Электронный документооборот в деятельности мировых судей

Аннотация. В статье проведен анализ электронного документооборота в деятельности мировых судей. Методология исследования – анализ научной литературы по заданной проблеме, а также практического отечественного опыта.

Ключевые слова: документооборот, мировые судьи, деятельность, судебная система, инновации.

В наши дни процесс информатизации всех сфер общества становится неизбежным. Законодательство является ключевым и одним из самых важных аспектов не только в политике, но и в жизни каждого рядового гражданина. Поэтому внедрение электронных технологий в судебную систему не что иное, как естественный процесс, представляющий собой ответную реакцию на инновации.

Управление мировым судом осуществляется на документационной основе. В связи с увеличением притока документов, возникает проблема документационного обеспечения, как следствие, остро встаёт вопрос о повышении эффективности организации и технологии работы.

В 2017 году в системе судов общей юрисдикции впервые произошло внедрение системы электронной подачи документов мировым судьям. Они рассматривают административные, уголовные и гражданские дела. Данные, которые содержатся в информационной системе мировых судей, отправляются в районный суд и Московский городской. Наряду со всей документацией, передаются и решения по делам. Это позволяет начать их рассмотрение до того, как все необходимые реквизиты в бумажном виде поступают в суд.

Каждый участник судебного разбирательства может подать необходимые документы в электронном виде. [1]

Для того чтобы осуществить подачу документов мировым судьям, необходимо быть зарегистрированным в Едином портале государственных и муниципальных услуг, то есть у истца или иного участника судебного процесса в обязательном порядке должна иметься электронная подпись, то есть подтвержденная аутентификация и идентификация. Сама подача документации происходит в специальном разделе интернет-портала ГАС «Правосудие».

Пользователю необходимо загрузить электронный скан документа на сервер. Сканирование рекомендуется делать с разрешением 200-300 точек на дюйм. Кроме того, все реквизиты, подтверждающие аутентификацию, например, графическая подпись лица, также должны присутствовать в сканированном образце.

Документ подаётся в формате PDF. Для удобства и экономии времени следует в наименовании файла указывать, какой тип документа там представлен, количество страниц.

В том случае, если гражданин является обладателем, усиленным квалифицированным электронным ключом, он может отправлять документы в стандартном текстовом формате (DOCX, ODT и прочее). Сертификат о наличии данного ключа также используется для подачи ходатайства об иске или прекращения в рассмотрении дела.

При регистрации пользователю также необходимо заполнить анкету своими персональными данными и подтвердить её. Все сведения, содержащиеся в анкете, представляют собой информацию из аккаунта гражданина на портале государственных услуг.

Информационная система подачи документов автоматически отмечает время и день, когда была произведена операция. Файлы, поступающие на сервер, проверяют специальные работники судебного аппарата на соблюдение требований, таких как соответствие формата, подтверждение аутентификации и электронной подписи.

По итогам рассмотрения пользователям приходит уведомление о принятии документов или отказа.

На что направлен процесс цифровизации судебной системы?

Во-первых, на обеспечение безопасности в процессе документооборота, в том числе на сохранность персональных данных и базы судов.

Во-вторых, на простоту и эффективность в осуществлении деятельности.

В-третьих, на доступность и удобство во взаимодействии с законодательством рядовым гражданам. [2]

Преимущества и недостатки электронного документооборота в деятельности мировых судей предлагаем рассмотреть далее.

Преимущества:

1. Отсутствие задержек при обработке и анализе отправленных документов при использовании специализированных сервисов, например, личного кабинета на официальном сайте Верховного Суда.
2. Все документы хранятся в единой централизованной системе.
3. Экономия времени и средств.
4. Нет риска потери документа во время отправки.
5. Отслеживание движения документа при помощи специализированных сервисов, получая информацию в режиме реального времени. Все движения документов отслеживаются с использованием сервисов, где происходит постоянный поток информации в режиме реального времени.

