Роль мастер-данных в управлении запасами

В современном мире логистика тесно связана с использованием информационных систем. Это особенно актуальности в области управления запасами, все данные о которых, как правило, хранятся в базах данных и корпоративных информационных системах. Информационные системы – это единственный путь к созданию общего информационного пространства в компании, где хранятся все важные данные о деятельности предприятия. Однако информационные системы не всегда отвечают правилам единства учета одинаковых наименований. Речь идет о такой ситуации, при которой продукт из ассортимента компании в одной и той же системе обозначен по-разному. Такие разночтения приводят к возникновению как проблем внутри компании (неверный расчёт имеющихся запасов), так и проблемы коммуникаций с производителями и дистрибьютерами.

Производитель, дистрибьютор или розничный продавец постоянно согласовывают информацию о товаре и его местонахождении со своими торговыми партнерами. Многообразие форматов и способов передачи такой информации между торговыми партнерами выглядит как сложная паутина, а поддержка таких взаимосвязей требует неоправданных затрат и не является эффективной. При этом описание товаров в передаваемой информации называется мастер-данными.

Мастер-данные – это информация о коммерческих партнерах и их продукции (товарах), которая хранится в автоматизированных системах, и ссылки на которую (глобальные номера) используются при электронном обмене данными.

MDM (master data management) – это управление созданием, поддержкой, распределением и использованием мастер-данных в рамках всей организации, обеспечивающее согласованное и достоверное представление о состоянии бизнеса. Внутри предприятия MDM отведены функции сбора и накопления информации, ее чистки при помощи поиска устаревшей информации и повторяющихся данных, а также проверка качества и согласованности данных.

Главные цели MDM (в частности и в управлении запасами):

· Решить проблему неточности данных (о складских остатках, товарах в пути, описаниях товаров и т.д.).

· Гарантировать идентичность данных о товарах в системах торговых партнеров (наличие соответствий между названиями и кодами товара торговых партнеров).

· Обеспечить возможность глобальных торговых операций (в случае пользования общей глобальной сети синхронизации данных (GSDN на англ.).

· Сократить издержки предприятия связанные с неэффективностью информации и неточностью операционных данных (далее в презентации будут перечислены).

Мастер-данные претерпевают десятки изменений в месяц, а маркетологи, продавцы, закупщики и логисты торговых компаний постоянно сталкиваются с основными недостатками, связанными с наличием и использованием в системах ошибочных мастер-данных:

·     неполнота, противоречивость, недостоверность в описаниях товара;

·     наличие устаревшей информации;

·     отсутствие унифицированности наименований товаров;

·     наличие дублированных товаров;

·     отсутствие своевременного обновления информации;

·     отсутствие проверок и синхронизации при вводе данных;

·     недостаточная функциональность и степень автоматизации процесса;

·     сложность решения проблем с мастер-данными традиционными средствами ERP-систем.

Синхронизация данных – это непрерывная гармонизация значений атрибутов данных между двумя или несколькими различными системами, причем конечным результатом являются одни и те же значения этих атрибутов данных во всех системах. Синхронизация позволяет достигнуть описанных ранее целей при работе между торговыми партнерами.

В случае, когда поставщик и ритейлер являются пользователями одного и того же электронного каталога, схема их синхронизации достаточно проста. Поставщик публикует свои данные в каталоге и указывает для кого они предназначены. Ритейлер, который является подписчиком каталога, получает уведомление о новом или изменившемся товаре и дает свой ответ поставщику. В случае положительного ответа данные о товаре попадают непосредственно во внутреннюю систему ритейлера. Таким образом все торговые партнеры имеют постоянный доступ к самой последней информации о товаре. Ритейлер также может иметь дополнительный код товара, необходимый для синхронизации с его ERP-системой.

Синхронизация мастер-данных позволяет:

·     Практически исключить ручной ввод информации и ее обработку.

·     Синхронизировать обмен данными о товарах со всеми торговыми партнерами.

·     Отправлять и получать данные в едином, стандартизованном формате.

·     Минимизировать ошибки в данных, передаваемых торговым партнерам.

·     Использовать сервис для обмена данными со всеми торговыми партнерами.

·     Сформировать фундамент для процессов электронного документооборота через использование сервиса.

В результате:

·     Происходит снижение затрат (на складские запасы, в районе одного процента; на обработку ошибок, на 10–15 процентов; на отсутствие товара на складе – 2–4%).

·     Существенно ускоряется процесс приемки товара (благодаря точным данным о прибывающих товарах).

·     Происходит уменьшение числа ошибок в несоответствиях в счетах (от 5 до 20%) и заказах (уже 20–30%).

·     Отсутствие необходимости в собственной ИС для решения аналогичных задач (включая разработку и внедрение).

·     Избавление от необходимости в разработке и внедрении бизнес-процессов по вопросам взаимодействия с торговыми партнерами.

·     Отсутствие дублированных данных и устаревших данных.

В случае работы с множеством торговых партнеров, объединенных одной сетью синхронизации данных пропадает необходимость в поддерживании многочисленных и неэффективных взаимосвязей по обмену мастер-данными.