ЦИФРОВАЯ ТРАНСФОРМАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА ОПЕРАЦИЙ С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ КАК ИНСТРУМЕНТ ПОВЫШЕНИЯ ФИНАНСОВОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

DIGITAL TRANSFORMATION OF ACCOUNTING FOR TRANSACTIONS WITH ACCOUNTABLE PERSONS IN THE REPUBLIC OF BELARUS AS A TOOL FOR ENHANCING FINANCIAL SECURITY OF AN ORGANIZATION

Alshanets Ksenia Aleksandrovna

Student of the Faculty of Economics and Management, educational institution “Belarusian State Economic University”, Belarus, Minsk

Rakhnianskaya Veronika Nikolaevna

Student of the Faculty of Economics and Management, educational institution “Belarusian State Economic University”, Belarus, Minsk

Shevchuk Daria Viktorovna

Student of the Faculty of Economics and Management, educational institution “Belarusian State Economic University”, Belarus, Minsk

Doroshkevich Natalia Mikhailovna

Scientific supervisor, PhD in Economics, Associate Professor, Educational institution “Belarusian State Economic University”, Belarus, Minsk

Аннотация. Цель — обосновать влияние цифровой трансформации бухгалтерского учёта операций с подотчётными лицами на финансовую безопасность организации. Метод — анализ нормативной базы, обобщение практических нарушений, кейс-метод. Результат — разработанная модель автоматизации (корпоративные карты, мобильное распознавание чеков, электронные авансовые отчёты) позволяет снизить налоговые риски на 80–90%, сократить просроченную задолженность подотчётников в 5–7 раз и уменьшить трудозатраты бухгалтера на 70%. Выводы — внедрение цифровых инструментов в учёт операций с подотчётными лицами является эффективным фактором повышения финансовой безопасности организации.

Abstract. Background — to substantiate the impact of digital transformation of accounting for transactions with accountable persons on the financial security of an organization. Methods — analysis of regulatory framework, generalization of practical violations, case method. Result — the developed automation model (corporate cards, mobile receipt recognition, electronic advance reports) reduces tax risks by 80–90%, reduces overdue debt of accountable persons by 5–7 times and reduces accountant labor costs by 70%. Conclusion — the introduction of digital tools in accounting for accountable persons is an effective factor in increasing financial security.

Ключевые слова: бухгалтерский учёт, операции с подотчётными лицами, цифровая трансформация, финансовая безопасность, налоговые риски, автоматизация, внутренний контроль.

Keywords: accounting, transactions with accountable persons, digital transformation, financial security, tax risks, automation, internal control.

Введение. В системе бухгалтерского учёта Республики Беларусь операции с подотчётными лицами занимают одно из центральных мест в повседневной работе бухгалтерии [1, 4]. К ним относятся командировочные расходы, приобретение материалов за наличный расчёт, представительские затраты и другие хозяйственные нужды. Именно на этом участке учёта наиболее часто фиксируются нарушения, которые влекут за собой финансовые потери и претензии со стороны контролирующих органов [2, с. 23].

Под финансовой безопасностью организации в данном контексте понимается минимизация рисков: нецелевого использования выданных средств, несвоевременного возврата авансов, утраты первичных документов и, как следствие, доначисления налогов, пеней и штрафов [9, с. 466]. Традиционный бумажный документооборот уже не позволяет эффективно управлять этими рисками. Чеки печатаются на термобумаге и быстро выцветают, авансовые отчёты сдаются с большими задержками, а бухгалтер тратит до 70% рабочего времени на исправление ошибок [7, с. 380].

Цель настоящей статьи – показать, что цифровая трансформация учёта операций с подотчётными лицами служит действенным инструментом повышения финансовой безопасности белорусских организаций [8]. Для достижения цели авторами решены следующие задачи: выявлены типичные риски ручного учёта подотчётных сумм, описаны цифровые инструменты их минимизации, представлен практический кейс внедрения, сформулированы рекомендации по переходу на автоматизированную модель.

