Прокрастинация в современной организации

PROCRASTINATION IN A MODERN ORGANIZATION

Olga Leonteva

Student, Siberian Federal University, Russia, Krasnoyarsk

Irina Tsvetochkina

Candidate of Science, associate Professor, Siberian Federal University, Russia, Krasnoyarsk

Аннотация. В настоящее время прокрастинация является большой проблемой в современной организации, т. к. она может привести организацию к банкротству. В данной статье рассмотрены пути решения этой проблемы.

Abstract. Currently, procrastination is a big problem in a modern organization, because it can lead the organization to bankruptcy. This article discusses how to solve this problem.

Ключевые слова: прокрастинация; промедление; откладывание на потом; прокрастинатор; активная прокрастинация; пассивная прокрастинация, прокрастинация в принятии решений.

Keywords: procrastination; delay; procrastinate; active procrastination; passive procrastination, procrastination in decision making.

В психологии феномен «откладывания на потом» получил название «прокрастинация», а люди, имеющие подобную тенденцию, стали называться «прокрастинаторами».

Слово «прокрастинация» происходит от латинского procrastinatus, где pro – ради и crastinus – завтрашний и обозначает склонность к постоянному откладыванию важных и срочных дел; стремление отложить дела и неприятные мысли на потом. Впервые этот термин применил П. Рингенбах в своей работе «Прокрастинация в жизни человека» ещё в 1971 году [5]. Впоследствии этот термин стал все чаще встречаться в исследованиях, посвященных изучению явления «откладывание на потом», пик которых пришелся на 1980-е годы.

В настоящее время проблема прокрастинации актуальна не только в учебной и бытовой деятельности, но и в менеджменте. Поэтому её часто называют болезнью современности или болезнью 21 века. Причём «заразиться» такой «болезнью» может любой человек в организации вне зависимости от возраста, пола, характера и даже должности.

Проблема заключается в том, что работники, более склонные к прокрастинации, тратят не только время, но и свою энергию на бесполезные вещи тем самым, не оставляя времени и сил на важные и срочные дела. В свою очередь, руководители тоже подвержены прокрастинации, однако не такой очевидной. Это называется «размывание приоритетов». Например, вместо того чтобы работать над важной и основной задачей, внимание руководителя переключается на важную, но второстепенную цель. Промедление – большая проблема для любой организации, так как оно влечёт за собой убытки для компании, а для сотрудника – отсутствие возможности карьерного роста или даже увольнение.

В.С. Ковылин выделяет несколько компонентов феномена прокрастинации:

1) поведенческий компонент (прокрастинация как закреплённый механизм поведения человека);

2) когнитивный компонент (особенности восприятия результатов деятельности, а также мотивация к выполнению деятельности);

3) эмоциональный компонент (высокая тревожность, эмоциональный застой, страх неудачи и невротизация);

4) подсознательный компонент (прокрастинация является защитным механизмом личности, срабатывающим при повышении уровня тревоги и оценке ситуации выполнения какой-либо задачи как опасной) [4].

В соответствии с этим можно назвать личностные особенности сотрудников компаний, особо уязвимых для прокрастинации.

Рассмотрим некоторые из них:

• Перфекционисты. Такие сотрудники склонны ожидать от себя наивысший результат, что усиливает беспокойство и страх. Таким образом, они не начинают дело, боясь не сделать его идеально.
• Работники с так называемым «синдромом самозванца». Такие люди не любят выделяться из толпы, т.к. боятся собственного успеха и ответственности, потому что считают себя не настолько умным или талантливым, как думают другие.
• Любители выделиться. Такие работники наоборот желают показать свой характер, выделиться из общего коллектива. Их типичные мысли: «Мне нужно намного меньше времени и усилий, чем остальным, поэтому я могу приступить к этой задачи намного позже».
• Работники с высокой степенью тревожности. Они склонны мгновенно впадать в высокий стресс, так как боятся не справиться с важными и ответственными заданиями или выполнить их недостаточно хорошо.

