ПРИМЕНЕНИЕ МЕТОДА ЭКСПРЕСС-ОЦЕНКИ ФУНКЦИЙ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ТРАНСПОРТНОЙ КОМПАНИИ ПРИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ ЕЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ

Статья посвящена инструменту оценки функций подразделений транспортной компании при их изменениях с целью повышения эффективности функционирования организационной структуры.

Существуют различные структуры управления организацией с разной частотой использования и сложностью степени разделения деятельности организации по функциям управления, уровнем формализации, соотношением централизации и децентрализации, горизонтальным и вертикальным разделением труда. Каждый тип структуры организации имеет характерные для него фиксированные взаимосвязи между подразделениями и работниками организации. Необходимо разумно подходить к выбору структуры управления для бескризисного управления организацией и дальнейших перспектив ее развития. От выбора организационной структуры зависит экономическая эффективность организации. [1]

С точки зрения выполняемых функций, крупное предприятие отличается от среднего и малого степенью специализации подразделений. Крупный масштаб, как увеличительное стекло, выявляет специализацию в рамках выполнения одной и той же функции, которая требует регламентации и описания, позволяющего избежать дублирования, либо его (дублирования) выявления, если оно было допущено.

Обеспечение эффективного функционирования системы управления организации требует ее однозначного описания, наличие которого позволяет:

• однозначно определить границы полномочий и ответственности;
• формировать показатели, адекватно оценивающие деятельность подразделений;
• контролировать целостность и непротиворечивость системы управления. [2]

Рассмотрим пример организационной структуры подразделения транспортной компании и возможный метод экспресс-оценки функций подразделения транспортной компании при совершенствовании ее организационной структуры.

Красноярская дирекция инфраструктуры (дирекция инфраструктуры) является структурным подразделением Центральной дирекции инфраструктуры – филиала открытого акционерного общества «Российские железные дороги». Основные направления деятельности дирекции инфраструктуры – это оказание услуг по предоставлению инфраструктуры железнодорожного транспорта общего пользования и железнодорожных путей необщего пользования, содержание, текущий ремонт, техническое обслуживание и эксплуатация инфраструктуры железнодорожного транспорта, железнодорожного подвижного состава и технических средств, используемых на железнодорожном транспорте, а также организация работ по обеспечению безопасности движения поездов. [3]

В состав дирекции инфраструктуры входят три эксплуатационных вагонных депо, выполняющих функции организации работ по техническому обслуживанию грузовых и пассажирских вагонов в соответствии с технологическим процессом и графиком движения поездов и служба вагонного хозяйства – подразделение, наделенное функциями управления, организацией и контролем работы эксплуатационных вагонных депо.

Организационно-функциональные модели управления (ОФМ) являются одним из ключевых элементов системы управления организации. Они определяют функциональную структуру, распределение обязанностей и ответственности между сотрудниками, а также их численность и квалификационный состав. ОФМ учитывают различные формы координации штата организации для обеспечения согласованности действий различных работников и подразделений.

Организационная структура службы вагонного хозяйства дирекции инфраструктуры представлена на рис. 1.

Рисунок 1. Организационная структура службы вагонного хозяйства

Для качественного и своевременного выполнения возложенных функций в составе службы вагонного хозяйства предусмотрены
5 подразделений: отдел эксплуатации грузовых вагонов; отдел по безопасности движения и сохранности вагонного парка; отдел экономики и финансов; технический сектор; группа по работе с компаниями-операторами и собственниками подвижного состава.

Одним из функциональных направлений деятельности службы вагонного хозяйства является содержание в технически исправном состоянии консолидированного приписной парка вагонов, обеспечение его логистики и мониторинга.

Консолидированный приписной парк вагонов для ремонта железнодорожной инфраструктуры – это специально организованная группа вагонов, предназначенных для транспортировки материалов, оборудования и специалистов на места проведения ремонтных работ на железнодорожной инфраструктуре.

Преимущества использования консолидированного приписного парка вагонов для ремонта железнодорожной инфраструктуры заключаются в следующем:

1. Экономия времени и средств.

Благодаря наличию специализированного парка вагонов, необходимые материалы и оборудование могут быть доставлены на место ремонтных работ быстро и без задержек. Это позволяет сократить время выполнения работ и уменьшить затраты на их проведение;

2. Удобство и гибкость.

Вагоны адаптированы под конкретные требования и оснащены необходимым оборудованием сопровождения ремонтно-путевых работ и перевозки различного оборудования и материалов;

3. Оптимальное использование ресурсов.

Парк вагонов позволяет оптимизировать использование ресурсов, таких как транспортные средства и рабочая сила. Вагоны могут быть загружены полностью, что позволяет сэкономить на транспортных расходах, а также использовать рабочую силу более эффективно.

Таким образом, консолидированный приписной парк вагонов для ремонта железнодорожной инфраструктуры является важным инструментом, обеспечивающим своевременное и качественное проведение ремонтных работ. Он позволяет оптимизировать использование ресурсов, сократить время и затраты на проведение работ.

Общий парк вагонов Красноярской дирекции инфраструктуры составляет 2023 вагонов, однако вагоны характеризуется высокой степенью износа, 28% парка требуют ремонта. Для содержания парка в технически исправном состоянии требуется организация всех видов ремонта, таких как деповской, капитальный; а также планового технического обслуживания и их модернизации. Ремонт вагонов производятся на вагоноремонтных предприятиях территориально удаленных от их мест дислокации, это требует значительных трудозатрат для обеспечения логистики подвижного состава.

Необеспечение потребности в исправных вагонах при проведении ремонтно-путевых работ железнодорожной инфраструктуры влечет риски увеличения затрат при снижении участковой скорости на незавершенных ремонтом участках пути.

