ПОНЯТИЕ УПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЯМИ ПРОЕКТА

Коммуникация проекта — это процесс, в ходе которого одни участники проекта передают другим определенную информацию, связанную с достижением целей проекта. Участники коммуникации обмениваются информацией, при этом цель коммуникации — добиться от принимающей стороны точного понимания доставленной информации. В коммуникации всегда участвуют две стороны, это могут быть как два человека, так и группа людей.

Управление коммуникациями проекта — это набор процессов, которые помогают убедиться, что правильные сообщения отправляются, принимаются и поняты нужными людьми.

Управление коммуникациями в проектах является одной из 10 ключевых областей знаний в Книге знаний по управлению проектами. Процессы, включенные в эту область, менялись с годами, но в текущей версии есть три основных процесса управления коммуникациями проекта:

1. Планирование управления коммуникациями — Процесс разработки соответствующего подхода и плана для коммуникаций по проекту на основе информационных потребностей и требований заинтересованных сторон, а также имеющихся организационных ресурсов.
2. Управление коммуникациями — Процесс создания, сбора, распространения, хранения, извлечения и окончательного размещения информации о проекте в соответствии с планом управления коммуникациями.
3. Контроль над управлением коммуникациями — Процесс мониторинга и контроля коммуникаций на протяжении всего жизненного цикла проекта производится для обеспечения удовлетворения информационных потребностей заинтересованных сторон проекта.

Планирование управления коммуникациями

1. Менеджеры проектов должны четко определить, как они будут управлять коммуникациями в рамках своих проектов. Это делается путем создания плана управления коммуникациями проекта.

При создании плана руководители проектов должны выполнить следующие пять шагов:

Определить свои цели: какова будет цель общения? Можно использовать некоторые средства коммуникации для повышения осведомленности, такие как отчет о состоянии. Также можно потребовать действий, таких как требование от спонсора санкционировать расходы или от заказчика одобрить тестирование проекта.

Определить свою аудиторию: кто является заинтересованными сторонами в этом проекте? Необходимо составить обширный список всех участников. Рассмотреть всех, на кого повлиял проект или кто влияет на его успех. Этот список должен включать членов команды, спонсоров, клиентов и другие заинтересованные стороны.

Написать свое сообщение: каким будет сообщение для каждого типа общения? Это фактический контент, которым будут делиться. Ключевые компоненты, о которых необходимо сообщить, включают объем, график, бюджет, цели, риски и результаты.

Выбрать свой канал: как будет доставлено сообщение? Будет ли это официальный отчет, разосланный по электронной почте всем заинтересованным сторонам? Или это будет неофициальный устный разбор полетов во время собрания команды?

Установить временные рамки: когда вы доставите свое сообщение? Требуют ли ваши заинтересованные стороны еженедельных или ежемесячных отчетов? Есть ли крайний срок, который нужно уложиться? Рассмотрите здесь различные часовые пояса и графики работы сотрудников.

План управления коммуникациями проекта должен быть достаточно подробным, чтобы указать, почему есть необходимость отправлять сообщение, кому его необходимо отправить, какая конкретная информация будет отправлена, как ее отправить и когда.

Важно вовлечь заинтересованные стороны в разработку этого плана. Нужно понимать их предпочтения и ожидания в общении. Если общаться чрезмерно, коллектив может перестать обращать на вас внимание. Но, если недостаточно общаться, это может привести к недоразумениям и проблемам.

Золотое правило здесь заключается в том, что, чтобы быть хорошим коммуникатором, нужно быть хорошим слушателем. Умение слушать — это недооцененный инструмент лидерства. Необходимо обратить внимание на все факторы и принять во внимание каждое мнение, прежде чем создавать план управления коммуникациями проекта.

Управление коммуникациями

После того, как план управления коммуникациями проекта создан и утвержден, задача менеджера проекта - обеспечить его успешное выполнение. Это означает, что план необходимо регулярно пересматривать и обновлять, чтобы отразить любые изменения в проекте или его заинтересованных сторонах. Это включает в себя мониторинг и контроль коммуникаций проекта на протяжении всего жизненного цикла.

Контроль над управлением коммуникациями

Руководитель проекта также должен управлять выполнением плана управления коммуникациями проекта. Это включает в себя:

- Сбор и анализ данных

- Создание сообщений для общения

- Передача или распространение сообщений

- Хранение любых коммуникационных отчетов, файлов или документов

- Извлечение любых сохраненных сообщений

- Утилизация любых старых коммуникаций после закрытия проекта или установленной даты

- Мониторинг коммуникации по проекту

Отличная коммуникация - важнейший компонент успеха проекта. На самом деле, плохая коммуникация - одна из главных причин, по которой проект может потерпеть неудачу. Управление коммуникациями проекта гарантирует, что этого не произойдет.

Успешные руководители проектов используют формальные и неформальные методы коммуникации по различным каналам. Это помогает увеличить вероятность получения сообщений. Необходимо использовать простой язык, придерживаться релевантных тем, держать сообщения краткими и включать всю информацию в одном месте, чтобы снизить шансы на неудачу в общении.

Управление коммуникациями проекта включает в себя процессы, необходимые для обеспечения своевременного и надлежащего планирования, сбора, создания, распространения, хранения, поиска, управления, контроля, мониторинга и окончательного распоряжения информацией о проекте. Эффективная коммуникация создает взаимодействие между различными заинтересованными сторонами, которые могут иметь разное культурное и организационное происхождение, разный уровень знаний, а также разные точки зрения и интересы, которые влияют или оказывают влияние на выполнение или результат проекта.