По результатам исследований Я.И. Варваричевой, можно выделить два типа прокрастинации: активную и пассивную [6]. Пассивная или неконструктивная прокрастинация проявляется в отсрочке дел и несоблюдении сроков. При этом человек осознаёт важность и срочность дела, но откладывает его в ущерб конечному результату. Активная или конструктивная прокрастинация – получение острых ощущений при условии дефицита времени. Иными словами, человек ощущает прилив сил, повышение активности психических процессов, при условии остатка максимально малого количества времени до окончания работы. Индивидуальные качества так называемых «активных» и «пассивных» прокрастинаторов во многом различаются. Таким образом, «активные» прокрастинаторы больше похожи на «непрокрастинаторов» с точки зрения контроля времени, специфичности представлений об уровне их собственной эффективности и особенностей предпочтительных стратегий преодоления. Перенося это на организацию, можно сказать, что сотрудник организации с активной прокрастинацией под внешним давлением может работать и справляться с поставленной задачей, сотруднику с пассивной прокрастинацией будет намного сложнее

Учёные Н. Милграм, Дж. Батори и Д. Мурер выделили пять основных видов прокрастинации:

• ежедневная или бытовая (откладывание таких задач, которые должны выполняться регулярно);
• академическая (перенос времени выполнения учебных заданий);
• в принятии решений, в том числе второстепенных;
• невротическая (откладывание жизненно важных задач)
• компульсивная (совмещает в себе откладывание принятия решений и откладывание выполнения дел) [6].

Рассматривая промедление в организации,  речь идёт о прокрастинации в принятии решений и о компульсивной прокрастинации, которые свойственны как исполнителям, так и руководителям организации. Однако стоит отметить, что люди, предрасположенные к ежедневной или бытовой прокрастинации, могут отсрочивать реализации планов и в профессиональной сфере, что приводит к огромным финансовым потерям для работодателя.

На промедление в организации влияют не только внутренние личностные особенности, но и внешние факторы: sms, мессенджеры, электронная почта, разговоры с коллегами и т. д. Важно понимать, что внешние факторы не есть сама причина откладывания дел на потом, а лишь повод продолжать это делать. Поэтому устранение «симптомов» не приведёт к устранению самой причины, нужны только системные методы, так как другой подход приводит лишь к косметическим эффектам.

Прежде всего, необходимо учитывать данный фактор HR-специалисту на собеседовании, чтобы не принять на какую-либо должность потенциального сотрудника-прокрастинатора. Об необходимо позаботиться HR-менеджеру, задавая непрямые вопросы, тем самым выясняя наличие у кандидата, например, ежедневной или бытовой прокрастинации.

Но как бороться с уже существующей прокрастинацией в организации?

Как известно, прокрастинация персонала тесно связана с его мотивацией. Начальству необходимо сформировать здоровую атмосферу в коллективе, что отразится на общей работоспособности персонала и на его желании внести свой вклад в общее дело. Со стороны начальства будет правильным не давать новых поручений подчинённым, пока они не выполнят старые, поощрять за заранее выполненные, тем самым мотивируя весь персонал выполнять задачи задолго до дедлайна.

Если сотрудник чувствует, что обычно выполняет работы меньше, чем большинство, но не знает почему, ему необходимо обсудить свой стандартный день или неделю с продуктивным коллегой или руководителем и выяснить причину промедления, а затем уже бороться с ней. Например, если человек избегает конкретной задачи, потому что считает ее скучной или неприятной, можно постараться сосредоточиться на тех аспектах работы, которые более привлекательны по его мнению.

Что касается прокрастинации самих руководителей, то тут уже намного сложнее, ведь они контролируют себя сами. Для продуктивной работы им необходимо проводить аудит своих дел один  раз в неделю. Собрав все свои задачи в одном месте, необходимо их проредить, пользуясь принципами: элиминация, автоматизация, делегация, консолидация, отпускание. Таким образом, это поможет выяснить действительно важные задачи и совсем неважные. Между «срочным» и «важным» руководителю всегда необходимо выбирать «важное», а остальное делегировать. Немаловажным фактором является и самокритика. Управленцу необходимо чётко понимать, что любой человек склонен к ошибкам и к самозаблуждению, даже он сам.

Таким образом, в менеджменте прокрастинация – это осознанная тенденция откладывания поставленных задач на крайний срок. В статье были рассмотрены компоненты, виды, типы прокрастинации, а также личностные особенности работников, которым свойственно данное явление. Рассмотрев причины прокрастинации, мы выяснили, что для эффективной борьбы с прокрастинацией необходимо подходить комплексными методами.