1. Риски для финансовой безопасности при традиционном учёте операций с подотчётными лицами. Анализ практики работы белорусских предприятий и аудиторских проверок показывает, что наибольшую угрозу финансовой безопасности несут четыре группы рисков [5, с. 268].

1.1. Налоговые риски. Отсутствие надлежащим образом оформленных первичных документов лишает организацию права включить понесённые расходы в затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, и принять «входной» НДС к вычету [3]. Бумажные чеки на термобумаге теряют читаемость через 3–6 месяцев. При выездной проверке налоговая инспекция снимает неподтверждённые расходы. Доначисление налога на прибыль и НДС (по ставке 20% каждый) плюс пени и штрафы – это прямая угроза финансовой устойчивости [2, с. 25].

1.2. Риски нецелевого использования и хищений. Выдача наличных денег под отчёт без эффективного контроля создаёт предпосылки для задержки возврата остатка аванса или его использования на личные нужды сотрудника [6, с. 290]. По оценкам специалистов, в компаниях с полностью «бумажным» учётом до 15% подотчётных сумм не доходят до цели [7, с. 382].

1.3. Операционные (временные) риски. Бухгалтер тратит часы на расшифровку нечитаемых чеков, переписку с сотрудниками и переделку отчётов. Каждый авансовый отчёт вручную занимает 20–30 минут. При 30–40 отчётах в месяц получается до 20 часов бухгалтерского времени – почти три полных рабочих дня [8].

1.4. Риски искажения отчётности. Несвоевременно закрытые авансовые отчёты искажают остатки по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» в бухгалтерском балансе [1]. Это нарушает требования Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» и Инструкции № 50 о своевременности отражения операций [1, 4].

2. Цифровые инструменты как фактор снижения рисков. Под цифровой трансформацией учёта операций с подотчётными лицами авторы понимают переход от бумажных носителей к интегрированному электронному документообороту [8, 9, с. 467]. Основные инструменты [7, с. 385]:

1) Корпоративные банковские карты – каждая операция по карте фиксируется в интернет-банке и может быть выгружена в учётную систему в машиночитаемом формате. Исключается риск присвоения наличных [6, с. 291].

2) Мобильные приложения для распознавания чеков (например, встроенные модули в мобильных приложениях банков, а также специализированные сервисы). Сотрудник после покупки фотографирует чек, приложение распознаёт реквизиты (дату, сумму, ИНН продавца, ставку НДС) и сохраняет электронный образ документа [7, с. 386].

3) Электронные авансовые отчёты с автоматической маршрутизацией – сотрудник заполняет форму в мобильном приложении, прикрепляет фото чеков и отправляет отчёт на проверку бухгалтеру, а затем – на утверждение руководителю. Весь процесс прозрачен и отслеживается по статусам [8].

4) Интеграция с учётной системой – данные из интернет-банка и из распознанных чеков автоматически формируют авансовый отчёт и бухгалтерские проводки в типовых белорусских учётных системах (1С, «Галактика» и др.) [7, с. 387].

Важно отметить, что порог входа в такие решения достаточно низкий. Многие банки предоставляют базовую интеграцию учётных систем с корпоративными картами в рамках зарплатных проектов, а мобильные приложения для распознавания чеков имеют демократичную стоимость [8].

3. Практический кейс: результаты внедрения в белорусской организации. Рассмотрим условный пример – ООО «Торговый дом «Импульс» (Республика Беларусь). До автоматизации штатная численность организации – 50 человек, из них 20 регулярно используют подотчётные суммы. Бухгалтер тратил на подотчёты 18 часов в месяц. Средняя просрочка сдачи авансовых отчётов составляла 14 дней. Каждый четвёртый отчёт возвращался на доработку. Потери от расходов, не принятых к вычету из-за утери чеков, за предыдущий год составили около 45 тыс. бел. руб. (Цифровые данные приведены на основе обобщения практики, описанной в источниках [2, 6–8, 10], и представляют собой типовую ситуацию для белорусских организаций до внедрения цифровых инструментов.)

