ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПОСТУПЛЕНИЯ МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ: ОПТИМИЗАЦИЯ ДЕЙСТВИЙ СОТРУДНИКОВ СКЛАДА И БУХГАЛТЕРИИ

DOCUMENTING THE RECEIPT OF INVENTORY: OPTIMIZING THE ACTIONS OF WAREHOUSE AND ACCOUNTING STAFF

Irina Eremina

Student, Department of Economics, Plekhanov Russian University of Economics, Russia, Orenburg

Аннотация. Результативность управления материально-производственными запасами во многом определяется методическими решениями предприятий по вопросам организации учета, внутреннего контроля, анализа и раскрытия информации в бухгалтерской отчетности, что, в свою очередь, зависит от того, как эти решения воплощаются практически. Поступление материальных ценностей в организацию должно быть не только своевременным, но и тщательно оформленным документально. От этих составляющих зависит качество ежедневно принимаемых решений управленцами различных уровней, а также полнота и достоверность информации в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности. На уровне конкретного предприятия необходимо обеспечить взаимодействие складских работников, отвечающих за поступление, выбытие и хранение запасов, и сотрудников бухгалтерской службы, так как именно бухгалтеры отвечают за формирование информации на основании первичных документов и ее контроль. В данной статье автор предлагает собственное видение возможностей координирования взаимодействия складских и бухгалтерских работников в контроле материально-производственных запасов с целью обеспечения полноты и своевременности отражения данных в бухгалтерском учете.

Abstract. The effectiveness of inventory management is largely determined by the methodological decisions of enterprises on the organization of accounting, internal control, analysis and disclosure of information in accounting statements, which, in turn, depends on how these decisions are implemented in practice. The receipt of material assets to the organization should not only be timely, but also carefully documented. These components determine the quality of daily decisions made by managers at various levels, as well as the completeness and reliability of information in accounting and financial statements. At the level of a particular enterprise, it is necessary to ensure the interaction of warehouse workers responsible for the receipt, disposal and storage of stocks, and employees of the accounting service, since it is accountants who are responsible for generating information based on primary documents and its control. In this article, the author offers his own vision of the possibilities of coordinating the interaction of warehouse and accounting workers in the control of inventory in order to ensure the completeness and timeliness of data reflection in accounting.

Ключевые слова: контроль материально-производственных запасов, НДС, первичный документ, 1С: Предприятие.

Keywords: inventory control, VAT, primary document, 1C: Enterprise.

Введение. Движение которых непрерывно осуществляется в организации, необходимо точно и своевременно вносить данные из первичных документов в программные продукты, которые используются для ведения складского и бухгалтерского учета. Об актуальности данного вопроса свидетельствуют результаты исследований, представленные в публикациях, посвященных вопросам документального оформления, инвентаризации [2, с. 130], а также влияния документального оформления материалов на налогообложение организации [1, с. 136].  В крупных компаниях вопросы контроля и учета материально-производственных запасов рассматриваются в связи с обеспечением их экономической безопасности, как средства противодействия незаконным действиям с активами [3, с. 484]. Как показала практика, в организации учета и контроля материально-производственных запасов в части документооборота очень важно взаимодействие сотрудников склада и бухгалтерии, для оптимизации этого взаимодействия в условиях совершенствования программных продуктов, применяемых для ведения бухгалтерского и складского учета.

Документирование и учет поступления материальных ценностей

Для иллюстрации процесса документального оформления и действий сотрудников склада и бухгалтерии в программе 1С: Предприятие представим основные операции по движению материально-производственных запасов на примере реально существующей организации, осуществляет свою деятельность в сфере технического обслуживания и ремонта автотранспортных средств, но назовем ее условно «Восток»,

От поставщика, условно названного ООО «Компас», на склад компании «Восток» был доставлен электропневматический позиционер в количестве одной штуки по цене 150451,46 руб., включая НДС. Процесс приемки данного товара начинается с создания операторам склада нового документа «Поступление товаров и услуг», который формируется на основе «Товарной накладной» по унифицированной форме ТОРГ-12. В данном документе необходимо указать все соответствующие данные о поставщике, выбрать товар из перечня номенклатуры, ввести реквизиты договора, а номер документа система сгенерирует автоматически.

Для товарно-материальных ценностей, таких как товары, материалы и полуфабрикаты, необходимо заполнить вкладку «Товары» в документе. Если поставка включала услуги, например, доставку, которые выделены отдельной строкой в накладной, бухгалтер должен учесть их на специальной вкладке документа, именуемой «Услуги». Важно указать ставку НДС, которая составляет 20%, или выбрать вариант «без НДС», если поставщик не облагается НДС. (Таблица 1).

Таблица 1.

