать информацию. Которая циркулирует в компании. На данном этапе, помимо прочего, создается документация по описанию функционала системы и начинают формироваться методические пособия по работе с новой информационной системой.

4. Разработка дополнительной функциональности.

Если новая информационная система неспособна обрабатывать какой-либо бизнес-процесс, происходящий в организации, то она требует разработки дополнительного функционала. Данный процесс может быть поручен как сотрудникам организации, на которой устанавливается информационная система, так и сторонним разработчикам. Здесь может изменится содержание проекта, при чем это может произойти как в сторону сокращения части функционала, так и в сторону его расширения. Данный вопрос регламентируется бюджетом, выделенным на проект по внедрению информационной системы.

5. Процесс обучения пользователей работе с системой.

Данный процесс подразумевает то, что участники проекта по внедрению информационной системы начинают обучать персонал, который в дальнейшем будет с ней взаимодействовать, необходимым для этого навыкам и знаниям по работе с системой. Это необходимо для дальнейшего тестирования системы, а также для привыкания сотрудниками фирмы к нововведению.

6. Процесс тестирования информационной системы пользователями.

Сотрудники, работающие в определенных процессах фирмы, более широко разбираются как в самом процессе, так и в его «подводных камнях», поэтому могут заметить ошибки или неточности, производимые системой, которые не могли быть учтены участниками проекта по внедрению. В ходе этого тестирования проверяется качество, полнота и готовность к внедрению новой информационной системы.

В данный процесс внедрения обычно входят следующие под процессы:

• Разработка набора сценариев тестов для пользователей.
• Составление графика тестирования.
• Изучение мнения пользователей о системе.
• Проведение формальной аттестации пользователей.

7. Ввод реальных данных в новую информационную систему.

На этом этапе новая информационная система уже признана готовой для установки. Под данными, вводимыми в новую систему, понимаются заказчики, их адреса, контакты; список продуктов, производимых фирмой, а также их характеристики; цены и скидки; склады, их адреса и контакты; поставщики, их адреса и контакты; перевозчики; консультанты; банки; транспорт и его характеристики и многое другое.

После того, как все базовые данные введены, начинается процесс ввода рабочей информации, соответствующей бизнес-процессам. Как правило это начинается с ввода начальных балансов. На следующий рабочий день информация начинает вводится уже параллельно в две системы, новую и старую. Такой ввод длится до тех пор, пока вся информация, находившаяся раньше в старой системе, не будет введена в новую.

8. Полный переход на новую информационную систему.

Данный процесс ввода новой информационной системы подразумевает прекращение ввода данных в старую систему и продолжение ввода данных только в новую информационную систему. После внедрения новой информационной системы, она начинает использоваться как часть всего процесса реализации деятельности компании. Однако с ее внедрением замечается ряд изменений, связанных с выделением, на фоне старых рутинных процессов, новых форм организации людей, вовлеченных в новые проекты фирмы [4]. Теперь решения в системе управления предприятием принимаются людьми на основе информации, являющейся продуктом информационной системы. В ней все исходные данные автоматически преобразуются в информацию пригодную для принятия решений посредством технических решений системы, по заранее заданным алгоритмам без вмешательства человека. Но данный факт не подразумевает, что система способна функционировать без людского вмешательства. Персонал информационной системы сам определяет структуру исходной и результатной информации, порядок ее сбора и регистрации, контролирует ее достоверность и полноту, определяет порядок преобразований исходных данных в результативные и контролирует сам ход выполнения процесса преобразований. К тому же ввод исходных данных в систему также осуществляется персоналом информационной системы. В современных информационных системах процедуры информационного процесса интегрированы с функциями управления организацией. Организационно информационные системы работают через создание автоматизированных рабочих мест для работников системы управления. Номенклатура автоматизированных рабочих мест напрямую зависит от организационной структуры фирмы. Она разделяется на различные функции управления, в распоряжении которых есть ряд собственных решаемых задач. Все задачи распределяются по комплексам, поэтому каждое автоматизированное рабочее место ориентировано на определенный комплекс задач. Распределение комплексов зависит от разделения функций между различными подразделениями информационной системы управления фирмой, а также между сотрудниками ее подразделений и другого [2, с. 392]. Для информационной системы характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. Внутренние информационные связи существуют между задачами внутри отдельных комплексов, а также между самими комплексами. Так, например, задачи учета затрат и сводного учета базируются на информации, которая является результатом решения задач комплексов учета основных средств, материальных ценностей, труда, заработной платы и другого. А задачи этих комплексов, в свою очередь, используют первичную информацию оперативного учета. Внешние информационные связи автоматизированной информационной системы проявляются в использовании данных, поступающих от внешних организаций [3, с. 6].

Тем самым бизнес-процессы предприятия при изменении информационной системы приобретают автоматизированный характер, а функциональная модель самой системы стоится на основе комплексов, задач, а также внешних и внутренних информационных связей между задачами.