ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ ПУШКАРСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА «БЕЛГОРОДСКИЙ РАЙОН» БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

В рамках современного делопроизводства существует множество факторов, влияющих на сам процесс деятельности организации. К ним можно отнести как объективные факторы, такие как постоянно изменяющиеся нормы законодательства, так и субъективные – локальные решения любой организации. Изучая деятельность организаций можно не только отметить основные тенденции развития делопроизводства, но и использовать приведенный опыт для совершенствования делопроизводственных мощностей любой конкретной организации.

В данной работе на примере Администрации Пушкарского сельского поселения муниципального района «Белгородский район» Белгородской области мы проанализируем работу с входящими документами, так как основная специфика работы местного самоуправления плотно связана с данной областью делопроизводства.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом [2].

С самого начала входящие документы администрации делятся на регистрируемые и не регистрируемые – Сообщения о заседаниях, совещаниях и конференциях, сводки и информации для сведения, рекламные извещения и плакаты и др. Стоит отметить что все документы должны быть оформлены в соответствии с с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу». Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» [1].

Весь поток документов, касающийся деятельности администрации, регистрируется главным специалистом в журналах. Как известно, существует множества способов передачи документов, однако в администрации Пушкарского сельского поселения в основном используются традиционная (почтовая) и электронная связь. С помощью почтовой связи в администрацию доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают письма, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. Документы, поступающие в администрацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

После приема корреспонденции, она проходит этап первичной обработки и регистрации. Прием и первичная обработка документов осуществляются главным специалистом. В свою очередь стоит отметить, что регистрации подлежат те документы, которые по своей сути требуют ответа, контроля или решения. Все документы администрации регистрируются в журналах. Форма журнала представлена в таблице 1.1

Таблица 1.1

Форма Журнала регистрации входящих документов

Далее документ передаётся на исполнение соответствующему должностному лицу. Следующий этап – это исполнение и организация контроля. Ответственность за своевременное исполнение служебных документов возложена на руководителя администрации. Контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляется главным специалистом. Срок исполнения документа начисляется с даты поступления. Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы. После исполнения документ снимается с контроля тем лицом, которым он был поставлен на контроль. Данные о ходе и результатах исполнения контролируемых документах обобщаются главным специалистом и докладываются руководителю.

Таким образом можно сделать вывод, что оперативность и качество обработки документов зависят от множество переплетенных между собой факторов, реализуемых в деятельности Администрации. Пушкарского сельского поселения муниципального района «Белгородский район» Белгородской области.