ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Аннотация. Основа грамотного бухгалтерского учета – правильно выстроенная работа с документами, то есть документооборот. Без него практически невозможно формировать точные регулярные проводки, создавать в срок важные отчеты и так далее. Документооборот многих фирм организован нерационально, а эта часть функционирования предприятия очень важна. Все это обуславливает актуальность данной работы. В результате работы будут обобщены основы организации документооборота, а также отдельное внимание будет уделено хранению документов.

Ключевые слова: документооборот, документы бухучета, организация документооборота, хранение документов, документооборот фирмы.

Документооборот является неотъемлемой частью функционирования фирмы. Без его грамотного оформления, невозможно быстро работать с документами, что уменьшает эффективность всей организации. Более того, целостность бухгалтерского учета нарушается, допускаются ошибки, что приводит к негативным последствиям.

Ответственен за систему документооборота любой компании ее руководитель. При этом вся система включает в себя такие этапы:

1. Формирование документа или доставка его от контрагента;
2. Запуск процедуры проверки документа. Здесь важно провести анализ соответствия проверяемого документа законодательству, математическим законам, сути содержания и названия и так далее;
3. Процесс обрабатывания документа. Многие бухгалтеры используют словосочетание «проведение документа» для данного этапа. На данном этапе, согласно полученному документу, делаются записи, то есть, осуществляются бухгалтерские проводки;
4. Процесс хранения документа. В начале данного этапа, документ определенное время находится непосредственно в бухгалтерии. В большинстве случаев срок меньше года. Это необходимо для быстрого обращения к конкретному первичному документу;
5. Архивирование документа. Этап начинается лишь тогда, когда оперативный доступ к документу более не нужен. В процессе всего этапа, документ находится в архивном помещении компании;
6. Ликвидация документа. После прохождения определенного времени хранения документа, он ликвидируется сотрудниками компании. Отметим, что данный этап не является обязательным у всех документов [1, 2].  

Более подробно рассмотрим процесс хранения документов и выявив, какие документы не подлежат ликвидации. Так, законодательно установлен минимальный срок хранения бухгалтерских документов. Он равен пяти годам. Несмотря на это, законодательно установлены иные сроки для особых документов.

Так, постоянно хранятся бухгалтерские отчеты за год, акты передачи, свидетельство о постановке в налоговой орган, лизинговые контракты, сведения о переоценки основных средств, дарственные и некоторые иные документы [3].

Следующий по длительности срок хранения – 75 лет. Такое количество времени необходимо хранить сведения о штате сотрудниках и выплаченных им заработных платах. Сюда относят все трудовые договоры, данные о выплаченных дивидендах, карточки рабочих и так далее. Исключением являются все документы, сформированные после 2003 года. Согласно законодательству, их хранят 50 лет [3].   

Последний особый срок хранения – 10 лет. Такое количество лет необходимо хранить документы относительно продажи движимых активов, залоговых договоров и некоторые иные документы [3].

Необходимо отметить современную специфику хранения документов – многие из них существуют лишь в электронной форме. Законодательство не обязывает распечатывать такие документы, однако, если компания будет проверяться, существует обязанность распечатать электронный документ на бумажном носителе по требованию проверяющих.

Законодательно также установлены следующие требования относительно хранения документов, которые не были рассмотрены обширно:

1. Пока документ не передали в архив, он хранится в бухгалтерии в особом помещении или же в запирающемся шкафе. За них несет ответственность лицо, уполномоченное главным бухгалтером;
2. Комплектация документов проходит по хронологии.

Отметим, что негосударственные компании могут, но не обязаны формировать архив. Фирма лишь обязана создать условия, при которых документы будут в сохранности и могут быть переданы проверяющим по первому требованию [3].

Подводя итог, делаем вывод о важности документооборота организации. За такой документооборот ответственен руководитель компании. Во всех фирмах документооборот имеет несколько этапов. Каждый из них необходимо контролировать и правильно организовывать, иначе критическая ошибка может быть совершена, при этом каждый этап имеет такой риск. Хранение является одним из этапов документооборота. Оно специфично, поэтому имеет особые правила и требования. Законодательство достаточно строго установило перечень документов, необходимых к хранению конкретный срок.

Это необходимо для возможности контролирующих органов проверить правильность самых важных документов компании. Во избежание проблем с законом и для формирования быстрого и грамотного бухгалтерского учета, любая компания должна ответственно относиться к документообороту.