Принятие к учету материальных запасов в бюджетном учреждении

Принятие к учету материальных запасов – особенный и достаточно сложный процесс. Его трудоемкость заключается в том, что материалы, используемые бюджетным учреждением в своей деятельности, могут значительно отличаться своим назначением, ценностью и сроком службы. Следовательно, порядок принятия к учету и хранения материальных запасов для разных категорий материалов не может быть единым.

Как известно, в бюджетном учреждении для учета материалов используется счет 0 10500 000 «Материальные запасы», который состоит из следующих субсчетов: медикаменты и перевязочные средства, продукты питания, горюче-смазочные материалы, строительные материалы, мягкий инвентарь, прочие материальные запасы, а также готовая продукция.

Поступление и принятие к учету материалов рассмотрим на примере государственного бюджетного учреждения Рязанской области «Милославская центральная районная больница», а именно медикаментов и мягкого инвентаря.

Принятие к учету медикаментов на склад проводит главная медсестра, которая является материально-ответственным лицом. Договор о полной индивидуальной ответственности является обязательным условием ее работы и допуска к материальным ценностям. При поступлении на склад лекарственные средства размещаются на стеллажах и полках, благодаря этому приемка и отпуск медикаментов осуществляется своевременно, а также позволяет с легкостью контролировать фактическое наличие запасов и проверять на соответствие установленным нормам.

На каждый вид медикаментов медицинская сестра заводит материальный ярлык, в котором указываются следующие параметры: наименование, стоимость, единицу измерения, номенклатурный номер, а также лимит наличия материалов. Затем ярлык прикрепляется к месту хранения материальных запасов.

Важно отметить, что склад «Милославской ЦРБ» оборудован мерной тарой для измерения этилового спирта при приемке и выдаче.

Учет медикаментов на складе «Милославской ЦРБ» осуществляется в Книге складского учета материалов. По ядовитым и наркотическим лекарственным средствам ведется предметно - количественный учет.

При поступлении медикаментов и лекарственных средств заключается соответствующий договор, который определяет права, обязанности и ответственность сторон. После проверки соответствия количеству и качеству товара главная медицинская сестра делает записи в Книге складского учета материалов, затем первичные документы передаются в бухгалтерию. После проверки в бухгалтерии счета на лекарственные средства, которые получили от поставщиков, оплачиваются и отражаются в учете.

Рассмотрим принятие к учету мягкого инвентаря бюджетным учреждением. К данной группе в «Милославской ЦРБ» относят следующие объекты: медицинские халаты, постельное белье и принадлежности, спецодежда и обмундирование и т.п.

При поступлении мягкого инвентаря от поставщиков его принимают к бухгалтерскому учету на основании первичных документов. Аналитический учет ведут на карточках количественно-суммового учета по группам, стоимости, количеству, материально ответственным лицам и по наименованиям предметов.

Далее поступивший в учреждение мягкий инвентарь подлежит маркировке. Данная процедура проводится с использованием специального штампа и несмываемой краски, осуществляется в присутствии главного врача больницы и работника бухгалтерии. На штампе указано наименование учреждения.

Следует отметить, что при отпуске мягкого инвентаря со склада в эксплуатацию делают дополнительную маркировку, в которой указывают год и месяц выдачи.

По фактической стоимости, включая НДС мягкий инвентарь принимают к учету в случае его приобретения за счет бюджетных средств. Таким образом, фактическую стоимость составят все затраты, которые связаны с приобретением, транспортировкой и т.п. Стоимость актива формируется на счете 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)».

ГБУ «Милославская ЦРБ» оказывает также платные услуги населению. В связи с этим мягкий инвентарь может быть приобретен за счет средств, которые получены от приносящей доход деятельности. Стоимость актива в данном случае определяют как сумму затрат на приобретение мягкого инвентаря, доставки и прочих затрат, связанных с покупкой. При этом в учете применяют счет 2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)». НДС в данном случае учитывают так же, как и по приобретенным материальным ценностям за счет бюджетных средств.

Если учреждение «Милославская ЦРБ» получает мягкий инвентарь безвозмездно от главного распорядителя, то к учету он принимается по рыночной стоимости на дату принятия.

Далее рассмотрим процесс принятия к учету горюче-смазочных материалов. В ГБУ «Милославская ЦРБ» дизельное топливо, автомобильный бензин, газ, технические масла и жидкости учитываются на счете 0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы». Данный вид материалов принимается к учету по фактической стоимости, которая определяется как рыночная стоимость на дату приобретения за наличный расчет, либо в безналичной форме. Топливо приобретается подотчетными лицами, то есть непосредственно водителями транспортных средств учреждения на автозаправочных станциях. При этом на основании приказа главного врача больницы определяется срок и суммы выдаваемых подотчетных сумм. В качестве отчета по расходу денежных средств водителям необходимо предоставить авансовый отчет по форме 0504049. Также к авансовому отчету необходимо приложить чеки контрольно-кассовой техники, выданные на автозаправочных станциях.

Заключительную категорию материалов, которую рассмотрим в рамках данной статьи, составляют продукты питания. В ГБУ «Милославская ЦРБ» продукты питания поступают на основе заключенных договоров с поставщиками. Максимальный размер сделки не превышает 60000 тысяч рублей. Кладовщик несет полную материальную ответственность при поступлении продуктов питания, хранении и отпуске материалов со склада. Склад оборудован овощехранилищем и холодильниками для сохранности скоропортящихся продуктов питания, мерной тарой и весовым оборудованием.

При поступлении продуктов питания осуществляется контроль соответствия фактического количества, качества и ассортимента продуктов питания, указанных в накладных. Если при приемке продуктов питания выявлены расхождения, то составляется акт о приемке материалов. При получении продуктов питания материально-ответственное лицо оформляет расписку в товарной накладной поставщика, которая служит основанием для принятия их к учету. Далее продукты питания отражаются в Книге учета материальных ценностей на основании товарной накладкой, после чего накладная передается в бухгалтерию.