МОДЕЛИРОВАНИЕ КАК ФАКТОР ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТИРОВАНИЯ В ОБЛАСТИ ЦИФРОВИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

MODELING AS A FACTOR OF INCREASING THE EFFICIENCY OF DESIGN IN THE FIELD OF DIGITALIZATION OF BUSINESS PROCESSES

Tsvetkova Valeria Nikolaevna

Postgraduate student, Belarusian National Technical University, Belarus, Minsk

Аннотация. Неуклонный рост современного рынка цифровых продуктов значительно затрудняет подбор этих продуктов по стоимости и функционалу, вследствие чего процент проектов по цифровизации, закончившихся неудачей, в два раза превышает успешные. Данная статья рассматривает включение методологии модели сценариев в проектирование по цифровизации бизнес-процессов на этапе планирования до приобретения и развертывания цифрового продукта, что в свою очередь приводит к экономии ресурсов, а также повышению вероятности успешного осуществления проекта. 

Abstract. The steady growth of the modern digital products market makes it much more difficult to select these products in terms of cost and functionality, as a result of which the percentage of digitalization projects that ended in failure is twice as high as the successful ones. This article examines the inclusion of the scenario model methodology in the design of digitalization of business processes at the planning stage before the acquisition and deployment of a digital product, which in turn leads to resource savings, as well as an increase in the likelihood of successful project implementation.

Ключевые слова: моделирование, бизнес-процессы, проектирование

Keywords: modeling, business processes, design

Как обобщенное понятие термин «цифровая технология» включает в себя обширный набор технических средств, программного обеспечения и методик, предназначенных для работы с информацией. Одной из характерных черт настоящего времени является усиленная генерация огромных объемов информации, которую человечество научилось собирать, хранить и обрабатывать, преобразовывая в настоящую ценность.

Одной из многообещающих и ожидаемых цифровых технологий является создание автономного искусственного интеллекта, способного обучаться и развиваться самостоятельно. Общемировая гонка за созданием искусственного интеллекта с каждым годом только набирает обороты, так как от его создания ожидают открытия новых горизонтов, новых рубежей в инновациях. Ожидается, что данная технология будет способна поменять все устройство жизни человечества [5, с. 30]. Но уже на сегодняшний день применение существующих цифровых технологий, таких как нейро-сети и машинное обучение, показывает ощутимые результаты в повышении эффективности бизнес-процессов.

Одним из удачных примеров применения цифровых технологий для сбора, хранения и обработки данных являются системы поддержки принятия решений (DSS), объединяющие в себе большие объемы данных, интерактивные интерфейсы и аналитические модели [4, с. 36].

Использование цифровых продуктов, позволяющих собирать, хранить и обрабатывать большие объемы информации, облегчило процессы принятия решений на предприятиях руководителями различных уровней и звеньев. Решения, принимаемые на основе данных, стали более осознанными и своевременными. Процессы управления стали более понятными и прозрачными.

Примеры успешного внедрения цифровых продуктов крупными игроками рынка и государственными структурами подстегивают всех остальных идти по пути внедрения цифровых технологий, но у данного процесса до сих пор существует много трудностей и подводных камней. Многие предприятия из разных сфер деятельности пока применяют их достаточно разрозненно, не выстаивая между продуктами тесные взаимосвязи, что не позволяет достигать полной эффективности от использования цифровых продуктов.

Для грамотного проектирования процесса по внедрению цифрового продукта нужно для начала определить, какие бизнес-процессы предприятие решило трансформировать и по какой причине. Согласно руководству ВРМ СВОК 4.0, у любого предприятия количество ключевых бизнес-процессов, главным образом влияющих на общую эффективность предприятия, составляет примерно 20%, а бизнес-процессов, делающих его уникальным на рынке между конкурентами вообще всего примерно 5%, а остальные 80% являются более-менее стандартными [1, с. 82-83]. Из чего можно сделать вывод, что следует делать акцент на цифровую трансформацию именно этих 20% бизнес-процессов, единственная трудность заключается в точном их определении, так как каждое предприятие отличается от остальных моделью, видом деятельности и составом ключевых бизнес-процессов.  

Декомпозиция бизнес-процессов предприятия должна производиться до глубины 5 уровня и насчитывать оптимально до 200 функций (больше не имеет смысла) [1, с. 83].

Также одной из ключевых проблем на этапе проектирования является отсутствие четкого механизма выбора цифрового продукта для тех или иных нужд. Сам по себе на этапе создания цифровой продукт не имеет конкретной обоснованной ценности кроме фактических затрат, потраченных на его создание. Один и тот же цифровой продукт будет иметь разную ценность для каждого предприятия в зависимости от следующих факторов:

- уровня интеграции в общую цифровую экосистему предприятия;

- уровня глубины и полноты используемости функционала продукта;

- уровня изменения эффективности бизнес-процесса после внедрения цифрового продукта.

- уровня ресурсных затрат на приобретение и развертывание цифрового продукта.

