ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: АНАЛИЗ ПРЕИМУЩЕСТВ, НЕДОСТАТКОВ И ПРОГНОЗ РАЗВИТИЯ ДО 2026 ГОДА

DIGITAL ДОКУМЕНТООБОРОТ (EDO): ANALYSIS OF POSITIVE AND NEGATIVE ASPECTS, FUTURE DEVELOPMENT UNTIL 2026

Solokhnenko Irina Olegovna

Master's Student, Rostov State Economic University (RSUE "RINH"), Russia, Rostov-on-Don

Аннотация. В статье представлена характеристика электронного документооборота (ЭДО) как современного инструмента управления документами в организациях. Исследуются ключевые преимущества и недостатки внедрения ЭДО в бизнес-процессы, включая экономическую эффективность, скорость обработки документов и безопасность данных и экологический аспект. Особое внимание уделяется правовому регулированию электронного документооборота и техническим требованиям к системам ЭДО. Анализируются потенциальные изменения в законодательстве, влияющие на развитие ЭДО, а также рассматриваются новые возможности для оптимизации бизнес-процессов. Результаты исследования могут быть полезны как для теоретиков, изучающих процессы цифровизации документооборота, так и для практиков, планирующих внедрение ЭДО в своих организациях.

Abstract. The article provides a description of digital document management systems (EDMS) as modern tools for managing documents in organizations. It examines the key advantages and disadvantages of implementing EDMS into business processes, including economic efficiency, speed of document processing, data security, and environmental aspects. Special attention is given to legal regulation of digital document flow and technical requirements for EDMS. Potential changes in legislation affecting the development of EDMS are analyzed, along with new opportunities for optimizing business processes. The research findings may be useful both for theorists studying digitalization trends in document management and practitioners planning implementation of EDMS within their own companies.

Ключевые слова: электронный документооборот, достоинства и недостатки ЭДО, перспективы развития ЭДО

Keywords: digital document management, advantages and disadvantages of electronic document management, prospects for the development of electronic document management

История возникновения электронного документооборота (ЭДО) началась в конце XX века, когда развитие компьютерных технологий позволило хранить и передавать документы в цифровой форме. Первые шаги были связаны с созданием баз данных и локальных сетей, позволяющих сотрудникам крупных компаний обмениваться файлами друг с другом.

Электронный документооборот (ЭДО) — это система организационных и технологических мероприятий, направленных на создание, обработку, передачу, хранение и уничтожение документов в электронной форме с использованием информационно-коммуникационных технологий. Документы в электронном виде удостоверяются с помощью электронной подписи (ЭП), которую каждая организация получает индивидуально. Порядок выпуска и использования электронной подписи регламентируется федеральным законом №63-ФЗ «Об электронной подписи».

С развитием Интернета стало возможным осуществлять обмен документами между организациями, что способствовало появлению первых специализированных сервисов и систем ЭДО. Это привело к принятию ряда нормативно-правовых актов, закрепляющих юридическую силу электронных документов и формирующих правовые основы их использования.

Вопросы кибербезопасности и защиты информации при ведении электронного документооборота урегулированы федеральным законом №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Возможность ведения первичного учёта документов в электронной форме обеспечена нормами федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Правила оформления счетов-фактур, их составление и выставление устанавливаются Налоговым кодексом РФ. Статьи 160 и 434 Гражданского кодекса РФ предусматривают право на подписание документов электронной подписью и обмен ими посредством электронных коммуникаций.

Кроме того, отношения в сфере электронного документооборота дополнительно регулируются федеральными законами №98-ФЗ «О коммерческой тайне», №152-ФЗ «О персональных данных», а также отдельными постановлениями Правительства РФ.

Российский рынок представлен несколькими крупными операторами, такими как «Диадок», «Контур», «СФЕРА», предлагающими широкий спектр услуг по обмену документацией и интеграционные решения с корпоративными системами клиентов.

По данным  платформы klerk.ru: «Объем рынка ЭДО в России в 2025 году превысил 32 млрд. руб., показав рост на 14% по сравнению с предыдущим годом, по данным СКБ Контур. Уровень проникновения электронного документооборота среди крупнейших компаний превышает 98%, в сегменте МСП он остается на уровне 45% в 2025 году» [1].

Сегодня ЭДО является неотъемлемой частью современного бизнеса, помогая компаниям оптимизировать процессы, сократить расходы и соответствовать новым стандартам цифровой экономики [2]. ЭДО имеет не только несомненные достоинства, но недостатки, сравнительная характеристика которых приведена в таблице 1.

Таблица 1.

Сравнительная характеристика достоинств и недостатков ЭДО

Составлена автором.

Эта таблица наглядно демонстрирует баланс плюсов и минусов ЭДО, и позволяет произвести анализ перспектив и возможностей совершенствования электронного документооборота.

С 2026 года российское пространство электронного документооборота (ЭДО) ожидает решающая трансформация. Федеральная налоговая служба укрепляет систему цифрового контроля, делая бизнес-процессы единообразнее, а логистику полностью зависимой от электронных инструментов. Так, начиная с 1 ноября 2025 года, налоговые органы больше не будут принимать письменные запросы (включая жалобы, объяснения, ходатайства и прочие документы) через системы электронного документооборота (ЭДО). Вместо этого подавать подобные обращения придется через следующие каналы:

- Личный кабинет налогоплательщика,

- Обратную связь на платформе портала «Госуслуги»,

- Официальный веб-сайт Федеральной налоговой службы.

С начала 2026 года, а именно с 1 января, вводится обязательный порядок подачи универсального передаточного документа (УПД) как единственного формата для фиксации фактов отгрузки продукции, оказания услуг и выполнения работ.

Наконец, с 1 сентября 2026 года вся отрасль грузовых перевозок обязана окончательно перейти на ведение электронного документооборота. Это касается абсолютно всех участников рынка: грузоотправителей, грузополучателей, экспедиторских компаний и транспортных фирм вне зависимости от вида используемого транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного).

Эта ситуация представляет собой как серьезное испытание для компаний, так и шанс: увеличить скорость обмена документами, уменьшить затраты и добиться большей точности в управлении процессами.