Внедрены: корпоративные карты одного из системообразующих банков, мобильное приложение для сканирования чеков и модуль «Подотчётные лица» в учётной системе. Через три месяца после запуска показатели изменились:

– время обработки одного авансового отчёта сократилось с 25 до 5 минут;

– средняя просрочка предоставления отчётов упала до 2 дней;

– доля отчётов, возвращённых на доработку, снизилась с 25% до 5%;

– потеря первичных чеков полностью исключена – все электронные образы хранятся в облачном сервисе;

– подтверждённая экономия по налогам – около 32 тыс. бел. руб. в год.

Кроме прямого экономического эффекта, усилился внутренний контроль. Руководитель организации в любой момент видит, у кого из сотрудников есть непогашенные авансы, и может оперативно блокировать выдачу новых подотчётных сумм до предоставления отчёта. Количественные результаты внедрения представлены в таблице 1.

Таблица 1.

Влияние автоматизации учёта операций с подотчётными лицами на финансовую безопасность

На рисунке 1 приведена схема цифрового документооборота при учете операции с подотчётными лицами.

Рисунок 1. Схема цифрового документооборота при учёте операций с подотчётными лицами

Примечание – Источник: разработано авторами на основе [7–9]

4. Организационно-правовые аспекты внедрения в Республике Беларусь. Переход на цифровой учёт подотчётных сумм требует соблюдения ряда формальностей. Прежде всего, необходимо закрепить в учётной политике организации порядок применения электронных первичных документов и мобильных приложений для распознавания чеков [3, 4]. Фотографии чеков должны быть читаемыми и позволять идентифицировать все обязательные реквизиты в соответствии с требованиями Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учёте и отчётности» [1] и Инструкции о порядке применения типового плана счетов (Инструкция № 50) [4].

В судебно-арбитражной практике Республики Беларусь сформировалась позиция, что надлежащим образом заверенные электронные образы чеков признаются допустимыми доказательствами при условии их читаемости и возможности проверки через общедоступные источники [2, с. 27].

5. Рекомендации по поэтапному переходу. Для белорусских организаций, желающих повысить финансовую безопасность через цифровизацию учёта подотчётов, предлагается следующий алгоритм:

1. Аудит текущих рисков – собрать статистику просрочек, потерь документов, доначислений налогов за последние 2 года.
2. Выбор технологического решения – от простого (корпоративные карты + общая папка в облаке с фото чеков) до комплексного (модуль в учётной системе + мобильное приложение).
3. Пилотный проект – запустить на одном отделе сроком на 1 месяц, замерить эффект.
4. Внесение изменений в локальные акты – учётную политику, регламент работы с подотчётными лицами.
5. Обучение сотрудников – краткий инструктаж (не более 1 часа).
6. Масштабирование – распространить на всю организацию, издать приказ об отказе от бумажных авансовых отчётов.

Практика показывает, что затраты на внедрение окупаются в течение 3–6 месяцев за счёт сокращения налоговых потерь и высвобождения времени бухгалтера [5, с. 269].

Заключение. Цифровая трансформация бухгалтерского учёта операций с подотчётными лицами – это не модный тренд, а реальный инструмент повышения финансовой безопасности организации в современных условиях [9, с. 471]. Внедрение корпоративных банковских карт, мобильного распознавания чеков и электронных авансовых отчётов даёт следующие преимущества [7, 8]:

– снижение риска непринятия расходов налоговыми органами более чем на 90%;
– сокращение просроченной задолженности подотчётников в 5–7 раз;
– уменьшение трудозатрат бухгалтера на 70–80%;
– практически полное исключение случаев нецелевого использования подотчётных сумм.

Порог входа в цифровизацию этого участка учёта низок, а решения доступны для организаций любого размера. Авторы рекомендуют начинать с пилотного проекта на одном подразделении и постепенно масштабировать успешный опыт на всю компанию [6, с. 293].