Подразделения, выполняющего функционал по работе с приписным парком вагонов в службе вагонного хозяйства, не сформировано.

Существующая на сегодняшний день структура и численность службы вагонного хозяйства не в полной мере учитывает объем работ, связанный с происходящим технологическим развитием железнодорожной инфраструктуры, возросшими объемами работ по ее содержанию и требованиями нормативных документов ОАО «РЖД» по обеспечению безопасности движения поездов, являющихся ключевыми и обязательными для исполнения.

В настоящее время данный функционал выполняется работниками службы вагонного хозяйства дирекции с отвлечением от их основной деятельности, просматривается «размытость» ответственности.

С целью снижения нагрузки на специалистов и руководителей службы вагонного хозяйства, организации стабильного производственного процесса управления приписным парком, обеспечения логистики подвижного состава, мониторинга технического состояния разрабатывается возможность формирования подразделения по работе с приписным парком вагонов в организационно-функциональной модели службы вагонного хозяйства, определив единый центр ответственности за организацию данных процессов.

Для формирования нового подразделения необходимо определить штатную численность, оценив трудозатраты на выполняемый функционал. При этом можно использовать экспертный метод, применяя Методику экспресс-оценки системы функций в развитии для обоснования штатной численности при организационно-штатных преобразованиях, утвержденную распоряжением ОАО «РЖД» от 22 апреля 2024 г. № 997/р.

Методика применяется с целью установления единого подхода к оперативному исследованию системы функций, включая проекты, программы и функции развития, и оценке заявленной штатной численности при формировании предложений по организационно-штатным преобразованиям.

Для экспресс-оценки формируется вспомогательная таблица с отражением основных и обеспечивающих функций и функций управления, с разбивкой их на 8 – 10 операций, а также временем на выполнение. Источником данных служит экспертная оценка. Для формализации ценного результата, ради чего выполняется функция, указывается продукт функции, а также ее исполнитель.

Рассчитывается итоговое время на единичное выполнение функции одним исполнителем, выраженное в чел.-ч. Итоговое время определяется как сумма времени по всем операциям функции (Т).

Указывается повторяемость выполнения функции в год. Повторяемость для новых функций определяется экспертным путем.

Производится расчет трудозатрат в человеко-часах на выполнение функции на основе ранее определенных данных по следующей формуле:

Тр = Т * F,                                                                                                              (1)

где Тр – трудозатраты на выполнение функции, чел.-ч;

Т – итоговое время на единичное выполнение функции одним исполнителем, чел.-ч;

F – количество повторений функции в год.

На основе данных о трудозатратах на функцию определяется численность работников необходимая для выполнения функции. Численность рассчитывается по формуле:

N = Тр/Фрв,                                                                                                          (2)

где    N – численность работников, необходимая для выполнения функции, чел.;

Тр – трудозатраты на выполнение функции, чел.-ч;

Фрв – годовой фонд рабочего времени одного работника, час., который определен исходя из количества рабочих дней в году и продолжительности рабочего времени в день по Трудовому Кодексу РФ.

На основе данных вспомогательной таблицы формируется карта системы функций в развитии организации процесса управления приписным парком вагонов.

Карта системы функций в развитии состоит из трех блоков: функции в состоянии «как есть», проекты, программы и функции развития и функции в состоянии «как будет».

В блоке «Функции в состоянии «как есть» размещены функции и должности исполнителей этих функций в текущем состоянии с указанием наименования функции, должности, времени выполнения функции, трудозатрат и численности.

В блоке «Проекты, программы и функции развития» размещены новые функции, которые до настоящего времени работниками не выполнялись.

В блок «Функции в состоянии «как будет» отражены все объекты из блоков «Функции в состоянии «как есть» и «Проекты, программы и функции развития».

Далее рассчитаны общие трудозатраты на функции по блокам и численность работников для каждого вида функций. Для каждого из трех блоков перечислены должности исполнителей функций, задействованные в соответствующем блоке. [4]

Карта системы функций в развитии процесса организации работы с приписным парком вагонов приведена на рис. 2.

Рисунок 2. Карта системы функций в развитии процесса организации работы с приписным парком вагонов

Трудозатраты и расчетная численность работников, задействованных в процессе организации работы с приписным парком по блокам отражена в табл.

Таблица 1.

Трудозатраты и расчетная численность работников, задействованных в процессе организации работы с приписным парком

В системе текущих функций задействовано 4 человека. Для реализации новых функций требуется 0,05 шт. единицы. Для оптимальной работы в целевом состоянии необходимо 3 человека. Экспертным путем установлено снижение трудозатрат в целевом состоянии на 10%, за счет повышения скорости выполнения операций специалистами при создании отдельного подразделения, без отвлечения на выполнение функционала, не связанного с организацией работы приписного парка. Снижение трудозатрат по функциям составит 398,09 чел-ч или 0,20 человека. Снижение численности просматривается по основным трудозатратным функциям на 490,84 чел.-ч или 0,25 человека, функций управления и обеспечивающих функций изменения коснулись не существенно.

По всем функциям предлагается изменение исполнителей для соответствия должности уровню сложности и формирование сектора по организации работы с приписным парком вагонов штатной численностью 3 единицы, в том числе: начальник сектора и два инженера. После проведенных изменений организационная структура службы вагонного хозяйства будет считаться оптимальной.

В результате предлагаемого совершенствования организационно-функциональной модели управления службой вагонного хозяйства дирекции инфраструктуры и создания сектора возможно получить положительный результат в виде определения единого центра ответственности за выполнение функционала по управлению приписным парком вагонов и соответственно достичь повышения качества работы, снизить риски нарушения сроков ремонтно-путевых работ железнодорожной инфраструктуры.