Совершенствование организационной структуры управления на примере Территориального фонда обязательного медицинского страхования

Существующая организационная структура Территориального фонда обязательного медицинского страхования (Далее ТФОМС) является линейно-функциональной. Под руководством директора находятся два отдела, и пять управлений [3]. Существующая структура не является полноценно функционирующей так как существует ряд проблем. После выявления с помощью причинно-следственной диаграммы Исикавы, была обнаружена основная проблема – затруднено планирование бюджета для медицинских учреждений [1]. В свою очередь причиной данного факта являются другие предпосылки, сведенные в таблицу 1.

Таблица 1.

Причины основной проблемы

Достижение всех целей организации ставится в приоритет, при этом выполняемые функции, приводящие к заданной цели, исполняются соответствующими отделами, «задвоения» происходят на незначи­тельном уровне, не требующем сокращения какого-либо отдела. Рассчитать масштаб управляемости и контроля с помощью коэффициентов представляется только одним показателем- коэффициентом управляемости [4].

,                                                                                                            (1)

где:   Уф – фактическая норма управляемости;

Ун – нормативная норма управляемости.

Получившееся значение коэффициент не является нормой и требует корректировок в организационной структуре.

Построив Матрицу ответственности, по вертикали процессами, а по горизонтали должностными лицами было выявлено «задвоение» функций финансового отдела и отдела экономического анализа и планирования, а также отдела по взаимодействию с медицинскими организациями. Данная ситуация обусловлена нечетким разделением функций.

В начале планирования объемов медицинской помощи для дальнейшего расчета выделяемых средств происходит распределение данных объемов в разрезе видов медицинских услуг для каждой больницы. Трудности, возникающие на данном этапе, связанны с неком­петентностью сотрудников экономического отдела в медицинских терминах и условиях оказания медицинской помощи.

Сотрудники экономического отдела направляют часть работы в отдел по взаимодействию с медицинскими организациями, чтобы последние распределили объемы в соответствии с различными нюансами. В это время финансовый отдел требует готовые планы (объемов и финансирования медицинской помощи) для дальнейшего формирования финансовых отчетов.

После анализа таблиц стала очевидна необходимость назначить ответственного за делегирование полномочий для финансового отдела, отдела экономического анализа и планирования и отдела по взаимо­действию с медицинскими организациями путем добавления функций в должностную инструкцию определенного должностного лица. Предположительно вменение данных функций будет происходить для начальника финансово-экономического управления. Для этого необходимо рассчитать коэффициент полноты охвата функций по формуле 2 [2].

,                                                                                                                (2)

где:    - количество работ, проводимых в аппарате управления фактически;

- количество работ, проводимых в аппарате управления по установленным положениям.

Таким образом, мы видим, что у начальника финансово-экономического управления есть возможность выполнять еще одну функцию.

Кроме того, существует еще одна проблема. Отсутствие контроля на этапе внесения данных в информационные системы сотрудниками экономического отдела создает большую вероятность использования некорректных данных при дальнейших расчетах финансирования больниц в разрезе предоставления медицинской помощи.

Так как происходят ежемесячные корректировки в планах и методах планирования объемов и финансирования, точность при частом изменении данных необходима.

При отказе понимания необходимости изменений неправильные расчеты приведут к недовольству медицинских организаций выделенным бюджетом денежных средств, вследствие чего возможно снижение качества предоставляемых услуг, что негативно скажется на людях, нуждающихся в медицинской помощи.

В ходе анализа удалось обобщить проблемы, выявленные в результате анализа и рекомендации по их устранению, которые представляются в виде схемы на рисунке 1.

Рисунок 1. Выявленные проблемы и рекомендации к их решению

Предлагаемые меры по оптимизации деятельности компании заключаются в целенаправленной и планомерной работе, как по устранению причин, так и по изменению отношения сотрудников к выполнению своих обязанностей. В качестве первоочередных мер необходимо предпринять следующие действия:

Для усовершенствования организационной структуры ТФОМС необходимо:

· Изменить организационную структуру.

· Ввести новые должностные инструкции и скорректировать существующие для должностных лиц в изменившейся организационной структуре

· Оценить нововведения и зафиксировать созданную практику в формализованных документах.

· Целенаправленная и планомерная работа, как по устранению причин, так и по изменению отношения сотрудников к выполнению своих обязанностей.

Незначительные изменения в организационно-управленческой структуре приведут к значительной трансформации деятельности организации. После устранения проблем Территориальный фонд обяза­тельного медицинского страхования сможет достигнуть повышения производительности и эффективности как аппарата управления, так и отдельных подразделений.