Актуальные проблемы разработки системы учета складских запасов

Аннотация. В статье рассматриваются актуальные проблемы разработки системы учета складских запасов. Рассматриваются такие проблемы, как формирование больших объемов данных, оптимизация программного продукта, а также удобство и простота пользования. Анализ проблем проводится исходя из их актуальности и важности их разработки конкурентоспособной системы.

Склады в настоящее время представляют собой основной элемент в цепи поставок. Это сложный технический инструмент, предназначенное для управления запасами различных участков логической цепи и выполнения конкретных функций по хранению и преобразованию материального потока в целом.

Для того чтобы оставаться конкурентоспособным и обеспечивать постоянный поток клиентов на рынке необходимы не только качественные товары, но и постоянный контроль процессов, учет товаров, учет продаж и поставок. За любым развитием стоит увеличение нагрузки, ответственности и риска, а значит предприятию нужно постоянно двигаться вперед, искать новые методы решения проблем и автоматизации управления складом.

Внедрение информационной системы позволяет решить некоторые рутинные процессы качественно. Автоматизация влияет на качество и скорость выполнения основных действий на складе, приводит к сокращению издержек тем самым увеличивая товарооборот. Также положительной стороной автоматизации является уменьшение использования бумажной технологии, что позволяет повышению эффективности складского учета, так как из-за большого количества обрабатываемой информации появляется риск возникновения ошибок и неточностей.

В текущий момент на системы, обеспечивающие автоматизацию процессов учета складских запасов, широко представлены на рынке, но это может не устраивать по некоторым причинам, тех кто хочет внедрить данную систему вынуждая их задуматься о других вариантов. В этом случае решением данной проблемы может стать разработка своей системы учета складского запаса.

Анализ проблем, с которыми сталкиваются при разработке новой системы, являются важной частью при проектировании системы. Чем более тщательно анализируется и больше внимания уделяется к проблемам, тем меньше проблем возникнет при запуске и при активном пользовании системы учета складских запасов.

Разработка системы учета складских запасов – это сложный и рутинный процесс, на любом этапе которого могут возникнуть некоторые трудности. Далее перечислены некоторые причины их проявления:

• проблемы, связанные с тем, что несколько целей плана остается не реализуемыми из-за того, что при их формировании упущены значительные несостыковки. Данные проблемы могут возникнуть на любом этапе разработки;
• проблемы, образующиеся на разных стадиях внедрения проекта, связаны с особенностью данных этапов. Они имеют все шансы значительно повлиять на общий результат внедрения проекта;
• проблемы управления проектом возникают из-за некачественного контроля проекта, а также низкого взаимодействия управляющих структур;

В первоначально стадии исследования, как правило, формируются проблемы больших объемов документации, поскольку основной результат текущего этапа – многостраничные отчеты по процессам склада. Приобретенные отчеты многократно переходят от исполнителя к заказчику и обратно и тем самым возрастает количество правок и дополнений. Из-за этого попытки довести состояние проектной документации до хорошего состояния приводят к увеличению сроков сдачи проекта и раздуванию бюджета. Несмотря на очевидную вещь с первого взгляда, эта ошибка широко распространена. Заказчики увлекаются перспективами совершенствования своей системы управления складом. Чтобы избежать этого, еще на этапе проектирования необходимо определить количество согласований и строго придерживаться установленного первоначального плана.

Главной проблемой при разработке системы, является отсутствие оптимизации системы. Отсутствие оптимизации – это распространенная проблема проектирования, которая усложняет точное планирование и прогнозирование будущих потребностей в запасах. Хорошо спроектированная система инвентаризации должна собирать в нужное время, чтобы избежать ошибок при будущих поставках, которые приводят к неточным количествам запаса товаров. Оптимизация особенно важна как мера по контролю затрат в производственном бизнесе, потому что она предназначена для повышения удобства обслуживания и сокращения отходов производства. Эти данные могут не только помочь в поддержании актуальных данных запасов, но и сигнализирует о том, что, возможно, пора искать другого поставщика.

Так же распространенной проблемой при проектировании системы учета складских запасов, является отсутствие методов для перекрестных ссылок на расположение предметов инвентаря. Если программа не имеет возможности вести учет таких состоянии, то это усложнит возможность формировать корректные отчеты. Для системы жизненно важно показать, что есть в наличии, для системы также важно определять точное расположение продукта для сокращения времени для поиска, а также уменьшить время на сбор товаров. Утерянные, неуместные и украденные товары могут привести к увеличению затрат и потере прибыли от последующей реализации. Проектное решение может заключиться в реализации четко структурированных рабочих процессов для регистрации и хранения инвентарных единиц, технологии штрихового кодирования, которая поможет идентифицировать местоположение товара, и для проведения периодических инвентаризационных подсчетов. 

Возможность удобного ввода данных в программу может стать очередной проблемой разработки системы учета складского запаса. Некоторые из существующих программ устроены так, чтобы указать наименования товара, необходимо каждый раз открывать форму и вносить каждое наименование отдельно. В других программах данная операция может быть реализована так, что необходимо будет открывать несколько форм, а, следовательно, процесс ввода будет занимать много времени и информация будет содержать ошибки.

В настоящее время автоматизация складского сектора становится необходимым условием повышения гибкости и эффективности работы склада. В рамках этого процесса реализуется целый спектр задач разного уровня. Для того чтобы избежать типичных проблем при разработке системы управления складского запаса, необходимо обратить внимание на основные факторы, больше всего зависит успех проекта:

• начальное исследование – изучение бизнес-процессов склада с целью их оптимизации;
• разработка должна производится на основании существующих проблем;
• каждый процесс должен быть обговорен уже на процессе начальных исследовании и необходимо строго придерживаться этого;

Именно сочетание испытанных проектных технологий и особенностей конкретного предприятия делает возможным достижение желаемого результата в запланированные сроки при оптимальном использовании ресурсов.