Специфика применения информационных систем бухгалтерского учета

SPECIFICS OF APPLICATION OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS

Olga Korneva

Candidate of pedagogical sciences, associate professor Law and Management, Sakhalin State University, Russia, Yuzhno-Sakhalinsk

Аннотация. Информационные системы бухгалтерского учёта являются одной из важных составляющих процесса организации и ведения бухгалтерского учёта в любой отрасли экономики. В настоящее время существует большое число разнообразных программных средств автоматизации бухгалтерского учета. И хотя рынок компьютерных систем бухгалтерского учета обладает большим разнообразием, тем не менее можно выделить общую специфику их построения и применения, а также типовой набор услуг и сервисов, которые они обеспечивают. В статье приводятся особенности компьютерных систем бухгалтерского учета, дается определение технологической платформы и прикладной конфигурации, как инструмента создания и модификации бухгалтерских программ.

Abstract. Accounting information systems are an important component of the process of organizing and maintaining accounting in any sector of the economy. Currently, there are a large number of different software tools for accounting automation. Although the market for computer accounting systems has a wide variety, it is nevertheless possible to distinguish the General specifics of their construction and application, as well as a typical set of services and services that they provide. The article describes the features of computer accounting systems, defines the technological platform and application configuration as a tool for creating and modifying accounting programs.

Ключевые слова: бухгалтерские информационные системы; бухгалтерские компьютерные программы; автоматизация бухгалтерского учета; автоматизация управления предприятием; справочники; классификаторы; кодификаторы; программная платформа; прикладная конфигурация.

Keywords: accounting information systems; accounting computer programs; accounting automation; enterprise management automation; reference books; classifiers; codifiers; software platform; application configuration

Бухгалтерский учет достаточно легко поддается автоматизации, так как многие его методы и процедуры стандартизированы, унифицированы и сводятся к формализации. Автоматизация бухгалтерского учета является необходимостью, так как освобождает бухгалтера от многих рутинных операций, повышает производительность его труда, позволяет оперативно воспользоваться нормативной, законодательной информацией, автоматизировать документооборот предприятия как с внутренними, так и с внешними пользователями бухгалтерской информации – банками, налоговыми органами [1. С. 114].

Система документов бухгалтерского учета включает первичные учетные и выходные отчетные документы. На основе первичных учетных документов и ведется бухгалтерский учет. Первичные документы заносятся в бухгалтерскую информационную систему, на основе которой автоматически формируются все выходные формы – регистры любой формы, отчеты. Все данные первичного учета однократно вводятся в программу, но многократно используются для преобразования, обработки и группировки [2. С. 8].

Особое значение для составления документов, ведения аналитического учета имеют классификаторы и кодификаторы технико-экономической информации – массивы постоянной информации, которые имеют широкое применение в различных информационных системах. Они обладают избыточной структурой кодирования, содержат широкую номенклатуру и обеспечивают возможность интеграции информационных систем разных отраслей экономики. К общероссийским классификаторам относятся: общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО), общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ), общероссийский классификатор форм собственности (ОКФС), общероссийский классификатор организационно-правовых форм (ОКОПФ), общероссийский классификатор основных фондов (ОКОФ) и т.д.

Локальные классификаторы информации (справочники) ограничены рамками информационной системой предприятия. Справочники – это учетные данные самостоятельного значения, которые предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов. К локальным справочникам относят справочник основных средств, справочник объектов строительства, справочник номенклатуры продукции, справочник контрагентов, справочник сотрудников и т.д. Так, одним из основных справочников в любой информационной системе бухгалтерского учета является встроенный план счетов, который соответствует Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный Министерством финансов РФ [3. С. 83].

Первичные учетные документы в бухгалтерских информационных системах служат для регистрации хозяйственной деятельности. Каждый документ имеет экранную форму, заполняемую при вводе. Часть реквизитов заполняется автоматически. Имеется возможность из документа обратиться к справочнику и выбрать элемент или при необходимости добавить в него новый. Каждый документ получает номер и дату. А введенные документы формируют массивы документов, которые в хронологическом порядке сохраняются в журналах документов. Так образуются журналы, содержащие документы одного вида – журнал банковских документов, журнал кассовых документов, журнал складских документов, журнал производственных документов и т.д. А они в свою очередь образуют единый массив информации обо всех хозяйственных операциях, который называется журналом операций и является стержнем информационной базы любой бухгалтерской информационной системы.

На основе массива информации о хозяйственных операциях можно получить любые выходные отчетные документы, необходимые для контроля правильности ввода учетных данных и анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Как правило, любая бухгалтерская информационная система имеет возможность формировать большое количество печатных форм документов, которые применяются для получения итоговой, а также другой сводной или детальной информации.

Информационные системы бухгалтерского учета прошли большой исторический путь становления и развития. На рынке программного обеспечения представлено множество разработок, различающихся стоимостью, функциональной полнотой, принципами организации компьютерного учета, технологий внедрения и адаптации и множеством других характеристик.

Лидером среди информационных систем бухгалтерского учета является система 1С:Бухгалтерия. Эта программа состоит из платформы и прикладных конфигураций. Под платформой понимается программная среда разработки и модификации, внутри которой функционирует прикладное решение (конфигурация), предназначенное для автоматизации управления предприятием или вида деятельности. Платформа имеет встроенный язык макропрограммирования, который является средством разработки прикладных конфигураций и полностью определяет их функциональные возможности. В настоящее время компания 1С активно развивает поколение платформы под номером версии 8.3. Прикладная конфигурация – это программный модуль, разработанный для решения конкретных задач управления предприятием, отрасли или сферой деятельности. По сути, прикладная конфигурация представляет собой модель предметной области. В процессе конфигурирования формируются структура информационной базы, алгоритмы обработки, формы диалогов и выходных документов [4. С. 111].

С точки зрения технологических процессов работы в информационной системе бухгалтерского учета можно выделить следующие этапы: подготовительный, документационный, контрольный и завершающий. Подготовительный этап связан с подготовкой информационной базы к работе и заполнением нормативно-справочной информации. Документационный этап связан с регистрацией различных хозяйственных операций и выполнения учетных работ в программе. На этапе контроля и обобщения учетных данных осуществляется анализ состояния бухгалтерского и оперативного учета и формирование отчетности для внутреннего и внешнего использования. И последний этап служит для выполнения процедуры завершения отчетного периода. Бухгалтерские программы предлагают разные технологии и процедуры закрытия периода. Их необходимо строго выполнять. Например, в 1С:Бухгалтерии в конце каждого месяца после ввода всех операций необходимо вводить регламентный документ «Закрытие месяца».

Таким образом, бухгалтерские информационные системы меняют организацию бухгалтерского учета, повышают эффективность и качество управления предприятием, снижают вероятность ошибок и временные затраты персонала, и как следствие, способствует более эффективному управлению компанией.