SICHERSTELLUNG DER AUFBEWAHRUNG VON ARCHIVGUT

Anmerkung. Heutzutage ist es notwendig, das System der Maßnahmen zur Erhaltung von Archivdokumenten zu verbessern. Dies setzt eine rechtzeitige und qualitativ hochwertige Prüfung und Bearbeitung der Dokumente voraus.

Schlüsselwörter: Dokument, Archiv, Aufbewahrung von Archivgut, Aufbewahrung, Archivdokumenten.

Die Sicherstellung der Erhaltung von Archivgut ist eine nationale Aufgabe. Die Geschichte der Menschheit ist ein kontinuierlicher Fluss von Ereignissen, die auf Papier, Film, Magnetbändern und vielen anderen Medien festgehalten werden. Archive sind die Hüter dieser Geschichte, unschätzbare Fundgruben, von denen nicht nur die historische Forschung, sondern auch das Schicksal von Menschen abhängt. Die Bewahrung dieses unschätzbaren Erbes ist jedoch eine viel komplexere Aufgabe, als es auf den ersten Blick scheint. Mit dem Sammeln von Dokumenten allein ist es nicht getan. Die Geschichte des Archivwesens ist voll von tragischen Beispielen für den unwiederbringlichen Verlust von Dokumenten, sei es durch Naturkatastrophen oder durch eklatante Missachtung seitens der Gesellschaft und des Staates. Oft wird die Bedeutung von Archiven unterschätzt, bis man persönlich eine Urkunde oder ein anderes Dokument benötigt, das einen Sachverhalt bestätigt. An diesem Punkt wird die entscheidende Bedeutung der Aufbewahrung von archivierten Informationen erkannt [1].

Für professionelle Archivare ist das Wissen um die Grundsätze der Dokumentenerhaltung nicht nur eine berufliche Pflicht, sondern eine heilige Verpflichtung. Die Aufbewahrung von Archivgut ist eine vielschichtige Aufgabe, die den Schutz vor einer Vielzahl von Bedrohungen wie Diebstahl, fahrlässigem Verlust, ungünstigen Bedingungen sowie Schäden an der physischen Basis und am Text umfasst [2].            

Die erste Voraussetzung für die Schaffung optimaler Lagerbedingungen ist ein Raum, der alle Parameter für die Aufbewahrung von Archivgut erfüllt.

In den Rechtsvorschriften sind die Anforderungen an die Archivräume streng geregelt. Dabei ist zu berücksichtigen, dass sich die Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten je nach Zusammensetzung des Archivs (Foto, Video, Film, Phono) und der Speichermedien erheblich unterscheiden. Jede Medienkategorie erfordert andere Bedingungen, aber es gibt auch allgemeine Anforderungen an die Archivierung .

Inakzeptabel für Archivräume:

- In der Nähe der Archivräume dürfen sich keine feuergefährlichen Einrichtungen oder Organisationen mit feuergefährlicher Technik befinden;

- Das Gebäude darf nicht unterkellert, baufällig, ein Dachgeschoss, aus Holz, unbeheizt oder ohne natürliche Belüftung sein;

- In der Nähe des Archivs dürfen sich keine Industrieanlagen befinden, die die Luft mit aggressiven Gasen und Staub verschmutzen;

- das Archiv sollte sich nicht in der Nähe von Räumlichkeiten befinden, die von Catering-Diensten oder Lebensmittellagern genutzt werden, da deren Bewohner - Mikroorganismen und Nagetiere - Archivdokumente als Nahrung nutzen können [5, s. 65].

Wichtig für die Sicherheit der Dokumente ist nicht nur der Raum, sondern auch die Umgebung darin. Die Parameter dieses Umfelds werden durch die Einhaltung der Lagerungsvorschriften bestimmt.

Die Technologie der Dokumentenaufbewahrung umfasst eine Reihe von Maßnahmen, die den Erhalt von Dokumenten während der Aufbewahrung gewährleisten sollen. Zu diesen Maßnahmen gehören die physikalische und chemische Bearbeitung von Dokumenten, die Restaurierung von Dokumenten, die Schaffung eines optimalen Lagerungsregimes und die Herstellung von Garantiekopien [2].

