Аудит кадровой документации

AUDIT OF PERSONNEL DOCUMENTATION

Irina Kurlapova

Student North-West Institute of Management, Russian Presidential Academy of National Economy, Russia, St. Petersburg

Alexey Sapozhnikov

Candidate of Psychology Sciences, assistant professor, North-West Institute of Management, Russian Presidential Academy of National Economy, Russia, St. Petersburg

Аннотация. Данная статья посвящена кадровому аудиту. Цель статьи - выделить основные направления кадрового аудита, предложить последовательность его процедур и инструментарий.

Abstract. This article is dedicated to personnel audit. The purpose of the article is to highlight the main areas of personnel audit, to propose a sequence of its procedures and tools.

Ключевые слова: аудит, кадровая документация, аудит кадровой документации, виды аудита кадровой документации.

Keywords: audit, personnel documentation, personnel audit, personnel audits.

Кадровый учёт, кадровое делопроизводство необходимы для каждого хозяйствующего субъекта. Если в организации правильно поставлен кадровый учет и ведётся кадровое делопроизводство, то это позволяет исключить вероятность трудовых споров и конфликтов с работниками, минимизировать потенциальный риск при взаимодействии с проверяющими инстанциями и эффективно использовать потенциальные возможности кадровой политики. В процессе хозяйственной деятельности на каждом предприятии ведётся кадровый документооборот, который сопряжён с разработкой, заполнением и проверкой значительного объёма кадровой документации, особенно в крупных организациях. Эффективным способом для решения множества вопросов в этой сфере является кадровый аудит.

Аудит документации – неотъемлемая часть работы с документами. Ведь только периодические проверки подобного рода позволяют нам своевременно выявить ошибки в работе, с минимальными усилиями устранить нарушения и привести все документы в соответствие с законом. Особенно это важно при работе с кадровой документацией, даже малейшие недочеты в которой способны причинить серьезный ущерб интересам граждан. Аудит кадровой документации - это проверка наличия всех обязательных кадровых документов и их экспертиза на предмет соответствия действующему законодательству РФ и локальным нормативным актам организации.

Существующие в настоящее время словари трактуют термин «аудит» по-разному. Аудит, аудиторская проверка – процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта (словарь «Википедия»). Как видно, аудит в теоретическом плане понимается довольно широко. На практике об аудите чаще говорят применительно к работе бухгалтерии. Согласно ст. 1 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»: аудит – независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности. Опираясь на это определение, можно переформулировать это понятие применительно к кадровой сфере: аудит – проверка состояния кадровой документации и системы кадрового учета в целях определения ее соответствия требованиям законодательства РФ. [1]

К целям и задачам проведения аудита кадровой документации относится:

- определение наличия необходимой кадровой документации и ее соответствие требованиям законодательства;

- определение системы кадрового учета, необходимость сделать вывод о ее эффективности;

- выявление недочетов в кадровых документах и определение путей их устранения;

- определение отношения кадрового работника к выполняемым обязанностям по ведению кадрового делопроизводства.

По способу проведения проверки кадровый аудит бывает внутренним или внешним. 

Внутренний аудит проводится в организации своими силами. Этот вид подходит как для маленьких организаций, так и для крупных, где велик риск получить штрафные санкции за допущенные нарушения трудового законодательства, которые накладываются за каждый выявленный случай нарушения.

К основным задачам внутреннего аудита кадровых документов относится контроль за соблюдением в организации требований трудового законодательства и локальных актов, а также исполнением приказов и распоряжений руководителя организации.

Каждая процедура в деятельности кадровой службы должна быть подвергнута аудиту. Для этого по всем этапам документооборота нужно прописать процедуру проверки. При этом основными направлениями кадрового аудита являются:

– прием, перевод и увольнение работников;

– предоставление сотрудникам гарантий и компенсаций;

– учет рабочего времени и времени отдыха в организации и т. д.

Например, проверяя оформление приема на работу, нужно определить, соответствует ли эта процедура требованиям законодательства. Обратить внимание необходимо на следующее:

– представил ли работник документы, необходимые для заключения трудового договора;

– был ли работник ознакомлен с локальными нормативными актами до заключения трудового договора;

– прошел ли работник предварительный медицинский осмотр;

– был ли заключен трудовой договор с работником в письменной форме и в какой срок;

– какие сведения и условия включены в трудовой договор, выдан ли работнику на руки его экземпляр;

– издан ли приказ о приеме на работу, соответствует ли его содержание условиям трудового договора;

– оформлена ли на работника трудовая книжка, внесены ли сведения о ней в книгу учета движения трудовых книжек;

– оформлена ли на работника личная карточка Формы № Т-2, ознакомлен ли работник с записями в ней под подпись;

– проведены ли с работником различного вида инструктажи, в том числе по охране труда, по гражданской обороне и др.

По результатам проведенной проверки составляется акт. В нем отражаются выявленные недостатки в кадровой работе, размеры причиненного ущерба или другие последствия допущенных нарушений, а также виновные должностные лица, перечень необходимых мероприятий по устранению недостатков, выявленных в ходе проверки.

На основании акта составляется план мероприятий по устранению выявленных недостатков, с указанием ответственных должностных лиц, а также сроков выполнения.

