Разработка документарного обеспечения управленческого учета

Development of documentary support of management accounting

Veronika Khandarkhaeva

master student, East Siberia State University of Technology and Management, Russia, Ulan-Ude

Аннотация. В данной статье рассмотрена потребность экономическому субъекту ведения внешнего и внутреннего документооборота. Особое внимание при построении схемы документооборота следует уделить первичным документам, предназначенные для внутреннего пользования. Создание эффективной системы документооборота позволяет уменьшить риск утечки важной коммерческой информации. Небрежное отношение сотрудников организации к движению и хранению документов могут привести к ошибкам в учете, несвоевременному отражению данных и, как следствие, негативно отразиться на принимаемых управленческих решениях. Таким образом, ключевая цель создания эффективной системы документооборота – это обеспечение управленцев финансовой и хозяйственной информацией для принятия грамотных решений в выборе альтернативных вариантов ведения учета. Используя профессионалов в сфере информации, можно создать экономическую информационную бизнес-систему, состоящую из взаимосвязанных подсистем, которые будут обеспечивать управленческий аппарат нужной и важной информацией.

Abstract. This article considers the need for an economic entity to conduct external and internal document flow. Special attention should be paid to primary documents intended for internal use when building a document flow chart. Creating an effective document management system reduces the risk of leakage of important commercial information. Negligent attitude of the organization's employees to the movement and storage of documents can lead to errors in accounting, untimely reflection of data and, as a consequence, adversely affect management decisions. Thus, the key goal of creating an effective document management system is to provide managers with financial and economic information to make competent decisions in choosing alternative accounting options. Using professionals in the field of information, it is possible to create an economic information business system consisting of interconnected subsystems that will provide the management apparatus with the necessary and important information.

Ключевые слова: управленческий учет, конкурентоспособность, организационная структура управления, документооборот, система управленческой отчетности, центр ответственности.

Keywords: management accounting, competitiveness, organizational structure of management, document flow, management reporting system, responsibility center.

Управленческий учет должен осуществляться в соответствии с определенными нормативными документами. Анализ внутренних документов в ЗАО «Байкальская лесная компания» показал отсутствие нормативной документации по организации управленческого учета на всех этапах, которые определяли бы и закрепляли процессы управленческого учета, конкретно распределял бы полномочия и ответственность специалистов, участвующих в управлении.

Иными словами, полномочия и ответственность сотрудников должны быть про писаны в соответствующих положениях. Это необходимо для целей контроля за функционированием организации.

• Постановка управленческого учета должна осуществляться в соответствии:
• Положением об управленческом учете;
• Положением о взаимосвязи функциональных блоков управления;
• Регламентом процесса бюджетирования;
• Положением о финансовой структуре.

Положение об управленческом учете — это документ, содержащий цели, задачи, основные методические подходы управленческого учета. Документ содержит информацию о том, кем осуществляется управление, на основе чего и как работает механизм реагирования и принятия решений по результатам. Так, в Положении об управленческом учете ЗАО «Байкальская лесная компания» должны быть прописаны:

1. Цели управленческого учета:

создание инструментария для планирования и принятия управленческих решений на производстве;

оценка всех аспектов экономической состоятельности экономического субъекта;

формирование качественного информационного потока, необходимого для эффективного оперативного управления ресурсами экономического субъекта.

2. Задачи:

управлять и контролировать эффективность деятельности ЗАО «Байкальская лесная компания»;

осуществлять процессы планирования доходов и расходов по различным подразделениям и цехам.

3. Службы, осуществляющие управленческий учет.

И следующий доку мент – Положение о финансовой структуре — это выбор финансовой структуры, т.е. выбор объекта бюджетирования. Грамотно выстроенная финансовая структура позволяет конкретизировать «ключевые точки», в которых будет формироваться, учитываться и, скорее всего, перераспределяться прибыль, а также осуществляться контроль за расходами и доходами. Финансовая структура организации дает возможность проанализировать плановые и фактические показатели деятельности для всех структурных подразделений организации.

Следующий документ, помогающий выполнению контрольной функции — это Положение о взаимосвязи функциональных блоков управления. Оно будет характеризовать подробно и со всех сторон систему управленческого учета. Положение о взаимосвязи функциональных блоков управления состоит из организационного, аналитического и учетного блоков. В свою очередь аналитический и учетный блоки подвержены в рамках управления анализу и контролю, а организационный блок указывает на наличие соответствующих документов, регулирующих этот процесс.

Следующий документ системы управленческого учета — это Бюджетный регламент. Бюджетный регламент – документ, устанавливающий порядок разработки, представления, согласования, обработки, анализа и оценки исполнения бюджетов. Этот документ также оговаривает распределение функций; назначение ответственных лиц; регламент документооборота (в т. ч. бумажного, электронного); определение регламента (периодизации) системы внутреннего контроля и оценки выполнения бюджета.

Данный документ определяет этапы, участников и временные рамки процесса бюджетирования, а также ресурсы и форматы получения и передачи информации.

Важным направлением службы управленческого учета должна стать разработка форм отчетности, содержащей сведения о расходах и доходах каждого структурного подразделения. При этом требуется исследование организационной структуры управления организации с целью выделения центров учета (центров затрат, центров прибыли и др.).

Управленческая отчетность – это результат системы управленческого учета, содержание которой должно соответствовать информационным запросам внутрифирменного управления. В отчетности должны приводиться сведения в натуральных и стоимостных показателях об итогах деятельности центров ответственности. К общим требованиям отчетности относятся целесообразность, объективность, оперативность, кратность, сопоставимость и адресность.

К специальным требованиям в управленческой отчетности относится:

• гибкая, но единообразная структура отчетности – следует из сущности управления. Информация должна постоянно реагировать на изменяющиеся цели и нужды центров финансовой ответственности, одновременно обеспечивая внутреннее единство отчетности;
• оптимальная частота предоставления управленческой отчетности является производной от назначения отчетной информации и возможности принятия заключения. Отсутствует потребность повышать частоту представления внутренней отчетности, если возможность принимать решения по ним не увеличивается. Информация в этом случае оказывается избыточной;
• доступность и обозримость данных возможны только в том случае, если каждая отчетная форма содержит информацию доступную и необходимую дан ному управленцу, так как чрезмерная конкретизация, перегруженность малосущественными показателями усложняет понимание отчетности, не позволяет быстро найти правильно решение. В отчете не должно быть показателей, которые не контролируются центром ответственности.

Улучшение системы управленческой отчетности, составление иерархии отчетов и их адаптация к нуждам управляющих различных структур более значимыми являются мероприятия:

• анализ существующей системы управленческой отчетности, ее состава, структуры и функций, а также организационно-технических аспектов ее функционирования;
• оценка уровня автоматизации информационных потоков и процессов принятия действий и при необходимости приведение их в соответствие с требованиями системы отчетности управленческого учета.

Таким образом, каждый экономический субъект должен реализовывать серьезный подход к проработке документационного обеспечения управления, это даст возможность значительно урегулировать процедуру принятия значимых решений, также контролировать за высококачественным исполнением. В связи с правильной организации работы с документами не совершаются нарушения сроков исполнения работ, наращиваются темпы развития компании, а это означает, повышение конкурентоспособности экономического субъекта.