Совершенствование системы управления проектами в организации: функциональные сферы управления проекта и требования к квалификации менеджера проекта

Mariia Kolpakova

Undergraduate, Ural Estate University of Economics, Russia, Yekaterinburg

Аннотация. В статье описан способ совершенствования системы управления проектами в организации через функциональные области проекта. Требования к квалификации менеджера проекта рассмотрены с точки зрения навыков и личностных качеств.

Abstract. The article describes a method of improving the system of project management in the organization through the functional area of the project. Qualifications of the project manager is considered from the point of view of skills and personal qualities.

Ключевые слова. Проектный менеджмент; функциональные области управления проектами; менеджер проекта.

Keywords. Project management; functional area of project management; project manager.

Э. Голдтратт утверждает, что: «...прежде чем приступить к улучшениям какой-либо части системы, мы должны четко определить глобальные цели системы и способы измерения, которые помогут оценить влияние любой подсистемы или любого локального решения внутри системы на эту глобальную цель».[2] Иными словами, необходимо в первую очередь сформулировать цели системы управления проектами в организации, а затем определить, какой мерой мы будем оценивать вводимые изменения.

Целью системы управления проектами в организациях является эффективное управление проектом, достижение наилучшего результата с использованием наименьшего набора ресурсов. Важное место в процессе совершенствования занимает фигура менеджера и его понимание существующей системы управления проектами в организации.

На наш взгляд также, прежде чем приступать к совершенствованию, необходимо продиагностировать существующую систему на вопрос зрелости. Система управления проектами – единый организм, ее подсистемы взаимосвязаны, следовательно, изменения части ведет к изменению целого. Анализ действующих подсистем, связей между ними позволит менеджеру выявить сильные и слабые стороны всей системы и подобрать верные меры, направленные на улучшение.

Существуют симптомы, по которым менеджер может идентифицировать, что система управления проектами работает неэффективно. Об этом может говорить систематическое несоблюдение сроков, что приводит к штрафам либо перерасходу средств.

Недостаточная финансовая дисциплина, что означает регулярное отставание фактических финансовых показателей от плановых. Неблагоприятный психологический климат в организации из-за неэффективного использования специалистов разных подразделений, либо излишней вовлеченности руководителей в детали исполнения проекта, низки уровень делегирования.

Это одни из немногих симптомов, по которым менеджер определяет необходимость изменений системы управления проектами в организации. Для более детальной оценки существующих проблем менеджер может прибегнуть к сбору информации от сотрудников посредством анкетирования.

Сиcтему управления проектами можно структуризировать по функциональным областям. В самом общем виде они включают: предметную область проекта, сроки, стоимость и финансирование, трудовые ресурсы, риски проекта, информацию и коммуникации, качество, обеспечение проекта ресурсами и услугами.[4,c.10] Если менеджером идентифицированы проблемы, принадлежащие определенной функциональной области, например «управление стоимостью», изменения должны быть направлены именно на эту сферу.  Если система по результатам анализа нуждается в комплексных, глобальных изменениях, имеет место прибегнуть к созданию программы совершенствования управления проектами. Программа должна содержать четкие требования к каждой из функциональных областей, и к системе в целом. Целью и результатом такой программы служит достижение определенного уровня зрелости проектного управления в организации.

Управление предметной областью проекта подразумевает инициацию, планирование и контроль достижения основной цели проекта. Также эту функциональную область можно назвать управление замыслом.

В основном управление замыслом осуществляется на этапе планирования проекта, поэтому имеет место более детально прорабатывать этот вопрос именно на этапе, когда проект еще не запущен в работу. Возможно, от каких-то проектов целесообразно отказаться на начальных этапах, если достижение их цели невозможно с теми ресурсами, которыми обладает организация.

Управление временем проекта включает в себя  процессы планирования, контроля, внесения изменений, а также дальнейший анализ сроков и резервов. Грамотное управление временем – такое управление, при котором не только один отдельно взятый проект может быть закончен в срок, а все проекты в организации могут одновременно выполняться с наименьшим отставанием по срокам. Иными словами менеджер должен  организовать работу по проектам таким образом, чтобы иметь возможность распоряжаться резервами времени одних проектов в пользу других для достижения наилучшего результата.