Die Lagerungsarten werden unterteilt in:

- Licht;

- Temperatur und Feuchtigkeit;

- Feuerschutz;

- Sicherheit.

Die richtige Anordnung der Dokumente in den Archiven ist nicht nur eine Garantie für die Sicherheit, sondern auch für den schnellen Zugriff. Eine chaotische Lagerung ist unzulässig. Die Dokumente müssen in speziell ausgestatteten Schränken und Regalen unter strikter Einhaltung des anerkannten Klassifikationssystems aufbewahrt werden. Es ist strengstens untersagt, Dokumente auf dem Boden, auf Fensterbänken oder in ungeordneten Stapeln zu lagern. Besonders wertvolle Dokumente und Unterlagen bedürfen eines zusätzlichen Schutzes - Tresore und Metallschränke. Ein ebenso wichtiger Aspekt ist der Schutz vor physischen Schäden. Dazu gehören nicht nur mechanische Beschädigungen, sondern auch der Schutz vor Schädlingen (Insekten, Nagetiere). Regelmäßige Kontrolle der Dokumente, rechtzeitige Desinfektion und vorbeugende Maßnahmen sind integrale Bestandteile der Dokumentensicherheit [3, s. 42].

Die Besonderheit der elektronischen Speicherung besteht darin, dass die Dokumente unmittelbar nach Abschluss der Arbeit mit ihnen im Büroablauf an das elektronische Archiv übermittelt werden. Auf diese Weise können die Sicherheit der Dokumente, ihre zentrale Speicherung, eine schnelle Suche und ein verteilter Zugriff auf die Dokumente gewährleistet werden, sowohl mit Hilfe eines lokalen Netzwerks als auch über Fernzugriff.

Die Verfahren zur Gewährleistung der Aufbewahrung elektronischer Dokumente lassen sich in drei Arten unterteilen:

- Gewährleistung der physischen Sicherheit von Akten mit elektronischen Dokumenten;

- Gewährleistung der Bedingungen für das Lesen von Informationen auf lange Sicht

- Gewährleistung der Bedingungen für die Reproduktion elektronischer Dokumente in der sogenannten menschenlesbaren Form.

Für die Speicherung elektronischer Dokumente gibt es zwingende Voraussetzungen:

- Verfügbarkeit von Hard- und Software im Archiv, um elektronische Dokumente zu speichern, zu kopieren und zu reproduzieren, sie in neue Formate umzuschreiben, Informationen über Kommunikationskanäle zu übermitteln und anderes;

- Gewährleistung des Zugangs zu den Informationen für die festgelegten Benutzerkategorien sowie Schutz der Informationen vor unbefugtem Zugriff;

- Sicherstellung eines Speichersystems, das den Verlust, die Zerstörung oder die Verfälschung von Informationen ausschließt [4, s. 137].

Um die Ursachen für die beschleunigte Alterung und Zerstörung von Archivdokumenten zu beseitigen, ihre Eigenschaften, technischen Merkmale und Dauerhaftigkeit wiederherzustellen und die dokumentarischen Informationen auf stabileren Trägern zu reproduzieren, wird eine physikalische, chemische und technische Bearbeitung der Dokumente durchgeführt.

Nomenklatur, Verfahren und Technologie der Arbeiten zur physikalischen, chemischen und technischen Bearbeitung von Archivgut werden durch sektorale normative und methodologische Dokumente bestimmt.

Die Bewahrung von Archivgut ist eine komplexe Aufgabe, die Professionalität und Verantwortung erfordert. Nur ein kompetenter Umgang mit diesem Thema ermöglicht es, das gemeinsame historische Erbe für künftige Generationen zu bewahren. Schließlich sind Archive nicht nur Aufbewahrungsorte für Dokumente, sondern auch für die Erinnerung, die Geschichte und die nationale Identität.