Перспективы развития Intranet-технологий

Развитие любых организмов и механизмов происходит по принципу «от простого к сложному». Аналогично можно представить и цепочку «персональный компьютер – локальная сеть предприятия – виртуальная сеть с доступом во всемирную паутину». Вторым из этих пунктов является Интранет (Intranet), но и на его примере можно проследить, как меняются и усложняются технологии. В частности, объединение возможностей Intranet и Internet, т.е. интеграция локальной сети в глобальную, позволяет не только пользоваться базами данных, создавать документы и обмениваться информацией на ограниченной территории, но и организовывать виртуальные корпоративные сети, связывающие вместе разные филиалы, исполнителей и заказчиков и т.д., не создавая собственной сетевой инфраструктуры, что очень актуально для растущих компаний. Поскольку Intranet основана на технологии Internet, т.е. TCP/IP и HTTP протоколах связи, сервисах Web и HTML-страницах, доступ к ней осуществляется через один или несколько web-браузеров [3, с. 122-128].

Рассмотрим наиболее распространенные инструменты, которые можно использовать в порталах интранета.

- Постановка и контроль выполнения задач.

Любую работу можно разбить на этапы, к каждому из которых ставятся свои задачи. Для многих из них возможно создать шаблоны, что позволяет тратить меньше времени на рутинные операции. Контроль выполнения этих задач является самым простым способом отследить, как движется дело. Программы также позволяют автоматически построить диаграммы, графики, сводные таблицы, иногда оценить качество работы. Кроме того, при подключении еще одной функции интранет-портала становится возможным перераспределить занятость в экстренных случаях [1].

- Это сводные календари.

Предположим, нужно собрать на совещание трех сотрудников. Но один с 4 по 10 число в командировке, второй до 12-го на больничном, третий уходит в отпуск 14-го. При наложении получаем 13 число. В случае большего количества сотрудников сложность задачи пропорционально возрастает. В то же время компьютер (сеть), располагая этими данными, легко построит поле вероятных дат для встреч, подсветит свободных на данный момент работников. На интранет-портале можно найти контакты любого сотрудника и во многих случаях даже позвонить ему прямо через встроенный сервис. Не нужно тратить время на поиск работника, отвечающего за тот или иной вопрос, искать его по этажам здания, выяснять, кто заменил этого сотрудника на время отпуска и т.д.: все можно быстро увидеть на портале. Можно сделать еще проще: самые рутинные бизнес-процессы автоматизируются, и на тот же сбор подписей уйдет намного меньше времени, поскольку все подписанты проставятся в документе по умолчанию, а в некоторых случаях документ будет сразу отправлен им.

С помощью того же инструмента можно сформировать протокол встречи и заранее поставить задачи непосредственно выбранным пользователям.

- При отсутствии возможности личной встречи или в продолжение разговора обсуждение может продолжиться в мессенджерах. Предпочтительно, чтобы они тоже были корпоративными, поскольку на посторонних велик риск утечки и/или потери информации. Как правило, при должной настройке привычный функционал (пересылка документов, аудио- и видеозвонки, конференции) устанавливается достаточно быстро.

- Для внешних коммуникаций может пригодиться корпоративная почта. В идеальном варианте переписка крепится к карточкам клиентов, партнеров или сделкам, что позволяет существенно снизить время на поиск. Также сотрудник получает доступ ко всей или части базы контактов, в т.ч. телефонных. При должных настройках система может сама определить, кто работает с этим клиентом, и переключить звонящего на нужного менеджера. В качестве примера, во многих сетях вызова такси при втором звонке с одного номера телефона цена озвучивается уже со скидкой. Дополнительно в системе присутствует функция записи разговора и его прослушивания.

- Доступ возможно регулировать и к хранилищу файлов.

Они сейчас весьма распространены именно из-за возможности не загромождать ни флешки, ни личный компьютер, ни локальные диски с общим доступом, ни даже почту – и в то же время быстро дать ссылку на массив информации.