Но рассчитать точно вышеприведенные показатели возможно лишь после того, как цифровой продукт был выбран, было осуществлено проектирование на его основе, а также были уже потрачены ресурсы. Что приводит к выводу о необходимости оценки цифрового продукта еще на этапе проектирования до произведенных затрат на развертывание, что заставляет задуматься о выстраивании некой понятной схемы подбора и оценки цифровых продуктов не только с точки зрения его изначальной стоимости, состоящей из затрат на его создание, но и исходя из ожидаемой эффективности, которую он должен будет принести после развертывания. Персонализация проектирования под каждое предприятие делает данный процесс более трудоемким и менее понятным. Влияние различных факторов в сочетании с индивидуальной моделью предприятия, видом деятельности, продукции, а также набором бизнес-процессов может и вовсе не привести к запланированному проектированием результату.

Для повышения эффективности проектирования по внедрению цифрового продукта может послужить применение построения сценариев внедрения продукта, с помощью которого еще на этапе проектирования можно будет предположить различные пути и трудности по внедрению проекта, что может позволить избежать влияния негативных факторов на внедрение, а также предусмотреть на перед альтернативные пути в случае возникновения непредвиденных ситуаций.  Что поможет в свою очередь оградить предприятие от увеличения затрат ресурсов, а также достигнуть целей, запанированных проектом.

Модель сценариев – это методология, используемая для оценки эффективности цифровых продуктов на этапе планирования и внедрения. Она помогает анализировать различные возможные ситуации и их влияние на эффективность продукта [6, с. 384].

Проектирование по развертыванию цифрового продуктов по основным этапам приведена в таблице 1.

Таблица 1

Основные этапы проектирования

Модель сценариев – как перспективный способ проектирования, может дать возможность предприятию лучше понять и спланировать стоимость цифрового продукта именно в разрезе конкретной компании с учетом ее индивидуальности.

Также нужно отметить, что, если с расчетом индексов KPI все более-менее понятно, то основная задача стоит перед построением правдоподобных сценариев, наиболее вероятно приближенных к потенциальной действительности, с прогнозированием всех возможных факторов и событий, способных повлиять на ход каждого из сценариев. Также нужно учесть, что каждый из сценариев нужно декомпозировать на подробные бизнес-процессы с описанием всех участников с их ролями и наборами исполняемых задач, а также подробной структуры затрат и доходов на каждом процессе [2, с. 4].

На сегодняшний день существуют цифровые продукты, предназначенные для автоматизированного моделирования сценариев для проектирования. Список не маленький, но они также разные, имеют много отличий, как по функционалу, так и по стоимости. Важно каждому для себя решить, какой продукт способен будет решить поставленные перед ним задачи быстро, эффективно и не дорого.

Полноценных отдельных цифровых продуктов, способных на полное автоматизированное моделирование сценариев пока не существует, поэтому можно прибегнуть к помощи имеющегося ПО разного уровня:

1. BPM-системы по моделированию бизнес-процессов, работающие на нотациях.

2. Специализированное ПО по управлению проектами.

3. Системы поддержки принятия решений DSS.

4. Также при проектировании по внедрению цифровых продуктов, как и при любом другом, существуют свои стандарты и нормативные акты, которых нужно придерживаться, основные из которых:

- BPMN стандарты;

- ISO9001;

- PMBOK – руководство по управлению проектами.

В заключении хочется отметить, что согласно общепринятых данных до сих пор около 70% всех проектов по трансформации бизнес-процессов с помощью цифровых технологий заканчиваются неудачей из-за факторов, влияние которых очень тяжело предусмотреть на этапе проектирования и еще тяжелее управлять ими.

Из таких факторов выделены следующие:

- отсутствие мотивации – человеческий фактор, достаточно тяжело предсказуем и управляем;

- препятствия изменениям и умышленный саботаж проекта – человеческий фактор, достаточно тяжело предсказуем и управляем;

- отсутствие анализа результатов на каждом этапе осуществления проекта – также можно отнести к человеческому фактору, но проще предсказуем и управляем;

- отсутствие адаптации проекта к культуре компании – человеческий фактор, но проще предсказуем и управляем;

- недостаток квалифицированных кадров – тяжело решить для МСП, но на этапе планирования легко предусмотреть;

- технологические трудности – предусмотреть не легко, но проще управлять;

- отсутствие обратной связи и контроля – также можно отнести к человеческому фактору, но проще предсказуем и управляем.

Из вышеприведенной информации понятно, что одним из самых распространенных, тяжело предсказуемых и управляемых факторов является человеческий. Запланировать его тяжелее всего, но именно он чаще всего приводит к краху всего проекта, из всего можно сделать вывод, что одну из ключевых ролей для успешного осуществления любого проекта является сам человек, а ключевым фактором успеха внедрения цифрового проекта является именно управление человеческим фактором.

Но применение моделирования в проектировании помогает избегать незапланированных ресурсных затрат и минимизировать влияние негативных факторов на ход проекта.