ПЛАНИРОВАНИЕ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЛОГИСТИЧЕСКУЮ СИСТЕМУ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ) РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

PLANNING OF THE INTRODUCTION OF ELECTRONIC DOCUMENT FLOW INTO THE LOGISTICAL SYSTEM OF AN ENTERPRISE (ORGANIZATION) OF THE REPUBLIC OF BELARUS

Kallaur Igor Valentinovich

Teacher, Brest state technical university, Belarus, Brest

Аннотация. Системы электронного документооборота позволяют существенно упростить документооборот в логистической системе. В статье рассматриваются конкретные мероприятия по внедрению систем электронного документооборота в логистическую систему предприятия (организации).

Abstract. Electronic document management systems can significantly simplify document management in a logistics system. This article discusses specific measures for implementing electronic document management systems in an enterprise's (organization's) logistics system.

Ключевые слова: электронный документооборот, логистическая система, система электронного документооборота.

Keywords: electronic document management, logistics system, electronic document management system.

1. СУЩНОСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Электронный документооборот — способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации или в их совокупности (корпоративной системе) представлены в электронном виде и хранятся централизованно. Другими словами, это движение в организации документов в электронном виде с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дела [1].

2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Использование электронного документооборота направлено на оптимизацию бизнес-процессов, а именно:

- Снижение расходов организации. Использование электронного документооборота позволяет снизить расходы организации на печатные услуги, обслуживание и содержание оргтехники, закупку бумаги, курьерские услуги, а также позволяет существенно повысить скорость обработки документов.

- Снижение времени, затрачиваемого на подготовку и подписание электронных документов. Создание электронного документа подразумевает меньшие временные затраты. Также существенно снижаются временные затраты на согласование, трехстороннее подписание документов посредством использования различных опций электронного документооборота.

- Оптимизация процессов. Перемещение электронного документа легко отследить, что позволяет проанализировать, на каком именно этапе обмена документами происходят задержки. Что в свою очередь представляет возможность для внесения корректировок в алгоритмы внутреннего или внешнего взаимодействия.

 - Облегчение хранения и поиска информации. Отсутствует необходимость содержания помещений и персонала, который будет выполнять в организации задачи по делопроизводству [2].

3. ФУНКЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Электронный документооборот при его использовании в организации выполняет следующие функции:

- создание, согласование, подписание, скачивание и аннулирование документов;

- распределение входящей корреспонденции;

- сохранение истории взаимодействия с документов от момента его создания до подписания и принятия в работу;

- настройка уведомлений о выбранных действиях и статусах;

- импорт и экспорт данных;

- интеграция функционала электронного документооборота в собственную учетную систему предприятия (организации);

- разграничение доступа к информации по категориям сотрудников;

- создание единой информационной среды как внутри предприятия,
так и между предприятием и потребителями и поставщиками товаров и услуг [2].

4. НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ АКТЫ РЕСРУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ В ОБЛАСТИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1. Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. №113-3 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (в ред. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 10 апреля 2023 г. № 248).

2. Указ Президента Республики Беларусь от 31 октября 2019г. №411 «О налогообложении».

3. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2019 №940 «О функционировании механизма электронных накладных» (в ред. Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 10 апреля 2023 г. № 248).

4. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2019г. №941 «Об изменении постановлений Совета Министров Республики Беларусь».

5. Постановление Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 18 декабря 2023 г. № 9/75/35/26 «Об утверждении структуры и формата электронных накладных и иных документов при осуществлении взаимной торговли».

6. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30 июня 2016 №58 (в ред. постановлений Минфина от 23.08.2017 №26, от 28.04.2018 №26, от 10.08.2018 №58, от 03.05.2021 №35) «О формах товарно-транспортной накладной и товарной накладной и порядке их заполнения» (вместе с «Инструкцией о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной»).

7. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30 июня 2008г. №970 «Об утверждении правил автомобильных перевозок грузов» (в ред. постановлений Совмина от 15.12.2008 №1936, от 30.12.2010 №1910, от 21.02.2011 №222, от 13.04.2011 №488, от 13.04.2011 №493, от 09.07.2013 №599, от 04.10.2013 №885, от 16.03.2015 №195, от 05.02.2016 №102, от 26.02.2016 №158, от 07.03.2018 №187, от 18.02.2019 №104, от 28.12.2019 №937, от 29.06.2020 №381, от 30.12.2020 №772).

