Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Аннотация. Данная статья посвящена изучению современным особенностям учета расчетов с подотчетными лицами. Проводится краткий теоретический обзор  расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете, а также отражения их по счетам дебета и кредита данных операций, а также момент возникновения и характер материальной ответственности, которая может возникать у подотчетных лиц.  Также рассматриваются проблемы учета расчетов с подотчетными лицами решения для современных организаций.

Ключевые слова: подотчетные лица, авансовый отчет, аналитический учет, служебная командировка, учет расчетов с подотчетными лицами.

Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.

Деньги подотчетникам могут быть выданы:

• на хозяйственные и административные расходы — в размере, определенном производственной необходимостью, и на сроки, определенные производственной необходимостью;
• на командировочные расходы — на срок, установленный приказом руководителя о направлении работника в командировку, и в сумме, в которую должны быть включены расходы на проезд, затраты на проживание и суточные.

Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». [1]

Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании, завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.

В таблице обобщен учет расчетов с подотчетными лицами (кратко) в бухучете [2, с. 186]:

Таблица 1.

Учет расчетов с  подотчетными лицами в бухучете

Источник: разработано собственно автором

Процедура отчета по полученным суммам такова:

1. Авансовый отчет об израсходованных суммах необходимо сдать в бухгалтерию для проверки.
2. После проверки он утверждается руководителем организации.
3. Затем производится окончательный денежный расчет с подотчетником. [5]

При окончательном расчете сотрудник возвращает неизрасходованные деньги, а в случае, если было потрачено больше запланированного, перерасход выплачивается ему, но после утверждения руководством организации.

Форма авансового отчета (АО-1) является унифицированной (Постановление Госкомстата № 55). С 2013 г. она не является обязательной (Закон № 402-ФЗ) и может быть разработана организацией с содержанием обязательных реквизитов первичного документа. [4]

Отчет составляется в одном экземпляре: одну его часть заполняет подотчетный, другую — ответственное лицо предприятия. Также к нему должны быть приложены документы, подтверждающие расходы.

Денежные суммы с сотрудника списываются только после утверждения отчета руководителем.

Неиспользованный остаток аванса сдается в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход выплачивается сотруднику по расходному кассовому ордеру или переводится на зарплатную карту.

В случае принятия решения не удерживать из зарплаты работника выданные на нужды организации суммы, по которым он не предоставил АО, не возвращенные суммы признаются его доходом и облагаются страховыми взносами и НДФЛ.

В настоящее время проблема, связанная с расчетами с подотчётными лицами является весьма актуальной. Актуальность заключается в том, что подотчетное лицо берет на себя ответственность за полученные им в подотчет наличными суммы, проделанную им работу по приобретению материальных ценностей, а руководство контролирует и проверяет его деятельность после окончания работы. Одновременно расчеты с подотчётными лицами являются массовыми.

На практике большинство предприятий не заключают договора с подотчетными лицами о полной материальной ответственности. Это противоречит нормативным документам, непосредственно регулирующему вопросы, связанные с материальной ответственностью, и приводит к тому, что работники, привлекаемые к ответственности, далеко не всегда согласны либо с суммой взыскания, либо с самим фактом взыскания.

Несоблюдение предельного размера расчетов наличными деньгами. В соответствии с ч. 2 ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке.

Наиболее проблематичным участком в организации учета расчетов с подотчетными лицами являются командировочные расходы, именно в части налогов, в части доказательств экономической оправданности командировочных расходов, документального подтверждения расходов, а также списания представительских расходов. [3, с. 243]

Итак, выдача сотруднику денежных средств под отчет может осуществляться как наличным, так и безналичным расчетом. Порядок оформления выдачи в любом случае идентичен. Процедура подтверждения использования выданных денег одинакова для обоих случаев. Наиболее частые ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами вызваны несоблюдением требований законодательства. Если вы прочли данную статью, вероятность таких нарушений будет нулевой.