АЛГОРИТМ РАБОТЫ С РИСКАМИ ПРИ УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ И СТРАТЕГИИ РЕАГИРОВАНИЯ НА НИХ

ALGORITHM FOR MANAGING RISKS IN PROJECT MANAGEMENT AND STRATEGIES FOR RESPONDING TO THEM

Denis Ushakov

Postgraduate student Moscow International Academy, Russia, Moscow

Аннотация. В статье рассмотрена классификация рисков возникающих при управлении проектами. Предложен алгоритм работы по управлению рисками, а также возможные стратегии реагирования на них.

Abstract. The article considers classification of risks arising from project management. An algorithm of work on risk management, as well as possible strategies for responding to them, is proposed.

Ключевые слова: управление проектами; риски при управлении проектами; управление рисками.

Keywords: project management; project management risks; risk management.

Маловероятно, что какой-либо проект может быть реализован без сопутствующих рисков, и чем сложнее внедряемый продукт и чем больше процессов необходимо выполнить, тем выше вероятность возникновения непредвиденных событий.

В принципе, проблема заключается в неопределенности. Заказчики не до конца знают, чего они хотят, менеджеры выбирают неправильные инструменты для решения проблем, бюджетные сметы неверны, исполнители допускают ошибки в своей работе. Все это складывается в цепочку событий, которые трудно предсказать [5].

Целью данного исследования является анализ и классификация возможных рисков проекта, предложение алгоритма работы с рисками и вариантов реагирования на них.

Чтобы контролировать возможные проблемы и эффективно реагировать на них, менеджеры внедряют в свою работу управление рисками проекта.

Риски в проектной работе - это неопределенные события, которые могут произойти и оказать положительное или отрицательное влияние на характеристики проекта - время, бюджет, объем работ, качество продукции и т.д. [1, с. 6].

В обычной жизни риск часто относится к негативным событиям, которые могут испортить планы, но в менеджменте стоит учитывать и позитивные риски.

Позитивные риски - это благоприятные события, которые могут улучшить качество продукции, сократить сроки производства или снизить затраты. Для позитивных рисков положительный эффект имеет тенденцию уменьшаться по мере приближения к завершению проекта.

Негативные риски - это нежелательные события, которые могут ухудшить продукт, растянуть сроки выполнения работ или увеличить затраты на производство. И наоборот, ущерб от рисковых событий в большинстве проектов увеличивается по мере приближения проекта к завершению.

Риском можно управлять на протяжении всего проекта, но управление риском становится все сложнее по мере приближения проекта к завершению.

Рисками необходимо управлять не только для того, чтобы снизить их вероятность, но и для того, чтобы принять их последствия.

Среди основных целей управления рисками проекта также можно выделить следующие:

• Снижение финансовых потерь.
• Соблюдение сроков выполнения проекта.
• Сохранение лояльности заказчика.
• Снижение уровня стресса в команде.
• Использование рисков как новых возможностей [3].

Для управления рисками предлагается использовать следующий алгоритм действий:

1. Идентификация рисков.

На данном этапе менеджер находит и описывает новые риски и добавляет их в список рисков проекта. Для поиска новых рисков необходимо точно знать, что происходит в проекте.

2. Определение приоритетности рисков.

На этом этапе менеджер распределяет усилия между рисками. Во многих проектах могут быть найдены сотни рисков. Управление каждым риском одним и тем же способом приведет к распылению усилий и выполнению менее полезной, а не более важной работы. Вместо этого лучше решить, какие риски следует обрабатывать больше, а какие меньше.

3. Интеграция рисков в план проекта.

На данном этапе менеджер продумывает конкретные действия по предотвращению рисков (план управления рисками) и добавляет их в план проекта, чтобы они могли быть реализованы в нужное время.

Цель этого шага - интегрировать управление рисками в повседневное управление проектом в целом.

Меры по предотвращению рисков включают в себя проактивные и реактивные действия.

• Проактивные действия - это действия, предпринимаемые менеджерами для предотвращения реализации значительных рисков или максимального снижения их вероятности.
• Реактивные действия - это действия, предпринимаемые менеджерами для предотвращения последствий риска, когда он уже материализовался и стал проблемой, или для минимизации вероятности его последствий.

4. Отслеживание рисков.

На этом этапе менеджеры:

• отслеживают риски и проверяют, материализовались ли они;
• отслеживают изменения в проекте, которые могут повлиять на риск и реализацию плана управления рисками;
• подготавливают отчет о рисках, описывающий риски, план управления рисками и результаты его реализации, и распространяют его среди заинтересованных сторон.

5. Реагирование на риски.

Этот шаг выполняется менеджером или другими членами команды. В ходе его реализации:

• осуществляют заранее запланированные мероприятия по управлению рисками;
• корректируют план проекта, если мероприятия по противодействию рискам израсходовали заложенный временной буфер и начинают влиять на ограничения проекта (объем работы, бюджет, время, качество).

6. Ретроспективный анализ.

Ретроспектива (или рефлексия) - это специальное мероприятие, на котором один человек или вся команда анализирует, что произошло в проекте с момента последней рефлексии, и отвечает на вопросы, которые могут помочь улучшить дальнейшую работу.

При наиболее распространенном подходе к рефлексии каждый член команды отвечает на три вопроса:

• Что получилось хорошо?
• Что могло бы получиться лучше?
• Что нужно сделать для улучшения ситуации?

В ходе рефлексии, в зависимости от повестки дня, можно обсудить и спланировать улучшения для проекта в целом или для отдельных аспектов, таких как управление рисками. На этом этапе алгоритма управления рисками менеджер (чаще всего вместе с командой) анализирует опыт управления рисками, полученный в ходе предыдущей рефлексии, и фиксирует его в форме, удобной для своей команды (в идеале - для других членов команды, у которых могут быть аналогичные проблемы) [2].

После определения основных рисков и степени их влияния на проект необходимо определиться с вариантами реагирования на них.

Существует четыре основные стратегии реагирования на риск:

1. Избежать.

В некоторых случаях риска можно избежать полностью. Например, прекратить сотрудничество с ненадежными поставщиками.

2. Принять.

Это вариант подходит для рисков, которые имеют низкую или среднюю вероятность и не оказывают серьезного влияния на проект. Существование риска должно быть принято и контролироваться до конца проекта.

3. Уменьшить или контролировать.

Например, если исполнитель не соблюдает сроки, можно постоянно напоминать ему о задании, ежедневно отправляя электронные письма, делая телефонные звонки и т.д.

4. Передать риски.

Если не возможно снизить риск для определенной группы задач, их можно передать на аутсорсинг специализированному подрядчику. Это может сэкономить время и деньги [4].

В любом проекте всегда присутствуют риски, и работа с ними является частью работы менеджера по управлению проектом. Для достижения максимальных результатов процесс управление рисками должен быть хорошо организован и встроен в текущую работу. В зависимости от типа риска следует выбрать одну из возможных стратегий реагирования на него.