При этом сотрудники, ответственные за проведение внутреннего кадрового контроля, должны нести ответственность за:

– нарушение сроков проверки;

– несоблюдение своих должностных обязанностей или превышение должностных полномочий в ходе проверки;

– недостоверность, сокрытие или искажение результатов проверки;

– разглашение профессиональной тайны, а также персональных данных работников, о которых им стало известно в ходе проверки;

– несоблюдение конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну организации, которая была предоставлена им или стала известна в связи с выполнением ими служебных обязанностей;

– обеспечение сохранности и возврат полученных документов.

Внешний кадровый аудит осуществляется с участием сторонних (независимых) специалистов. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях и дадут рекомендации по их устранению и недопущению в будущем.

Приглашать ли внешних экспертов? Вопрос о допуске посторонних лиц к документам, составляющим государственную или коммерческую тайну, необходимо решить заранее. При определении перечня таких документов надо помнить, что не являются конфиденциальными в соответствии с постановлением Правительства РСФСР от 05.12.1991 г. №  35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» следующие документы:

- учредительные документы и Устав;

- документы, дающие право заниматься деятельностью (лицензии, патенты и др.);

- сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности;

- документы о платежеспособности;

- сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест (если отдельными нормативно-правовыми актами РФ не определено иное);

- документы об уплате налогов и др.

В то же время не надо забывать, что являются конфиденциальными:

- персональные данные (Федеральный закон РФ «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ);

- сведения о частной жизни лица, составляющие его личную или семейную тайну (Уголовный кодекс РФ от 13.06.1996 г. № 63-ФЗ, ст.137);

- информация о факте обращения за медицинской помощью, состоянии здоровья гражданина, диагнозе его заболевания и иные сведения, полученные при его обследовании и лечении – врачебная тайна (Федеральный закон РФ от 21.11.2011 г. № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», ч. 1 ст. 13);

- сведения, содержащиеся в индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц (Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ст.  6).

С конфиденциальной информацией разного рода работник кадровой службы сталкивается ежедневно. Например, факт обращения за медицинской помощью подтверждается листком нетрудоспособности, который принимает кадровый работник для его дальнейшей оплаты. Поэтому необходимо взять с приглашенных экспертов обязательство о неразглашении этих сведений. Ограничить их доступ к конфиденциальной информации во многих случаях просто невозможно. Так, если запретить пользоваться персональными данными, то они не получат возможности ознакомиться с содержанием приказов, личных карточек, начислениями заработной платы, поскольку уже фамилия, имя, отчество, год рождения, фотография и многие другие сведения о сотруднике – это персональные данные.

Кадровый аудит по объему исследуемой информации делится на три группы:

Сплошной – объемный внутренний или внешний аудит, который включает в себя анализ по всем группам документов (первичная кадровая документация, локальные акты, приказы распоряжения и т.д.).

Выборочный – относится к конкретному отделу или группе документов (например, анализ эффективности работы руководителя среднего звена). Выборочная проверка кадровых документов дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска и типичные ошибки.

Целевой – оптимальный вид проверки, при котором отбирается список сотрудников для анализа их работы.

По уровню проведения анализа можно выделить три типа проверки организации:

Тактический – анализ проводится только на уровне исполняющих обязанности менеджеров.

Управленческий – проверка делопроизводства управленческой линии (менеджеры среднего звена, руководители отделов).

Стратегический – анализу подлежат не только менеджеры или мастера на местах, но и директора, ведущие менеджеры.

По частоте проведения анализа в организации могут проводиться проверки следующих типов:

Постоянный мониторинг – аудит проводится с определенной периодичностью (например, 1 раз месяц, квартал или полугодие).

Оперативный – аудит, который необходим с целью обнаружения проблем в той или иной сфере.

К методам аудиторской проверки относится:

- интервью с должностными лицами – участвуют собственник (или доверенное лицо), руководители отделов, специалисты смежных областей. Проводится для ознакомления с особенностями работы подразделения, выделения «зон повышенного риска»;

- разработка плана-графика работы – на основе полученных данных обсуждается тип проводимых работ, продолжительность, уточняется методика и объемы кадрового аудита. Если это выборочная работа, дополнительно обсуждаются ее границы;

- составление списка и подборка проверяемых документов – работники отвечают за сбор и первичную сортировку запрашиваемых бумаг. Заказчик с подрядчиком определяют критерии будущей работы, создается список участников аудита;

- анализ общей документации – специалист проверяет документы на соответствие нормам законодательства РФ;

- анализ особой документации – специалист проверяет наличие документов, необходимых для отдельных категорий работников (например, график сменности);

- выборочная проверка личных дел;

- анализ данных и подготовка отчета – специалист сопоставляет полученную информацию, делает экспертное заключение. Результаты отчета и рекомендации обсуждаются с заказчиком.

В ходе аудиторской проверки обязательно проводится:

- экспертиза имеющейся документации на предмет соответствия нормативно-правовой базе, предусмотренной законодательством РФ;

- проверка объема документов, наличие которых регламентируется законами;

- выявление «зон повышенного риска», например: законность трудоустройства граждан иностранных государств, надбавки за сверхурочную трудовую деятельность, предоставление различного вида дополнительных отпусков и различных социальных гарантий определенным категориям работников, соблюдение режима труда и отдыха.