- Этот же массив вполне возможно редактировать. Например, документы обычно проходят несколько этапов правок, причем нередко над ними работают несколько человек одновременно, что приводит к путанице в конечной версии. Технологии интранет позволяют дистанционно работать над той версией документа, которая сохранена последней, при этом отслеживая внесенные ранее правки. Плюсом является и экономия на установке на каждый компьютер офисных программ. Однако есть и существенные минусы. Прежде всего, в случае отсутствия интернета по любым причинам может встать вся или большая часть работы. К примеру, на компьютерах приемной комиссии одного из крупных вузов стоял Microsoft Office 365, при этом выход в интернет был заблокирован, чтобы не нарушать обмен данными с базой ЕГЭ и другими. Думаю, многие преподаватели знают, что в первую и последние недели в приемной комиссии царит относительное затишье, но из-за отсутствия на компьютерах установленных офисных программ в это время невозможно было заняться написанием статей, рабочих программ и т.д. Кроме того, нередко при одновременном редактировании одного документа несколькими людьми возникают проблемы, могущие привести к несохранению правок или даже уничтожению информации.

- Схожим с хранилищем файлов инструментов является база знаний. Её основным отличием является структурированность (по разделам, персоналиям, документам, отделам и т.д.). Как правило, в ней собраны типовые и основные нормативные документы, ответы на часто встречающиеся вопросы (FAQ), что позволяет быстрее обучать новых сотрудников, в т.ч. терминологии, принятой в фирме, и высвобождать своё время от постоянно повторяющихся вопросов и кейсов. Соответственно, и доступ к этим документам сотрудники (клиенты, партнеры) могут иметь из любой точки земного шара, что немаловажно в случае разветвленной сети фирмы. Кроме того, интранет может помочь в тех случаях, которые обычно решаются с помощью почтовых рассылок: на стене можно вывесить важные объявления и новости, правила и инструкции.

Контроль. Не всегда самой афишируемой, но одной из самых важных является функция контроля. Портал позволяет вести статистику, кто чем занят в каждый момент времени.

Безопасность. В среднем корпоративная, предположим, почта защищена лучше публичной, да и ведущаяся статистика действий позволяет легче отследить нестандартные операции.

Формирование корпоративной культуры. Даже банальная настройка календаря с напоминанием о днях рождения сотрудников может существенно сплотить команду, не говоря уже о многих других функциях, желаемой влияние которых на корпоративную культуру выстраивается исходя из конкретной ситуации.

Настройка интрасети в организации обычно происходит одним из трех способов [2,  с. 164-186]:

- корпоративный портал разрабатывается индивидуально на базе существующей платформы. Это самый дорогой и долгий путь, но он позволяет учесть все нюансы работы.

- готовое «коробочное» решение. Способ используется чаще всего, поскольку отработанные технологии «коробки» позволяют при достаточно индивидуальном стиле быть привычными и понятными пользователям.

- подключение к «облачному» сервису. Из расходов – абонентская плата.

Итак, интранет позволяет упростить и автоматизировать часть рабочего процесса, повысить продуктивность на единицу времени, частично сформировать корпоративную культуру. Таким образом, сеть интранет удобна для любой компании и имеет настраиваемую защиту в среднем выше, чем у бесплатных мессенджеров, хостингов и т.д., но при отключении сети по любой причине может нарушиться весь рабочий процесс.

Совсем недавно на основе Intranet-технологий зародилось новое понятие - Цифровое рабочее место, определяемое как совокупность всех цифровых инструментов, предоставляемых организацией для того, чтобы ее сотрудники могли выполнять свою работу, становится все более популярным [4]. Интранет является основой, центром цифрового рабочего места, может включать в себя различные инструменты, доступные сотрудникам для выполнения процессов и привлечения рабочей силы. Выступая в качестве шлюза для этих инструментов, интранет предоставляет множество преимуществ . Это облегчает командную работу, поднимает производительность, а также предоставляет преимущества организациям, сотрудники которых имеют возможность работать удаленно. 

Исследование, проведенное компанией «Markets and markets», показало, что что рынок цифровых рабочих мест вырастет с 13,4 до 35,7 млрд. долларов США за период 2018 - 2023 гг.