СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА (OAS). СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ DIRECTUM RX, 1C ДОКУМЕНТООБОРОТ, DOCVISION
Конференция: LXXVII Международная научно-практическая конференция «Научный форум: экономика и менеджмент»
Секция: Бухгалтерский учет, статистика
LXXVII Международная научно-практическая конференция «Научный форум: экономика и менеджмент»
СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА (OAS). СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ DIRECTUM RX, 1C ДОКУМЕНТООБОРОТ, DOCVISION
OFFICE AUTOMATION SYSTEMS COMPARATIVE (AOS). ANALYSIS OF DIRECTUM RX, 1C DOCUMENT MANAGEMENT, DOCVISION
Alexey Zhdan
Student, Belarusian National Technical University, Republic of Belarus, Minsk
Valentin Karnitsky
Student, Belarusian National Technical University, Republic of Belarus, Minsk
Vladislav Kopach
Student, Belarusian National Technical University, Republic of Belarus, Minsk
Tatyana Petrovskaya
Scientific adviser, Senior Lecturer, Belarusian National Technical University, Republic of Belarus, Minsk
Аннотация. Системы автоматизации делопроизводства – важнейшие инструменты для оптимизации организационных процессов. Они обеспечивают эффективное управление документами, выполнением различных задач в срок. Системы способствуют повышению производительности и снижению рисков. В данной статье мы проанализируем роль таких систем в бизнесе.
Abstract. Office automation systems are the most important tools for optimizing organizational processes. They ensure efficient document management and timely completion of various tasks. The systems help to increase productivity and reduce risks. In this article we will analyze the role of such systems in business.
Ключевые слова: Автоматизация; делопроизводство; задачи; сроки; офисные процессы; организационная производительность.
Keywords: Automation; office management; tasks; deadlines; office processes; organizational productivity.
Office Automation Systems - OAS - системы автоматизации делопроизводства. Они предназначены для обслуживания обработчиков данных и для увеличения производительности их труда [1]. Эта система повышает эффективность и продуктивность офисных сотрудников, машин и устройств. Она позволяет хранить данные в больших объемах и упрощает передачу данных и связь между подразделениями с минимальными человеческими ошибками.
Задачи систем делопроизводства включают в себя:
- Управление документами. Позволяют отслеживать, хранить и обрабатывать документы для обеспечения эффективного рабочего процесса.
- Контроль задач. Возможность мониторинга и управление текущими задачами. А также их курирование для повышения производительности.
- Сроки и календарное планирование. Отслеживание сроков выполнения задач для эффективного использования времени.
- Отчетность. Создание отчетов о проделанных задачах, а также их анализ для выявления проблемных областей, для их дальнейшего усовершенствования.
- Возможность интеграции. Позволяет обеспечить совместимость с другими системами и инструментами, что позволит расширить функционал систем делопроизводства.
- Безопасность данных. Системы гарантируют конфиденциальность информации и защиту от утечек данных.
Существуют два основных класса систем автоматизации делопроизводства.
Первый класс включает в себя системы управления электронными архивами, предназначенные для хранения и поиска документов с возможность передачи в какие-либо приложения.
Второй же класс включает в себя системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому. Системы обеспечивают контроль за перемещением документов, фиксируя все изменения [3].
К основным функциям систем автоматизации делопроизводства включают:
- Создание документа.
- Регистрация документа. В системе регистрируют документ и присваивают ему свой личный идентификационный номер.
- Хранение и организация документов. Структурирование документов для легкого поиска.
- Управление задачами. Создание, отслеживание и управление различными задачами.
- Электронный документооборот. Движение документа между пользователями, сохраняя контроль за изменениями и перемещением документов.
- Автоматизация бизнес-процессов. Автоматизация повседневных рутинных процессов.
- Мобильный доступ. Возможность работы с системами через мобильные и планшетные устройства. Таким образом будет обеспечена максимальная совместимость.
- Сопровождение и резолюции. Контроль за изменениями во всех документах, добавление комментариев и отслеживание истории и принятия решений.
- Поиск документов по реквизитам. Поиск документов, по ключевым словам, реквизитам и иным словам.
- Контекстный поиск. Возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям. Причем поиск производится не только в регистрационной карточке, но и непосредственно во всем документе.
Основными программами на наш взгляд являются: Docvision, 1C: Документооборот, Directum RX. Сравнительный анализ этих программ представлен в Таблице 1.
Таблица 1.
Сравнительный анализ программ для автоматизации делопроизводства
|
Характеристика/ Система |
Docvision |
1С: Документооборот |
Directum RX |
|
Управление документами |
Эффективная регистрация, хранение и поиск документов. |
Обширные функции управления документами и электронным документооборотом. |
Управление жизненным циклом документов, от регистрации до архивации. |
|
Управление задачами |
Поддержка процессов управления задачами и контроля их выполнения. |
Интегрированный модуль для создания, отслеживания и управления задачами. |
Автоматизированное управление задачами и процессами, включая резолюции. |
|
Электронный документооборот |
Обеспечивает эффективный обмен документами с сохранением истории. |
Развитый механизм электронного документооборота с контролем доступа. |
Интегрированная система для эффективного обмена электронными документами. |
|
Интеграция с другими системами |
Возможность интеграции с другими системами и программами. |
Широкий спектр возможностей интеграции с различными приложениями внутри модуля 1С. |
Поддержка интеграции с внешними системами и технологиями. |
|
Управление доступом |
Контроль доступа к документам и информации с учетом ролей пользователей. |
Гибкие настройки уровней доступа, обеспечивающие безопасность данных. |
Управление доступом с возможностью настройки прав пользователей. |
|
Отчетность и анализ |
Встроенные средства создания отчетов и анализа производительности. |
Мощные инструменты для аналитики и отчетности по документообороту. |
Модули аналитики и отчетности для оценки эффективности процессов. |
|
Автоматизация бизнес-процессов |
Поддержка автоматизации бизнес-процессов для оптимизации работы. |
Возможности автоматизации широкого спектра бизнес-процессов. |
Специализированные инструменты для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. |
|
Управление сроками и календарным планированием |
Организация и контроль сроков выполнения задач и планирование. |
Интегрированные средства календарного планирования и контроля сроков. |
Модули управления сроками и календарным планированием для эффективной организации времени. |
|
Мобильный доступ |
Поддержка мобильного доступа для гибкости работы из любой точки. |
Невозможность работы с системой через мобильные устройства. |
Поддержка мобильных платформ для удобного доступа в пути. |
|
Сопровождение и резолюции |
Фиксация изменений и сопровождение документов резолюциями. |
Сопровождение документов резолюциями и фиксация всех изменений. |
Функциональность сопровождения, включая резолюции и комментарии. |
Важно учесть, что большая часть характеристик и функциональность программ могут зависеть от версии программы и ее настроек. Каждая из программ настраивается под организацию и при грамотных настройках каждая из программ принесет свою пользую. При выборе программы стоит отталкиваться от региона ведения бизнеса, а также от стоимости ее использования и масштабов бизнеса. В целом, системы автоматизации делопроизводства увеличивают производительность труда специалистов-обработчиков данных, чья работа должна главным образом использовать или распространять информацию, так как помогает структурировать обрабатываемую информацию и оптимизировать рабочие процессы.