Бухгалтерские записи по поступлению товаров

После обработки документа «Поступление товаров и услуг» программа 1С автоматически выполнит необходимые бухгалтерские проводки. Согласно графику документооборота, товарная накладная и счет-фактура должны быть переданы в бухгалтерию для дальнейшей работы, что обеспечивает целостность финансового и материального учета.

2. Сотрудник цеха сборки запросил плоскогубцы у склада. Оператор склада оформил внутренний документ «Накладная на перемещение», фиксирующий передачу плоскогубцев из «Основного склада» в «Производственное подразделение» – одну единицу инструмента. Бухгалтерская программа зарегистрировала перемещение товарно-материальных ценностей между подразделениями, но финансовые проводки не были выполнены, так как операция не влияла на финансовый учет. «Накладная на перемещение» остается у оператора склада и не требует обработки в бухгалтерии, что упрощает управление ресурсами и снижает объем работы бухгалтерии.

3. Из цеха сборки поступил запрос на списание материально-производственных запасов (МПЗ) для производства готовой продукции ШУСУ-1. Кладовщик выдаст МПЗ, а оператор склада оформит списание материалов с помощью документа «Требование-накладная», уточняющего перечень номенклатуры для выдачи сотруднику цеха сборки. При обработке «Требование-накладная» в 1С были выполнены бухгалтерские записи, детали которых представлены в таблице 2. После завершения процедур документ остается у оператора склада и не требует отправки в бухгалтерию для обработки.

Таблица 2.

Бухгалтерские записи по передаче материалов в производство

Это упрощает документооборот и обеспечивает оперативное выполнение производственных запросов, снижая нагрузку на бухгалтерию.

4. После комплектации двух Шкафов коммутации (ШК) участок сборки передал оборудование на склад, оформив передачу с помощью документа «Накладная на передачу готовой продукции в места хранения» по форме МХ-18. Этот процесс был зарегистрирован в 1С с выполнением соответствующих бухгалтерских записей, подробности указаны в таблице 3.

Таблица 3.

Бухгалтерские записи по передаче оборудования на склад предприятия

После завершения операции первичный документ «Накладная на передачу готовой продукции в места хранения» необходимо передать в бухгалтерию согласно графику документооборота для дальнейшей обработки. Это критически важно для управленческого учета продаж готовой продукции.

5. На склад прибыл новый сотрудник с распоряжением о выдаче летнего комплекта специальной одежды. Кладовщик выдал комплект, а оператор зафиксировал действие в 1С: Предприятие, используя «Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений» по форме МБ-7.

Документальное оформление, учет и контроль продажи товаров

Рассмотрим пример, когда менеджер регионального отдела продаж обратился в бухгалтерию с просьбой о отгрузке товаров покупателю, предоставив внутренний документ «Заказ покупателя». В нем указаны наименование покупателя, список и количество товаров, цена с учетом НДС и общая сумма заказа, что позволяет бухгалтерии оперативно обработать запрос и подготовить необходимые документы. Бухгалтер компании ООО «Восток» обязан внести в 1С: Предприятие первичный документ «Реализация товаров и услуг», при обработке которого программа произвела соответствующие бухгалтерские записи, представленные в таблице 4.

Таблица 4.

Бухгалтерские записи по реализации товаров покупателю

Бухгалтер, основываясь на данных из «Заказа покупателя», заполняет документ, используя вкладку «Товары», и подготавливает «Счет-фактуру». Он распечатывает все документы в трех экземплярах и передает их менеджеру отдела продаж. Менеджер передает документы на склад, где кладовщик комплектует и подписывает заказ от имени продавца. Один экземпляр «Товарной накладной» остается на складе, а товар отправляется заказчику с отгрузочными документами в двух экземплярах. Менеджер по отгрузке должен получить подписанный экземпляр «Товарной накладной» от покупателя не позднее 5 числа следующего месяца после отгрузки. Этот этап подтверждает выполнение заказа и его приемку покупателем. Важно контролировать своевременность и полноту документов, передаваемых поставщиком менеджеру, так как это влияет на качество и своевременность работы бухгалтерии.

Заключение

Компании оформляют операции с материально-производственными запасами (материалами, товарами и проч.) как с применением стандартных форм первичных учетных документов, так и внутренних документов, разработанных и утвержденных на самом предприятии, предполагающих сокращение числа некоторых реквизитов. Это снижает нагрузку на сотрудников, ускоряет учетную работу и повышает эффективность деятельности такого подразделения, как бухгалтерия. Такой подход поддерживает высокие стандарты точности и надежности в управлении материальными ресурсами в условиях применения современных технологий обработки информации, что способствует успешному решению задач по управлению материально-производственными запасами и увеличению прибыли.