Недостатки:

1. Сложности при отправке большого количества документации. В размере файла также присутствует ограничение на объём (до 30 Мб), что Ограниченный объем файла (до 30 Мб), что затрудняет подачу документов большого объёма.
2. В некоторых судах до сих пор отсутствует техническое оборудование для работы с электронными документами. В таком случае подача ходатайств или исков возможно только в бумажном варианте.
3. Затруднён процесс получения и оформления исполнительного электронного листа.
4. В упрощенном порядке третья сторона не может участвовать в «электронном» деле, поскольку с её присоединением дело будет переведено на общие правила рассмотрения претензий.

Программная автоматизированная система «Астрея» – это комплекс, обеспечивающий автоматизацию судопроизводства, электронное управление документацией, создание архивов, содержащих информацию о решениях суда. Общий вид интерфейса и данных системы отвечает техническим условиям, содержащимися в подсистеме ГАС «Правосудие».

Система «Астрея» позволяет вести учёт:

• гражданских исков;
• уголовных дел частного обвинения;
• уголовных дел с обвинительным заключением;
• материалов об административных правонарушениях;
• судебных постановлений;
• исполнения решений и приговоров, санкционированные мировым судьей. [3]

Применение этого программного пакета делает управление судебными записями более простыми и удобными, сократив время, затрачиваемое на регистрацию и подготовку документации и реквизитов, позволит не выходить за рамки общих стандартов регионального уровня.

Разумная поисковая система позволяет за минимальные сроки генерировать любые статистические отчеты и аналитическую информацию, предоставляя мировому судье дополнительной информации и функциональности.

Ключевые направления работы автоматизированной системы «Астрея»:

• Создание централизованного архива судебных документов.
• Обеспечение автоматической генерации документации с использованием шаблонов, созданных мировыми судьями.
• Составление и ведение учёта за документацией, проходящей в судебных делах, на основе действующих процессуальных кодексами, делопроизводства, утвержденного статистической отчетностью.
• Своевременное получение сведений о работе и загруженности на участках.
• Безопасное хранение статистических данных судебных практик. Закрепление этих данных на региональном и федеральном уровнях.
• Сбор данных, необходимых для создания единой федеральной базы данных судимости.
• Создание пакета статистических и аналитических отчётов.

Применение автоматизированной системы «Астрея» позволяет:

• За минимальные сроки найти необходимое судебное дело и полный пакет информации по нему.
• Сформировать ответы на требования организаций.
• Создавать и получать данные судебных дел и статический отчёт по ним.

Программная система «Мировые судьи» представляет собой информационную систему для судопроизводства по делам о гражданских, уголовных и административных правонарушениях. Её основная функция – сделать процесс деятельности мировых судейства полностью автоматизированным. Программа «Мировые судьи» направлена на судебный документооборот с момента получения дела и до его списания и архивирования.

Ключевые направления работы программного комплекса «Мировые судьи»:

• Документирование движения электронного оборота согласно законодательству.
• Формирование банка данных, хранящего все необходимые данные по делам и судебным решениям.
• Создание электронных реквизитов по существующим примерам и собственных.
• Обеспечение своевременного доступа к достоверным данным о ходе судебных дел мировым судьям, судебным секретарям и секретарям аппарата.
• Быстрая выдача гражданам информации о ходе дела и конечном судебном решении.
• Создание законно установленных статистических отчётов.
• Содержание справочно-нормативных данных.
• Поддержание безопасности, обеспечение сохранности архива и других материалов судебного дела. [4]

Процесс получения, обработки и анализа электронной документации в мировых судах происходит в несколько этапов:

1. Централизованный приём документов, представленных в суде, который осуществляется сотрудниками аппарата. Что касается копий факсимильных документов и электронных писем, они могут быть приняты и рассмотрены децентрализовано.
2. Оформление документации с использованием специализированного программного обеспечения.
3. Документы, представленные в суд, проходят регистрацию и заносятся в учетно-регистрационную карточку государственной автоматизированной подсистемы «Судебный учет и статистика» ГАС «Правосудие». Вся информация хранится в базе данных.

Несмотря на удобство и надёжность процесса электронного документооборота, существуют проблемы, препятствующие своевременному получению необходимых реквизитов судом. Как правило, это связано с электронной подписью. Электронная подпись – это информация, прилагаемая к электронному документу, которая позволяет субъекту, подписавшему его, быть распознанным.