Ограничения на использование финансовых ресурсов закладываются при управлении стоимостью проекта. Управление стоимостью представляет собой разработку методов и процедур, с помощью которых будет осуществляться планирование и контроль финансовых показателей. На этапе планирования закладываются основные принципы учета затрат, в ходе реализации происходит мониторинг бюджета проекта, анализ и регулирование стоимости. На этапе завершение важным звеном является сопоставление фактических финансовых показателей, с теми, что изначально закладывались.

Управление качеством проекта подразумевает процессы, обеспечивающие его соответствие требованиям  потребителя, существующим технологиям, тем проектным решениям, которые организация задала проекту. Главные процессы управления качеством - это  планирование, обеспечение и контроль. Данные процессы распространяются не только на сам проект, но и на систему его управления.

Менеджер, как человек с системным мышлением должен уметь видеть ситуацию не только внутри, но и снаружи, то есть уметь выявить факторы окружения проекта.  Факторы окружения проекта могут препятствовать осуществлению целей проекта. Именно поэтому необходимо управление рисками проекта -  деятельность, направленная на повышение устойчивости проекта, посредством снижение влияния рисков. Снижение влияния рисков проекта осуществляется посредством их выявления, ранжирования по значимости, а также составление программы по их снижению.

Управление коммуникациями в проекте осуществляется в виде сбора, обработки и своевременного обеспечения информации, необходимой участникам проекта для выполнения работ в срок. Для совершенствования управления коммуникации менеджеру необходимо иметь обратную связь от участников проекта. К примеру, проведение еженедельных совещаний позволяет всем участникам проекта быть в курсе текущего состояния проекта, дает возможность внесение более оперативных изменений его параметров.

Управление поставками и контрактами в проекте включает процессы, целью которых является обеспечение проекта ресурсами извне. Данная функциональная область включает: проведение маркетинга рынка продуктов и услуг, планирование поставок и контрактов для обеспечения потребностей проекта, организацию и подготовку контрактов, их администрирование в процессе выполнения и закрытие контрактов.

Управление персоналом проекта, возможно, является одной из главных функциональных областей проекта.  Менеджер проекта обеспечивает проект необходимыми человеческими ресурсами. В ходе чего ведется отбор персонала и его профессиональная переподготовка. Текущее управление же сводится к умению менеджера мотивировать и контролировать свою команду. Главной целью управления этой функциональной областью является наиболее эффективное управление человеческими ресурсами, вовлеченными в проект.

Каждый проект уникален, в связи с чем, совершенствование управления проектом следует начинать после детального анализа и проработки его функциональных областей. Рассмотрев функциональные области проекта, можно сделать вывод, что работа с каждой из них лежит в компетенции менеджера проекта. Именно поэтому существуют определенные требования к квалификации менеджера, позволяющие организовать работу над проектом. В самом общем виде менеджер — это руководитель или управляющий, занимающий постоянную должность в команде проекта и наделенный полномочиями в области принятия решений по конкретным видам деятельности.[1,с.56]

Менеджер вовлечен во все этапы проекта, именно поэтому обладает большей информацией о нем. Менеджер рассматривает проект в целом, не углубляясь, как исполнитель в определенную область. Тем не менее, знание специфики отрасли, в которой реализуется проект наряду со знанием общего менеджмента и знаний проекторного управления позволяют менеджеру проекта быть главным лицом, принимающим решения. Успех самого проекта во многом зависит от того насколько эффективно его менеджер способен организовать работу команды проекта, а также управлять другими функциональными областями. Менеджер проекта должен:

- быстро и эффективно организовать начало работ по проекту;

- организовывать, координировать и контролировать ход работ по проекту;

- целесообразно распределять работы по проекту между членами команды проекта;

- осуществлять взаимодействие с внешними участниками проекта для эффективной и своевременной его реализации;

- контролировать отклонения от запланированного хода работ и следить за изменениями по проекту;

- осуществлять коммуникации с членами команды проекта с целью мониторинга проекта, принятия решений по ходу работ, расшивки конфликтных ситуаций в ходе работ и взаимодействий.[3,с.789]

Также необходимо обратить внимание на то, что менеджер проекта должен обладать определенными личными качествами, главное из которых – лидерство. Руководитель проекта должен быть способен увлечь за собой людей, воодушевить и смотивировать их. Сплочение и мотивация команды проекта осуществляется для достижения главного результата, поэтому менеджер проекта должен быть в первую очередь нацеленным на результат. Как руководитель менеджер проекта не только принимает управленческие решения, но и должен быть готов нести за них ответственность. Руководитель проекта представляет собой пример для своей команды высокоорганизованного трудолюбивого человека.