8. Указ Президента Республики Беларусь от 29 декабря 2020г. №496 «О прослеживаемости товаров».

9. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 23 апреля 2021 г. № 250 «О реализации Указа Президента Республики Беларусь от 29 декабря 2020 г. № 496».

10. Указ Президента Республики Беларусь от 10 июня 2011г. №243 «О маркировке товаров контрольными (идентификационными) знаками» (в ред. Указа от 6 января 2021 г. №9).

5. ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ К ВЫБОРУ СРЕДСТВ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

При создании и (или) внедрении систем электронного документооборота следует учитывать требования Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 29 августа 2025 г. № 65, согласно которой создание и совершенствование системы документального обеспечения управления в организации, а также внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документального обеспечения управления. Таким образом, служба документального обеспечения управления должна стать методическим центром, определяющим правила выбора и внедрения систем электронного документооборота (далее СЭД) в организации [3].

Подготовка к выбору систем электронного документооборота, как правило, включает в себя три основных этапа:

1.Подготовительный этап.

Подготовительный этап подразумевает под собой выполнение следующих мероприятий:

определение целей разработки или внедрения СЭД;

определение рабочей группы по внедрению СЭД;

определение бюджета и сроков по внедрению СЭД;

назначение руководителя рабочей группы;

определение категории СЭД в зависимости от целей внедрения;

2. Предпроектное обследование.

Целью предпроектного обследования является определение текущего состояния документального обеспечения управления для формулирования функциональных и иных требований к СЭД, а также к проекту ее внедрения.

В рамках предпроектного обследования могут проводиться следующие виды работ:

анализ организационной структуры организации;

выявление рабочих процессов, подлежащих автоматизации;

анализ структуры документального обеспечения управления (маршруты прохождения документов, правила их регистрации, подписания, исполнения, согласования и др.);

анализ соответствия фактического состояния документального обеспечения управления организации законодательству в сфере архивного дела и делопроизводства, а также локальных нормативно-правовых актов организации;

формализация и описание документопотоков организации;

оптимизация документопотоков и документального обеспечения управления организации (при необходимости);

внесение изменений в локальные нормативно-правовые акты организации, которыми регулируется документальное обеспечение управления (при необходимости);

аудит существующей технической инфраструктуры организации;

оценка возможности реализации системы электронного документооборота в рамках существующей технической инфраструктуры организации;

определение границ автоматизации (состав автоматизируемых процессов, взаимосвязь будущей системы электронного документооборота с уже используемыми в организации информационными системами);

анализ достаточности квалификации работников, которых предполагается вовлекать в процесс внедрения и последующей работы с системой электронного документооборота;

определение количества потенциальных пользователей системы электронного документооборота (с разбивкой по структурным подразделениям и выполняемым функциям).

3. Разработка технической документации.

По итогам предпроектного обследования разрабатывается документация, в которой отражаются функциональные и технические требования к СЭД, состав планируемых работ по внедрению и др.

Основным документом, на основе которого осуществляются выбор и внедрение системы электронного документооборота, является техническое задание. В нем отражаются такие аспекты, как:

цели и задачи внедрения СЭД;

реализуемые задачи внедрения СЭД;

ожидаемые результаты от внедрения системы электронного документооборота;

функциональные и технические требования к системы электронного документооборота;

возможные особенности и ограничения по использованию существующей (планируемой) технической инфраструктуры;

состав и содержание работ по внедрению системы электронного документооборота;

состав интегрируемых систем, состав передаваемых данных и общий порядок интеграции;

порядок контроля и приемки результатов внедрения системы электронного документооборота;

требования к документированию процессов и результатов внедрения системы электронного документооборота.

Помимо функциональных и технических требований, при необходимости следует сформировать спецификации на закупку дополнительного программного обеспечения и оборудования [4].

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод о том, что для того, чтобы система электронного документооборота обеспечила нормальное функционирование логистической системы предприятия (организации), руководству указанного предприятия необходимо провести масштабную работу по подготовке самого предприятия к ее внедрению. И от того насколько качественно данная работа будет проведена, будет зависеть то, насколько внедрение СЭД будет «безболезненным» как для предприятия, так и для его сотрудников.