Данная подпись пишется с помощью сложных математических алгоритмов, которые модифицируют информацию, используя закрытый ключ. Как уже отмечалось ранее, при подаче документов в суд можно использовать также усиленную квалифицированную электронную подпись. Есть определённые установки по тому, какой вид должна иметь подпись, но конечный и окончательный вариант не уточняется. Однако Федеральный закон Российской Федерации №149 говорит о возможности использования электронных реквизитов и подписи. Поскольку они являются ключевым элементом в процессе движения документов.

Сложности в обращении с цифровыми системами правосудия возникают, как правило, в связи наличием неточной информацией о возможностях применения электронного документооборота в судейских делах. Кроме того, обращение в суд с реквизитами в электронном формате возможно не всегда. Данная ситуация возникает из-за слабой оснащённости техникой.

На большинстве сайтов раздел подачи документов в электронном виде уже существует. Однако на самом деле подобный вид услуг с технической точки зрения может и не поддерживаться. Слабое финансовое и, соответственно, техническо-материальное оснащение затрудняют переход судов на инновационный электронный документооборот.

Повышение открытости, доступности и прозрачности деятельности судов на основе информационно-коммуникационных технологий происходит и за счет применения систем видео- и аудиопротоколирования хода судебных заседаний, программно-технических средств оцифровки документов и оборудования видео-конференц-связи.

Также востребованы мобильные средства аудиофиксации. Они используются для оперативного оснащения залов судебных заседаний, для проведения выездных заседаний. В автоматизированной системе предусмотрено хранение информации как в виде текста, так и в виде аудиофайлов. В комплексах аудиовидеофиксации предусмотрено хранение видеофайлов, возможность выбора кодеков для записи аудиовидеоданных и возможность их конвертации в формат по выбору пользователя.

К сожалению, до настоящего времени законодателем не урегулирован вопрос обязательного аудиопротоколирования хода судебных заседаний, не внесены соответствующие изменения в процессуальное законодательство. Суд может использовать стенографирование и технические средства, в том числе аудиозапись, для обеспечения полноты составления протокола. Возможность применения технических средств для обеспечения полноты протокола судебного заседания является лишь дополнительным средством.

В соответствии с Постановлением Пленума Верховного Суда РФ № 3 от 9 февраля 2012 г., в качестве дополнительных средств связи для оповещения участников судебных заседаний о месте, дате и времени рассмотрения дела в судах ряда субъектов РФ начала применяться процедура извещения участников судопроизводства путем sms-сообщений как альтернатива почтовым уведомлениям.

Чтобы работникам аппарата каждый раз не приходилось набирать сообщение собственноручно, система sms-извещений интегрируется в базу данных суда, текст сообщения формирует программа на основе сведений о времени рассмотрения дела и контактов абонента, содержащихся в судебной базе данных, а отправка его занимает секунды. [5]

Программа отправляет сообщение на единый для судов области сервер sms-оповещения, который в автоматическом режиме отправляет в суд отчеты о доставке sms-извещений. Данные отчетов также в автоматическом режиме импортируются в базу данных.

Таким образом, в настоящее время не каждый суд может предоставлять услуги по электронной обработке документов, ходатайств и исков. Недостаточный уровень обеспечения современными техническими средствами и финансовой поддержки делают невозможным осуществление подобной деятельности.

 Всё это указывает на необходимость вмешательства со стороны законодательства для решения вопросов о регулировании документооборота, подкрепление данного процесса юридической силой.

Быстрое развитие технологий, их внедрение в деятельность судов, прежде всего, направлены на улучшение качества судопроизводства, повышение его эффективности.

Для судов подобные инновации в значительной степени упростят и автоматизируют работу с большим количеством документов.

Применение программных комплексов позволит минимизировать временные затраты на получение и обработку поступающих данных, улучшит подготовку судебных заседаний. Безусловно, ничто не приходит сразу, и для постепенного внедрения электронного документооборота во все области деятельности судов, необходимо время и ресурсы для оптимизации технической базы.